externer Datenzugriff

[Jan Hauke]

Hallo zusammen,

Ich habe da mal wieder eine Frage bzw Anliegen.

Mir wurde heute von einer Übergeordneten Stelle, der ich das Thema smapOne für unseren Bereich vorgestellt habe, folgendes gefragt:

"...Ist es möglich von extern, in unserem Fall von unserer Übergeordneten Stelle immer und zu jeder Zeit auf die erstellten Berichte zuzugreifen (ähnlich wie in einer Cloud)?..."

In den von mir erstellten smaps sind jeweils entsprechende E-Mail Empfänger hinterlegt, der Wunsch wäre jetzt, dass auch andere auf die Berichte zugreifen könnten, wenn es erforderlich ist, ohne das weitere Empfänger hinzugefügt werden müssen.

Ich würde ungern mit einer Cloud wie Dropbox, Onedrive o.ä. arbeiten.

Vielleicht gibt es ja dazu eine Lösung.

Vielen Dank im Voraus

[Bülent Erbas]

Hallo @Jan Hauke

auf die Datensätze im Portal kann nur der Creator / Masteraccount zugreifen.
User sehen, glaube ich, über den Self Service Portal nur die eigenen gesendeten Daten.

Wenn du keine weiteren Empfänger oder Cloud-Speicher anwenden möchtest, fällt mir eine Möglichkeit ein, die Berichte in einen Exchange Public Folder zu senden. Das wäre zwar auch ein weiterer Empfänger, aber dieser wäre ja eine Mail-Adresse in ein allgemeines Postfach.

Wir lassen die eingehende Berichte, über den Public Folder, in ELO (Dokumenten-Management-System) archivieren. So werden die transparent (nach Anforderung) verfügbar.

Eine anderer Weg:
In diesem Post erwähnt @Moritz die Möglichkeit, über einen PowerShell Script die Datensätze in die lokale Umgebung herunterladen zu können.
Vielleicht wäre das ein Ansatz.

 

Edited September 29, 2023 by Bülent Erbas

[_Moritz_]

vor 14 Stunden schrieb Jan Hauke:

Ich würde ungern mit einer Cloud wie Dropbox, Onedrive o.ä. arbeiten.

Einfach nur sicherheitshalber der Hinweis, nicht dass dann jemand "aus allen Wolken fällt"  (höhö 😉)... smapOne ist eine Cloud-Lösung. Die Daten liegen also "in einer Cloud".

Jetzt aber zu deinem Anliegen: Man kann für smaps einen Externen Datenzugriff einrichten – siehe FAQ https://faq.smapone.com/kb/guide/de/funktionen-in-der-smap-Wuz7uMSNoV/Steps/732512

[Bülent Erbas]

vor 3 Minuten schrieb Moritz:

Einfach nur sicherheitshalber der Hinweis, nicht dass dann jemand "aus allen Wolken fällt"  (höhö 😉)... smapOne ist eine Cloud-Lösung. Die Daten liegen also "in einer Cloud".

[Bülent Erbas]

vor 17 Minuten schrieb Moritz:

Man kann für smaps einen Externen Datenzugriff einrichten

Finde ich persönlich aber etwas aufwendig um "mal schnell" nach einem bestimmten Bericht zu suchen. Man muss wissen nach was man sucht.

Aber klar, technisch funktioniert es.

[Jan Hauke]

vor 2 Stunden schrieb Moritz:

Einfach nur sicherheitshalber der Hinweis, nicht dass dann jemand "aus allen Wolken fällt"  (höhö 😉)... smapOne ist eine Cloud-Lösung. Die Daten liegen also "in einer Cloud".

Jetzt aber zu deinem Anliegen: Man kann für smaps einen Externen Datenzugriff einrichten – siehe FAQ https://faq.smapone.com/kb/guide/de/funktionen-in-der-smap-Wuz7uMSNoV/Steps/732512

Vielen Dank, ich werde mir das später einmal genauer angucken und testen.

[Steffen Haußmann]

Unter Umständen kann man das auch mit den Nutzerrollen umsetzen. Da gibt es die Option Datenleser und derjenige kann die Daten sehen ohne sie löschen zu können. Dies klappt dann auch für mehrere smaps. Ich weiß aber nicht, ob dies bei allen der Fall ist, oder nur bei enterprise. 

Den Tipp von @Moritzhabe ich auch eingesetzt. Dafür muss derjenige auch keinen Zugang haben und man kann es sehr klein halten. Datenleser kann dann halt je nach Struktur meist von mehreren smaps die Daten sehen. Da berührt man halt schnell das Thema Datenschutz und Berechtigungen. 

Jetzt noch mal ein Tipp wenn mehrere aber nicht so viele bei einem sichtbar werden sollen. Dafür könnte man eine einfache Website bauen mit ein paar Buttons. Dafür gibt es ja auch genügend Baukästen, wo man nach paar Minuten durch ist und es professionell aussieht. Bei den Buttons werden dann die links verknüpft, was Moritz erklärt hat.

Edited September 29, 2023 by Steffen Haußmann