AMiltz2000 Posted August 6 Share Posted August 6 Hallo liebe Community, wir haben die Anfrage erhalten eine Smap zu bauen mit folgenden Inhalten: Name des Seminar (Textfeld) Datum (Datumsfeld) Zeitstunden (Zahlenfeld) Themen und Inhalt (Textfeld) Ort(Textfeld) Unterschrift Veranstaltungsleitung (Unterschriften Feld) Teilnehmer (Wiederholungsgruppe) (E-Mail, Vorname, Nachname) ist es möglich das man jetzt quasi an jeden Teilnehmer aus der Wiederholungsgruppe ein PDF (die Teilnehmerbescheinigung) schickt, wo die Stammdaten immer gleich sind aber der Name immer sich anpasst? Vielen Dank für eure Hilfe 😀 Link to comment Share on other sites More sharing options...
Bülent Erbas Posted August 6 Share Posted August 6 Hi Alex, schön von dir zu hören. Wie genau stelle ich mir die Vorgehensweise vor? Trägt eine Person alles ein oder wird das Gerät durchgereicht und jeder Teilnehmer trägt die Infos ein? Oder verteilt ihr QR-Codes? Link to comment Share on other sites More sharing options...
AMiltz2000 Posted August 7 Author Share Posted August 7 Hi Bülent, die Idee war, das wir ein iPad rum geben und jeder sich einfach einträgt über die Wiederholungsgruppe 🙂 Die Idee mit den QR-Codes ist natürlich auch gut, hast du sowas schonmal gemacht? Danke für deine Hilfe🙂 Link to comment Share on other sites More sharing options...
Manuel Rühl Posted August 7 Share Posted August 7 Das ganze Thema ist nicht ganz trivial, aber @Benjamin Wadewitz hat da schon den ein oder anderen Thread eröffnet: vor 23 Stunden schrieb AMiltz2000: ist es möglich das man jetzt quasi an jeden Teilnehmer aus der Wiederholungsgruppe ein PDF (die Teilnehmerbescheinigung) schickt, wo die Stammdaten immer gleich sind aber der Name immer sich anpasst? Ganz klares Jein... ohne Automatisierungstool wird das nicht gehen. Jeder Teilnehmer muss eine separate Smap ausfüllen damit jeder nur seine Bescheinigung bekommt. Dann hat man aber keine Gesamtdokumentation mehr ... 1 Link to comment Share on other sites More sharing options...
Bülent Erbas Posted August 7 Share Posted August 7 vor 38 Minuten schrieb AMiltz2000: Die Idee mit den QR-Codes ist natürlich auch gut, hast du sowas schonmal gemacht? Das kommt immer ganz auf die Rahmenbedingungen an. Ja, wir haben das schon mal gemacht, aber mehr als ein Feedback für Teilnehmer für unsere Händlerveranstaltung. Dadurch das man die smap anonym Verteilen kann, hast du darüber die Möglichkeit ein QR-Code von der App und von der smap zu veröffentlichen. Das bedeutet wiederum, jeder führt das auf seinem eigenen Handy/Tablet durch. Dann benötigst du auch keine Wiederholungsgruppe, sondern hast einen flachen Aufbau der smap. Die andere Konstellation, ist so wie @Manuel Rühl oben beschrieben hat: reicht ihr ein Tablet herum, trägt ja jeder alle Daten in eine smap ein, somit hast du am Ende auch nur ein PDF-Bericht. Der müsste dann über ein Automatisierungstool "zerpflückt" werden und einzeln an die Teilnehmer versendet werden. 1 Link to comment Share on other sites More sharing options...
