Reinigungspläne digitalisieren

[Thomas Hodel]

Liebe Community,

Meine Vision ist es, die Reinigungspläne und Nachweise unseres KMU Betriebs zu digitalisieren. Bis heute werden Reinigungspläne auf Papier ausgedruckt und mühselig von Hand eingetragen. Die Kontrolle erfordert viel Zeit und Ressourcen. Für Behördenaudits ist es zudem mühsam die Verlangten Reinigungspläne herauszusuchen. Leider habe ich keine passende Software auf dem Markt gefunden. Deshalb versuche ich es mit Smapland.

 

Könnte mir hier jemand weiterhelfen? Die App müsste folgendes drauf haben: Alle Reinigungspläne müssen von 5 Benutzern bearbeitet werden können. Es braucht eine Einmalauswahl welcher Mitarbeiter die Reinigung durchgeführt hat. Außerdem muss man Ende Monat einen Bericht heruntergeladen werden können, wo ersichtlich ist was und wann gereinigt wurde. Am Besten wäre da ein Tabellenformat. Das ganze muss natürlich in einer Cloud abgespeichert werden können. Es muss möglich sein Einzelne Reinigungen in die Kategorien Täglich, Monatlich und jährlich einzuteilen. Dazu wäre ein Erinnerungstool toll und so eine Art Zuteilungssystem, wo der Chef die Aufgaben die an einem Tag anstehen zuteilen kann.

 

Im Anhang ist ein aktueller Plan von einem Raum, damit ihr eine Vorstellung habt.

 

Besten Dank für eure Hilfe 😉

 

MFG Thomas

5.8.314-v06.pdf

[Oliver Grimm]

@Thomas Hodel
Hallo Thomas,
ich habe mir den Reinigungsplan und die Anforderungskriterien angeschaut. smapOne ist hier definitiv das passende Tool. Ich versuche mal auf deine Anforderungen einzugehen:

Alle Reinigungspläne müssen von 5 Benutzern bearbeitet werden können.
Kein Problem. Als Creator kannst du die smap an 5 oder mehr User (entsprechend der Anzahl an gekauften Lizenzen) verteilen. 
Es braucht eine Einmalauswahl welcher Mitarbeiter die Reinigung durchgeführt hat.
Kein Problem. Hier kann man mit einer Einfachauswahl oder mit einem Datensatzauswahlbaustein arbeiten. 
Außerdem muss man Ende Monat einen Bericht heruntergeladen werden können, wo ersichtlich ist was und wann gereinigt wurde.
Alle generierten Datensätze können z.B. über eine Power Query Abfrage automatisiert nach Excel exportiert werden. Daraus kann dann die Monatsübersicht generiert werden. Weitere Optionen zur automatischen Generierung des Monatsberichts gibt es.
Am Besten wäre da ein Tabellenformat.
Der Excel-Export via Power Query generiert dynamisch eine entsprechende Tabelle.
Das ganze muss natürlich in einer Cloud abgespeichert werden können.
Alle von den Usern generierten Daten werden sicher in der MS Azure Cloud gespeichert und können dort eingesehen oder abgerufen werden.
Es muss möglich sein Einzelne Reinigungen in die Kategorien Täglich, Monatlich und jährlich einzuteilen.
Das kann man in der smap über eine Einfachauswahl realisieren.
Es gibt einen Baustein "Einfachauswahl"

 

 

 

 

Zusätzlich kann man basierend auf der Einfachauswahl eine Aktivierungslogik hinterlegen, sodass unterschiedliche Prüffelder in Abhängigkeit zur Auswahl ein- oder ausgeblendet werden.
Ja, auch das ist problemlos möglich
Dazu wäre ein Erinnerungstool toll und so eine Art Zuteilungssystem, wo der Chef die Aufgaben die an einem Tag anstehen zuteilen kann.
Es kann in jeder smap die Aufgabenfunktion aktiviert werden. So kann dein Chef die Prüfung vorbereiten (Datum, Prüfer, Prüfungsort, etc.) und leitet dann den Datensatz als "Aufgabe" an die entsprechende Person weiter. Dieser bekommt die Aufgabe in der smap angezeigt. DerNutzer ergänzt dann die Prüfungsdaten (Checkbox, Foto, Skizze, etc.) und schickt dann den kompletten Datensatz ab.

Ich hoffe ich konnte deine Frage entsprechend beantworten. Probiere die Möglichkeiten im Trial-Account aus. Für weitere Fragen, wende dich gerne an beratung@smapone.com

[Thomas Hodel]

Gäbe es auch eine Möglichkeit in den Räumen einen QR-Code aufzuhängen, damit man diesen einscannen könnte und die Reinigung mit Zeitstempel als erfolgt eingetragen wird?

[Oliver Grimm]

Auch das ist möglich. Du findest in der smap einen Codescanner-Baustein. Es gibt sogar die Möglichkeit mehrere Informationen in im QR-Code abzulegen (z.B. Raum-Nummer, Etage, Gebäude, etc.), diese können wir dann durch Logiken wieder zerlegen und damit Textergebnisbausteine befüllen. Ein spannender Baustein mit viel Potential zur effizienten Erfassung der Daten.