Dokument anhängen

[Hapsi]

Ich möchte in einer smap nebst dem Bericht noch eine PDF-Datei anhängen. Kann im Baustein "Dokument anhängen" über eine Formel eine Datei angehängt werden?

[Moritz]

@Hanspeter Brunner was genau hast du denn vor? (Vielleicht ist eine Formel hier ein ungeeigneter Ansatz, deshalb die Frage nach dem Prozess…)

[Hapsi]

ich habe einen generierten Bericht, den ich als PDF per Mail versende. Nebst diesem Bericht sollte aber noch ein unabhängiges PDF-Dokument als Information mit gesendet werden. Sowohl der Bericht wie auch das PDF-Dokument sind personalisiert. Der Bericht enthält Besuchsdaten mit Datum und Zeit. Das PDF-Dokument Angaben zu den vergangenen Laborberichten.

[Moritz]

Zunächst vorab: nur mit smapOne-Bordmitteln alleine wird es nicht funktionieren, dass auch das hochgeladene PDF-Dokument mit in der Email versendet wird. Eine solche Lösung liesse sich aber individuell entwickeln (mit irgendeinem externen Dienst, den man hierfür einsetzt, z.B. PowerAutomate, Zapier; es könnte aber auch ein lokal betriebenes Software-Script sein).

Wenn Sie nun einem Ihrer User eine smap bereitstellen möchten, in der bereits ein für den jeweiligen Vorgang individuelles PDF-Dokument enthalten ist, sehe ich hierfür zwei Wege, beide funktionieren über den Weg einer smap-Aufgabe, die einem User zugestellt wird (mehr zu Aufgaben siehe unsere FAQ).

1. (automatisiert) Ein Script/Dienst o.ä. beschafft die jeweils aktuelle PDF-Datei und erzeugt eine Aufgabe für die smap, in die diese PDF-Datei eingefügt wird. Der User erhält nun die Aufgabe, in der das PDF enthalten ist.
2. (manuell) Ein Disponent/smap-User startet einen neuen Entwurf, läd dort die PDF hinein und weist diesen Datensatz dann als Aufgabe der Person zu, die mit dieser PDF arbeiten möchte.

[Hapsi]

Danke Moritz für die Antworten. Ich versuche das erste Mail als Aufgabe weiter zu geben, und dann mit Power Automate, beide Mails zusammen zu versenden.

Danke!