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Udo Wissing

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Moin moin,

ich schicke unsere Monteure täglich zu Prüfaufträgen und erhalte entsprechend viele Datensätze wieder für verschiedene Smaps: Gasprüfung, Wasserprüfung, Abluft etc.

Jetzt möchte ich mir im Büro einiges an Zeit sparen und durch meine Auftragsnummer (muss überall vom Monteur gescannt werden) die Dateien aus meinen Smaps filtern und diese dann direkt als PDF in einen Ordner zusammen ablegen.

Kann mir einer helfen, um diesen Prozess des suchens zu vereinfachen ?

 

LG UDO

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vor 14 Minuten schrieb Udo Wissing:

ob Daten hinterlegt sind

Gibt es auch leere bzw. nicht ausgefüllte smaps? Was ist damit gemeint?

Vielleicht als Idee wie wir das machen:
da bei uns auch die Auftragsnummer das Hauptkriterium für die sämtliche Suche ist, haben wir die Dateinamen der smaps so angepasst, dass die an erster Stelle erscheint. Also 1234567_Datum_Bericht1_..., 1234567_Datum_Bericht2_ etc.
Bei jedem smap wird immer ein PDF-Bericht als Mail versendet das bei uns einem zentralen Ordner landet.
Wir haben zwar noch ein weiterführendes System für die Archivierung, aber bei euch könnten das unterschiedliche Eingangspostfächer sein.
In Outlook lassen sich dann anhand der Auftragsnummer die Berichte sehr leicht finden.

Man kann das natürlich noch weiter betreiben und verfeinern.

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Wir haben ingesamt 27 Smaps also 27 Varianten eines Prüfprotkolls. Die Monteure benötigen nicht bei jedem Auftrag alle Protokolle, also bekomme ich von einigen Smaps keine/wenige Dateien.

Mein Ziel: Auf der Plattform unter dem Reiter "meine Smaps" eine Suche anstoßen mit der Auftragsnummer und alle Daten zum exportieren mit der gefilterten Auftragsnummer erhalten.

Deine Idee ist auch super, jedoch denke ich , dass das bei uns nicht zum erfolg führen wird..

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vor 3 Minuten schrieb Udo Wissing:

Wir haben ingesamt 27 Smaps also 27 Varianten eines Prüfprotkolls. Die Monteure benötigen nicht bei jedem Auftrag alle Protokolle, also bekomme ich von einigen Smaps keine/wenige Dateien.

War das so beabsichtigt?

Wir haben für unsere Monteure sehr viel in eine smap reingepackt, also Bericht, Reklamation, Abnahme, etc.
Je nach Anforderung wählt der Monteur die passende Kategorie und füllt die entsprechend aus.
Somit haben wir in der Regel nur eine smap, können das aber anhand des dynamischen Dateinamens gut einordnen.
Klar, die smap ist riesig geworden, aber bei Änderungen oder Anpassungen haben wir dann auch nur eine smap.

Aber, so wie du dir das vorstellst, eine smap-übergreifende Datensuche, ist leider nicht möglich.
 

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Eine Smap für alles wäre ein Traum...

 

Aber die Abfragen sind bei jedem Prüfling anders und die Berichte müssten daher alle anders aufgebaut sein. Das konnte ich mir nicht vorstellen, dass man das bauen kann.

Anbei mal ein paar Beispiele von unseren Protokollen...

Bericht Deckensystem.docx Bericht Elektro.docx Bericht Gasanlagen.docx Bericht Laborabüge mit Verfahrensablauf LWS Logo neuste.docx Bericht Punktabsaugung.docx Bericht Sicherheitsschränke 2023.docx Bericht Spülen.docx Bericht Wasser.docx Bericht Augendusche einzeln.docx Bericht Hochtuanus Elektro.docx Gefahrstoffarbeitsplatz.docx

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