smapOne im Ehrenamt

[Jan Hauke]

Hallo zusammen,

bei meiner Vorstellung kam die Anregung einmal einwenig näher ins Detail zugehen, wie wir bei uns im Ehrenamt (Freiw. Feuerwehr) smapOne nutzen. Dieser Anregung komme ich gern nach.

Wie in meiner Vorstellung bereits erwähnt, bin ich ein Freund der Digitalisierung, weg von dem ganzen Papierkram und dem Verlust von Informationen.

Seit meinem Einstieg in smapOne, habe ich für uns 21 smaps gebaut, die alle zusammen, im Grunde schon 95% abdecken.

Zunächst einmal führe ich einfach mal die smaps auf, welche ich erstellt habe, alle sind vom Namen her schon fast selbsterklärend (man muss es ja auch für die Allgemeinheit erstellen)

smaps: allg. Meldung, Änderung der pers. Daten, Aufnahmeantrag FF, Bescheinigung G25/G26.3 FF, CBRN Einsatzdokumentation, CBRN Übungsdokumentation, Dienstbeteiligung, Dokumentation AGT Einsatz, Einsatzbericht FF, Erfassung KM Fzg. FF, Erfassung Kontamination FF, Erfassung Zählerstände, Führerscheinkontrolle, Kassenführung, Mängelaufnahme Fuhrpark FF, Mängel Funktechnik, Mängelaufnahme Gerätehaus FF, Sachschadensmeldung FF, Sicht- & Funktionsprüfung AGT, Unfallbericht Fuhrpark,Unfallmeldung, Verlustmeldung

Wie wohl bei jedem, sind in allen smaps entsprechende Empfänger für die Berichte hinterlegt, da die Meisten meldungen für die Berufsfeuerwehhr bestimmt sind, konnte ich dort entsprechend jeweils die zuständigen Sachgebietsleiter hinterlegen.

Das schöne an der Arbeit mit smapOne ist einfach, dass man schnell und unkompliziert die Berichte erstellen kann und so gleich alle Informationen zusammen hat, ohne das diese über dritte weitergegeben werden müssen und so evtl Informationen verloren gehen.

Gern möchte ich auf die ein oder ander smap näher eingehen, für alle samt würde es hier wohl den Rahmen sprengen, aber ich stehe bei Fragen zu unseren smaps gern zur Verfügung.

Es gibt zwei smaps die mir bzw uns besonders gut gefallen das ist zum einen die smap CBRN Einsatzdokumentation und die smap Einsatzbericht FF. In beiden Fällen können wir, als der Gruppen- oder Zugführer, direkt aus dem Einsatz heraus die EInsatzberichte erstellen, Fotos hinzufügen, Standorte markieren, das ist schon eine große Arbeitserleichterung vorallem in der Nachbearbeitung. Das besondere in der CBRN Doku ist, dass ich dort über die DSAB eine Exceltabelle eingepflegt habe in der alle UN Nummern und die dazugehöhrigen Gefahrstoffe hinterlegt sind, in einem Gefahrguteinsatz kann man also einfach die UN Nummer oder den Stoffnamen eingeben und diesen dann entsprechend für den Einsatz auswählen, desweiteren habe ich das so zusammen gebaut, dass nach Auswahl der UN Nummer oder dem Gefahrstoff automatisch auch das entsprechende Gefahrgutlabel in der smap und im Bericht angezeit wird.

In der CBRN smap können wir dann das Einsatztagebuch, die Lagedarstellung mittels Skizze, die Wetterhilfsmeldung, Messprotokolle erfassen, somit haben wir alles in einem Bericht, vorher gabe es für alles einzelne Papiervorlagen, welche gerade bei schlechten Wetter nicht so optimal waren oder auch mal was verloren ging. Ähnlich verhält es sich mit der smap Einsatzbericht FF, nur das in dieser smap keine Gefahrgutabschnitt vorkommt.