Ismet Posted August 7 Share Posted August 7 Hi, aus der smap heraus lässt sich nur ein Mailversandbaustein dynamisch befüllen und so jedem Eingetragenen Teilnehmer die "Gesamtliste" zukommen lassen. Ich hab das mal kurz nachgebaut, siehe Bild. Wenn es keine Bedenken zum Datenschutz der eingetragenen Teilnehmer gibt, wäre das eine einfache Lösung, die ohne Automation auskommt und den Umstand "umgeht", dass für jede smap nur eine "Version des Berichts" pro Datensatz generiert werden kann. Man könnte zudem den Baustein TN_Mail nicht im Bericht anzeigen lassen [damit niemand die Email Adressen der anderen Teilnehmer sieht] und sich als Seminarleiter die Datensätze separat mit einem PowerQuery in Excel abrufen, in denen dann auch die Mailadressen vorkommen. Den Bericht, der bei diesem Aufbau rauskommt, habe ich auch angehängt (Absendermail ist sinngemäß die des Creatoren, in dessen Account die smap betrieben wird.). Natürlich kann der noch angepasst und aufgehübscht werden, hier erstmal nur generisch ;^). ps: Damit die Beschriftung der Einträge in der Wiederholungsgruppe dynamisch ist (zur besseren Übersicht), muss bei "dynamische Beschriftung" die Bausteine TN_Vorname und TN_Nachname referenziert werden mittels Formel Concat({TN_vorname}, " ", {TN_nachname}). Alternativ könnte man den Bericht auch so anpassen, dass jeder Teilnehmer (= WDH-Gruppen-Eintrag) auf einer Extra Seite ausgegeben wird, um diese dann nur an den Seminarleiter/Creator zu senden, von wo aus die einzelnen Seiten an die Teilnehmer manuell versendet werden müssten. Eine Automation (unabhängig von der No-Code Oberfläche in smapone) könnte nach Absenden des Datensatzes ebendiesen auslesen und nach einem vorbereiteten Wordtemplate (Anwesenheitszertifikat) X-fach separat ausgeben und per Mail versenden. mailtest.pdf 1 Link to comment Share on other sites More sharing options...
Moritz Posted August 7 Share Posted August 7 So ein Szenario habe ich vor nicht all zu langer Zeit, gemeinsam mit einem Kunden umgesetzt und habe dabei die bereits von @Ismet genannte Variante mit dem WDH-Gruppen-Eintrag pro Teilnehmer genutzt. Hier der Link zur smap-Kopie als Ideenstütze: https://platform.smapone.com/ImportSharedApp/1ec32134-a815-4777-ba7e-60f45b86d801/4adf1921cdc619becfb8ec808b4fc6bbb5965e4c?lang=de 3 1 1 Link to comment Share on other sites More sharing options...
Bülent Erbas Posted August 7 Share Posted August 7 @Ismet@Moritz Das Weiterreichen halte ich grundsätzlich aus datenschutzgründen bedenklich. Da kann man sich natürlich behelfen, indem man eine Einwilligung der Teilnehmer einholt, z.B. kann man diese auch in die WDH-Gruppe einbinden oder im Vorfeld schon bestätigen lassen. Aber mein Punkt ist eher, die aufwendige Nacharbeit. Gerade dann wenn man die Anforderung nicht so häufig hat, möchte man schnell mit einer smap eine Teilnehmerliste erstellen und die verteilen (lassen). Meiner Meinung nach eignet sich der Einsatz von smaps hervorragend dazu, die Anforderung mit Bordmitteln umzusetzen. Da müsste allerdings an der einen oder anderen Stelle fine-tuning betrieben werden. 😅 Z.B. könnte ich mir vorstellen, das die Teilnehmer die Möglichkeit haben, am Ende der WHD-Gruppe, auf "Jetzt absenden" zu drücken nur um seine Daten versenden zu lassen, ohne die smap abzuschließen. Oder das nach jeder Teilnehmererfassung die Daten als einzelne Aufgaben abgelegt werden, die der Creator später einzeln prüfen und separat verschicken kann. etc. Link to comment Share on other sites More sharing options...
