Unternehmensweite Datenquellenverwendung

[Tino Jenke]

Hallo zusammen,

ich hätte da ein kleines Problem und hoffe, dass ihr mir auf eine "einfache" Art und Weise helfen könnt.

Wir haben bei uns eine Mitarbeiterdatenbank, die logischerweise regelmäßig geändert wird, wenn Mitarbeiter neu ein- oder austreten. Nun soll zukünftig in fast jeder Smap per DSAB einfach nur der eigene Name in der Datenbank ausgewählt werden um aufzuzeichnen wer die Smap ausfüllt. Dieser DSAB soll logischerweise dann immer mit anpassen der Datenbank automatisch aktualisiert werden. Das funktioniert auch bei mir soweit, jedoch stoße ich auf das Problem, dass die Datenquelle immer nur für den jeweiligen Creator verwendbar ist. Ich nutze eine Datenquelle für alle Smaps und kann somit in einem Aktualisierungsvorgang den DSAB in allen von mir erzeugten Smaps anpassen.

Wenn nun aber ein anderer Creator auf die gleiche Datenbank zugreifen will, tut er dies mit einer anderen Datenquelle in SmapOne.

Ich kann zwar natürlich für jeden Creator die Datasource ID erfragen und jedes accessToken in PowerAutomate verwenden und das damit zum laufen bekommen, jedoch halte ich das für sehr umständlich und auf lange Sicht auch für sehr fehleranfällig. Deshalb wäre meine Frage ob es eine Möglichkeit gibt (gerne auch über die API) meine Datenquelle mit auch der selben DataSource ID mit anderen Creatoren im eigenen Unternehmen zu teilen und so den Automatismus deutlich zu vereinfachen.

 

Ich danke euch

VG Tino 😊

[Bülent Erbas]

Hi @Tino Jenke

ist denn in der geplanten DSAB tatsächlich, außer dem Namen, keine weiteren Infos enthalten?

Falls das so ist, könntet ihr doch die Funktion {user:name} in einem Textergebnisbaustein nutzen.
Der zieht den Namen des Users, der mit der smap angemeldet/verknüpft ist. 
Dann spart ihr somit den DSAB und die unterschiedlichen IDs.

Wäre das ein Ansatz?

 

[Tino Jenke]

vor 3 Minuten schrieb Bülent Erbas:

ist denn in der geplanten DSAB tatsächlich, außer dem Namen, keine weiteren Infos enthalten?

Doch leider schon. Da sind noch Personalnummer, Rolle, Mailadresse und einiges mehr hinterlegt. Deswegen ist das leider keine Option. 

[Bülent Erbas]

Schau mal hier @Tino Jenke

https://faq.smapone.com/kb/guide/de/was-muss-ich-beachten-wenn-ich-einen-dsab-mehrmals-einbinden-mochte-fYDOWG69Y8/Steps/1560034,1560104

1. Ansatz: smap kopieren und an die Creator verteilen
2. Ansatz: Deine oben beschriebene Vorgehensweise - der Austausch der DSAB-ID via API

 

[Bülent Erbas]

Eine Sache habe ich noch gefunden.

Es gibt wohl ein Beta-Feature das man auf Nachfrage aktivieren lassen kann.
Dort kann man scheinbar eine zentrale Datenquelle für die DSABs nutzen.
Aber da kann dir bestimmt @Moritz weiterhelfen.

 

[Tino Jenke]

vor 27 Minuten schrieb Bülent Erbas:

Es gibt wohl ein Beta-Feature das man auf Nachfrage aktivieren lassen kann.

Das habe ich bereits bei mir freigeschaltet, deswegen kann ich auch bei allen DSAB's auf die gleiche Datenquelle zugreifen, nur eben die anderen Creatoren nicht. 

Ich danke dir trotzdem für deine Mühen 

[Tino Jenke]

vor 1 Stunde schrieb Bülent Erbas:

Schau mal hier @Tino Jenke

https://faq.smapone.com/kb/guide/de/was-muss-ich-beachten-wenn-ich-einen-dsab-mehrmals-einbinden-mochte-fYDOWG69Y8/Steps/1560034,1560104

1. Ansatz: smap kopieren und an die Creator verteilen
2. Ansatz: Deine oben beschriebene Vorgehensweise - der Austausch der DSAB-ID via API

Sorry @Bülent Erbas, habe jetzt erst gesehen, dass du bereits 2 mal geantwortet hast 🫠

 

Das klingt nach einer realistischen Möglichkeit. Das werde ich morgen mal versuchen und Feedback geben. 

Bearbeitet 26. Oktober 2023 von Tino Jenke

[Tino Jenke]

Hallo @Bülent Erbas,

ich habe es mal versucht, leider jedoch ohne Erfolg. Mit der Kopie wird leider auch eine neue DataSource ID erzeugt.

Ich werde die Tage mal versuchen, die ID einfach in der API vom anderen Creator zu ersetzen und auf das beste hoffen.

 

BG

[Bülent Erbas]

vor 40 Minuten schrieb Tino Jenke:

Mit der Kopie wird leider auch eine neue DataSource ID erzeugt.

Hmm... das ist schon komisch.
In der FAQ wird es zumindest anders dargestellt:
 

Wenn man eine Kopie von einer smap erzeugt, dann ist zum Zeitpunkt der Neuanlage technisch gesehen nur genau ein DSAB in beiden smaps (gleiche DSAB-ID) und diese haben auch den gleichen Datenstand.

Idealerweise legen Sie sich einfach eine Stammdaten-smap an (nur nur mit dem gewünschten DSAB, den Sie mehrmals einbinden wollen) und kopieren sich dann davon ihre operativen smaps.

[Tino Jenke]

Ich glaube das ist auf internes Kopieren für sich selbst bezogen. Zumindest Unternehmensglobal habe ich noch keine "schöne Variante gefunden".

Übergangsweise werde ich das wohl so lösen müssen, dass ich im Automatismus jede DataSource im jeweils gültigen Account updaten muss.

[Sebastian]

Unternehmensglobal, also eine Datenquelle im Verwaltungskonto, die dann von allen Creatoren genutzt werden kann, ist aktuell tatsächlich nicht möglich. Datenquellen sind aktuell immer nur für einen einzelnen Creator verfügbar.

Der Eintrag aus der FAQ bezieht sich auf die Möglichkeit innerhalb eines Creatorenaccounts. Insbesondere, wenn die DSAB-Auswahl noch nicht freigeschalten ist. Ohne dieses Feature konnte man sonst nur über die API einen DSAB in mehreren smaps verwenden.

 

Aktuell bleibt also nur die Möglichkeit die Datenquelle in allen Creatoren-Accounts zu pflegen. Am einfachsten ist es vermutlich den DSAB jeweils einmal händisch mit einem definierten Namen anzulegen und dann in allen Accounts regelmäßig über die API zu updaten.

Dazu würde ich mit dem API-Token vom Verwaltungskonto alle darunterliegenden Subscriptions abrufen (GET /Subscriptions)
Dann für jede Subscription die DataSources auflisten (GET /DataSource)
Aus dieser Liste den Eintrag mit dem passenden Namen filtern und
mit der daraus gewonnenen DataSourceId und der letzten Version dann die Werte updaten (PUT /DataSource/{dataSourceId}/Versions/{dataSourceVersion}/Definition/Values)

Durch die Naming Convention spart man sich dann zumindest die Pflege einer Sammlung an DSAB-IDs.

Bearbeitet 3. November 2023 von Sebastian