Die smaps Mängelaufnahme Fuhrpark und Mängelaufnahme Gerätehaus, beschreiben an sich schon, wofür sie genutzt werden, zum einem um Mängel an unseren Einsatzfahrzeugen zu melden und zum anderen Mängel am Gerätehaus. Gerade für die Mängelaufnahme an unseren Fahrzeigen ist es wichtig, das diese schnell erkannt und detailiert weitergegeben werden um diese schnell zu behaben. Mit smapOne klappt das hervorragend, neben der allgemeinnen Beschreibung der Mängel, wählt man zunächt das entsprechende Fahrzeug über die DSAB aus, dort enthalten Fahrzeugtyp, Kennzeichen, Funkrufname. Nach der Beschreibung können Bilder von dem Mangel / Defekt erstellt werden, das hat den Vorteil das die Werkstatt es besser einschätzen kann wie dringend das ganze ist, dass entlastet auch deren Arbeit, da das Fahrzeug nicht einfach so hingebracht wird, sondern die es somit besser planen können.

Dann gibt es zwei smaps die im Grunde letzendlich eine smap bilden (ich arbeite noch dran). Es sind die smaps Dokumentaion AGT (Atemschutzgeräteträger) und Erfassung Kontamination. In beiden smaps geht es um die Erfassung derer die im Einsaz oder Übungsdienst unter Atemschutz gearbeitet haben, da wir dieses dokumentieren müssen, bietet sich auch dazu smapOne hervorangend an. Speziell bei der Erfasuung der Kontamination, in der es darum geht, ob, wann und wie ein Feuerwehrmann mit Brandrauch kontaminiert wurde zu erfassen, Thema "Feuerwehrkrebs". In der smap werden folgende Daten abgefragt: Einsatzart (Brandeinsatz, CBRN Einsatz), Adresse der Einsatzstelle, Einsatznummer, mit Brandrauch in kontakt gekommen? ja / nei, wenn ja wie? direkt über die Haut, über die Einsatzkleidung, durch einatmen. Diese lückenlose Erfassung / Dokumentation ist besonders wichtig, falls es einmal zu folgen Schäden kommen sollte. Für beide smaps arbeite ich mit Power Query, so dass ich bzw wir uns die entsprechenden Daten später in eine Exceltabelle laden können und somit einen sehr guten Überblick haben.

Das sind für mich die besonderen smaps, alle samt machen uns das Leben einfacher, ersparen und viel Zeit. Nach meiner Einführung bei uns innerhalb der Freiw. Feuerwehr, aber auch die Rückmeldungen seitnes der Beruffeuerwehr waren alle samt sehr positiv, was mich darin bestärkt, dass ich auf dem richtigen Weg bin, weg vom Papier und hin zu Digitalisierung.

Das soll es erst einmal gewesen sein, wie eingangs erwähnt, stehe ich für weitere Fragen jederzeit zur Verfügung.

schönen Gruß

Jan Hauke

[HK alias Holger]

Hallo Jan,

vielen Dank fürs Teilen deiner Erfahrungen mit smapOne bei der Freiwilligen Feuerwehr. Es ist wirklich inspirierend zu sehen, wie du unsere Plattform nutzt, um Digitalisierung voranzutreiben und den Papierkram sowie Informationsverlust zu reduzieren. Die Vielfalt und Effektivität der von dir erstellten smaps, die fast 95% eurer Prozesse abdecken, sind besonders beeindruckend.

Dein Feedback ist für uns extrem wertvoll, denn es hilft uns, smapOne stetig zu verbessern und besser auf die Bedürfnisse unserer Nutzer einzugehen. Gab es während des Aufbaus und der Nutzung deiner smaps spezifische Herausforderungen oder Einschränkungen, die du gerne adressiert sehen würdest? Zudem sind wir sehr daran interessiert zu erfahren, wie wir unsere Plattform weiterentwickeln könnten, um ehrenamtliche Organisationen wie deine noch besser zu unterstützen.

Wir würden uns freuen, wenn du deine Erfahrungen und Best Practices in einem Gastbeitrag auf unserem Blog oder in einem Webinar teilen würdest. Das könnte anderen Organisationen wertvolle Einblicke bieten und aufzeigen, wie Digitalisierung konkret zur Effizienzsteigerung und Sicherheitsverbesserung beitragen kann.

Nochmals vielen Dank für deinen Einsatz und deine Bereitschaft, deine Erfahrungen zu teilen.

Gruß
HK

@Anja Bräuning @Sandra Junger 🙂

[Torsten Wolf]

Hallo @Jan Hauke,

Danke für die sehr ausführlich Beschreibung der von dir erstellten smaps.

Ich finde es Mega was du bereits alles gebaut hast und wieviel Papierkram und vermutlich auch Zeit gespart wurde.