HK alias Holger Posted August 7 Share Posted August 7 Sicher nicht sehr praktikabel. Aber theoretisch sollte das über Aufgaben ja abbildbar sein, oder? Es ist möglich, dass jeder Teilnehmer, der sich in die Wiederholungsgruppe einträgt, eine Teilnehmerbescheinigung als PDF erhält. Hier ist eine detaillierte Anleitung, wie du das umsetzen kannst: Erstellung der smap: Erstelle eine smap mit den von dir genannten Feldern: Name des Seminars (Textfeld) Datum (Datumsfeld) Zeitstunden (Zahlenfeld) Themen und Inhalt (Textfeld) Ort (Textfeld) Unterschrift Veranstaltungsleitung (Unterschriftenfeld) Teilnehmer (Wiederholungsgruppe mit Feldern für E-Mail, Vorname, Nachname) Erstellung der Teilnehmerbescheinigung als PDF-Bericht: Erstelle eine Berichtsvorlage, die die Teilnehmerbescheinigung darstellt. Diese Vorlage kann in Word oder einem anderen Format erstellt und dann in smapOne hochgeladen werden. Automatisierung des E-Mail-Versands: Verwende den "E-Mail versenden"-Baustein in deiner smap. Du kannst eine Formel verwenden, um die E-Mail-Adressen aus der Wiederholungsgruppe zu extrahieren und die E-Mail an diese Adressen zu senden. Beispiel für die Formel: JOIN("; ", {Repeatgroup_empfaenger.emailadresse}) Diese Formel kombiniert alle E-Mail-Adressen aus der Wiederholungsgruppe und fügt sie in das E-Mail-Feld ein. Aufgaben und Entwürfe: Du kannst Aufgaben verwenden, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer seine eigenen Daten eingibt und abschickt. Erstelle eine Aufgabe für jeden Teilnehmer, in der sie ihre persönlichen Daten (Vorname, Nachname, E-Mail) eingeben müssen. Die Stammdaten für die Veranstaltung (Name des Seminars, Datum, Zeitstunden, Themen und Inhalt, Ort, Unterschrift der Veranstaltungsleitung) bleiben gleich und müssen nicht von jedem Teilnehmer erneut eingegeben werden. Workflow: Jeder Teilnehmer erhält eine Aufgabe, in der er seine persönlichen Daten eingibt. Nachdem der Teilnehmer seine Daten eingegeben und die Aufgabe abgeschickt hat, wird automatisch eine E-Mail mit der Teilnehmerbescheinigung als PDF-Anhang an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Zusammenfassung: Erstelle die smap mit den notwendigen Feldern. Erstelle eine Berichtsvorlage für die Teilnehmerbescheinigung. Verwende den "E-Mail versenden"-Baustein und eine Formel, um die E-Mail-Adressen aus der Wiederholungsgruppe zu extrahieren. Verwende Aufgaben, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer seine eigenen Daten eingibt und abschickt. Automatisiere den Versand der Teilnehmerbescheinigung per E-Mail. Gruß Holger 1 1 Link to comment Share on other sites More sharing options...
AMiltz2000 Posted August 8 Author Share Posted August 8 Vielen Dank schonmal für die vielen Ideen und Hinweise ich schaue mir das alles jetzt mal an ich habe auch schone eine Idee aus Kombinationen. Ich werde auf jeden Fall berichten wie wir es gelöst haben. PS: PowerAutomate haben wir im Einsatz und nutzen es auch schon mit SMAPOne 1 1 Link to comment Share on other sites More sharing options...
Ismet Posted August 8 Share Posted August 8 (edited) vor 1 Stunde schrieb AMiltz2000: PS: PowerAutomate haben wir im Einsatz und nutzen es auch schon mit SMAPOne Sehr gut, dann stehen euch alle Türen offen! HIER ist ein Youtube Tutorial zum Abruf der Berichte vor Ablage auf einem Cloudspeicher (letzteres kann natürlich ersetzt werden mit dem Mailversand der zuvor noch via Template erstellten oder aus dem Gesamtdokument separierten PDFs). Edited August 8 by Ismet 1 Link to comment Share on other sites More sharing options...
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