Was mich neben den Aspekten die Holger bereits genannt hat, noch interessieren würde, ist das Handling der Geräte und Accounts.

Habt ihr auf jedem Fahrzeug ein Mobile Device welches dann während dem Einsatz vom Gruppen-/Zugführer verwendet wird oder nutzen die Kollegen ihre Privaten Geräte im Einsatz zur Erstellung der Doku?

[Jan Hauke]

Hallo @HK alias Holger

Hallo @Torsten Wolf

ähm was sol ich sagen, bin einweig baff über das große Interesse, welches ich aber sehr gut finde.

vor 1 Stunde schrieb HK alias Holger:

Gab es während des Aufbaus und der Nutzung deiner smaps spezifische Herausforderungen oder Einschränkungen, die du gerne adressiert sehen würdest?

Nach dem ich mich mit dem allen Bausteinen vertraut gemacht habe, lief es soweit ganz gut, erst im Verlauf und durch das Forum wurden mir weitere Möglichkeiten aufgezeit, wie z.B. die Formelsammlung, das aktiveren oder deaktivierne von Bausteinen usw.. Mein bsi dato "größtes" Problem bleibt akt. die perfekte Formatierung der Berichtsvorlagen, leider wollen da einige Dinge nicht wo wie ich es will 😄 aber auch da fuchse ich mich rein, bzw. finde hier im Forum bestimmt gut Hilfe, welche ich sagen muss überragend hier ist.

vor 1 Stunde schrieb HK alias Holger:

Zudem sind wir sehr daran interessiert zu erfahren, wie wir unsere Plattform weiterentwickeln könnten, um ehrenamtliche Organisationen wie deine noch besser zu unterstützen

Bis Dato finde ich den Support und die Unterstützung hier echt Mega, bei allen Anliegen die ich hatte, wurde mir immer sehr gut geholfen oder gar hanze Lösungswege aufgezeigt. Ich bin einer der sich erst einmal an allem versucht bis es dann letzendlich gar nicht mehr geht und dann erst um Rat Frage.  Ich denk, dass man smapOne in vielen ehrenamtlichen Bereichen einbringen kann, man hat schon echt wahnsinnig viele Möglichkeiten. Wenn ich es richtig verstanden habe, ist an hier bei uns bereits am überlegen, dass ganze auch in den anderen Freiw. Feuerwehren, hier bei uns in der Stadt, einzuführen. 

 

vor einer Stunde schrieb Torsten Wolf:

Habt ihr auf jedem Fahrzeug ein Mobile Device welches dann während dem Einsatz vom Gruppen-/Zugführer verwendet wird oder nutzen die Kollegen ihre Privaten Geräte im Einsatz zur Erstellung der Doku?

Wir haben vier Einsatzfahrzeuge, für drei Einsatzfahrzeugen haben wir ein Tablett und auf dem vierten ist ein Laptop verlasstet. Wir handhaben das zur Zeit so, auf den Tabletts sowie dem Laptop ist smapOne mit dem FF Account, dort sind alle smaps verfügbar, diesen Acc nutzen auch unser beiden Ortsbrandmeister und ich. Desweiteren habe ich einen Acc für die Gerätewart, darin enthalten alle smaps rund um das Thema Geräte, Fuhrpark, Gebäude und Technik.

Dann gibt es noch ausgewählte Führungskrfte bei uns die ebenfalls Zugriff auf den FF Acc haben.

Ich zum bsp. nutze gern mein privates Smartphone für die Erstellung von Einsatzberichten etc. da es für mich einfach handlicher ist und ich dieses immer wieder schnell in meiner Tasche verschwinden lassen kann.

vor 2 Stunden schrieb HK alias Holger:

Wir würden uns freuen, wenn du deine Erfahrungen und Best Practices in einem Gastbeitrag auf unserem Blog oder in einem Webinar teilen würdest.

Ich kann mich gern einmal ran setzen und auch dazu etwas gescheites zu "Papier" bringen 😄

Ich muss ergänzend sagen, dass diee ganze Arbeit rund um smapOne, Digitalisierung innerhalb unser Wehr, das Erklären und Erläutern alle betroffenen Personen halt neben meinemeig Beruf fällt. Ich würde gern viel mehr und Tiefer in die Materie von smapOne einsteigen, nur leider ist das neben einem Vollzeitjob, meinen Ehrenamt und der Familie leider nicht immer so möglich, da muss man hier und da schon gucken wo finde ich Zeit um das ganze weiter zu entwickeln zu optimieren und an zu passen.  Es macht halt einfach spaß damit zu arbeitn 🙂

 

[Torsten Wolf]

Vielen Dank @Jan Hauke für die Insights.

Ich finde es Mega spannend und auch bewundernswert, wenn sich Leute in ihrer Freizeit für das Ehrenamt einsetzen und dann auch noch die Digitalisierung vorantreiben 🙂 

Halte uns bitte gerne auf dem laufenden, wie es bei euch weiter geht bzw. wenn ihr smapOne auf weitere Standorte ausweitet.

[Jan Hauke]

vor 2 Stunden schrieb HK alias Holger:

Zudem sind wir sehr daran interessiert zu erfahren, wie wir unsere Plattform weiterentwickeln könnten, um ehrenamtliche Organisationen wie deine noch besser zu unterstützen.

@HK alias Holger Eine Sache die mir dazu noch einfält ist, ich weis nicht ob es sowas gibt bez angeboten wird, zumindest habe ich nichts gefunden.

Gibt es sowas wir "Einsteiger Seminare"? Bei mir war es ja jetzt nun so, dass ich mich hier im Forum belesen habe, Frage gestellt habe und um Hilfe gebeten haben und mir soweit alles selbst beigebracht habe.

Vielleicht wären solche Seminare, jetzt nicht speziell auf Standorteben bei den einzelnen Unternehmen oder wie bei uns in der Freiw. Feuerwehr, sondern Deutschland weit, eine Überlegung um die Arbeit und Handlig im allgeimen besser verstehen und lernen zu können und dazu entsprechnde Aufbauseminare. Mir ist bewusst, dass solch Ausführungen von Seminaren natürlich an vielen voraussetzungen gebunden sind, aber eine Überlegung wäre es vielleiht mal wert. Ich wäre auf jeden Fall mit dabei 😄

Selbsverständlich ist die Vielfalt von smapOne sehr groß, aber vom Grundgerüst dennoch gleich.

vor 12 Minuten schrieb Torsten Wolf:

Halte uns bitte gerne auf dem laufenden, wie es bei euch weiter geht bzw. wenn ihr smapOne auf weitere Standorte ausweitet.

Seelbstverständlich halte ich uch auf dem laufenden 🙂

 

[Ralf Rees]

@Jan Hauke Es gibt die smapCademy, unsere Online Lernplattform, schreib' mir hierzu gerne mal eine PN oder direkt Mail an   ralf.rees@smapone.com   

Weiter verproben wir in kürze unser "Digital-guided Onboarding". Falls Du daran Interesse hast, es zu testen, dann gerne melden.

 

[Jan Hauke]

vor 49 Minuten schrieb Ralf Rees:

@Jan Hauke Es gibt die smapCademy, unsere Online Lernplattform, schreib' mir hierzu gerne mal eine PN oder direkt Mail an   ralf.rees@smapone.com   

Weiter verproben wir in kürze unser "Digital-guided Onboarding". Falls Du daran Interesse hast, es zu testen, dann gerne melden.

 

@Ralf Rees danke für Deine Rückmeldung.

Ich hätte Interesse das "Digital-guided Onboarding" zu testen 🙂

 

[Jan Hauke]

Am 6.3.2024 um 11:29 schrieb Torsten Wolf:

Halte uns bitte gerne auf dem laufenden, wie es bei euch weiter geht bzw. wenn ihr smapOne auf weitere Standorte ausweitet.

Auf unserem internen Führungskräftetreffen kamen wir, wie so oft, auf das Thema smapOne. Aus dem Gespräch heraus war zu hören, dass eine weitere Freiwillige Feuerwehr hier aus unserer Stadt wohl interesse hat, mit smapOne arbeiten zu wollen. Ich werde mich in der kommenden Zeit mit der Führung der FF treffen und denen einmal smapOne soweit vorstellen wie wir es bei uns nutzen. Desweiteren gint es wohl wirklich konkrete Überlegungen durch die Berufsfeuerwehr ebenfalls sich mit dem Thema auseinandersetzen zu wollen, so dass wir vielleicht bald einheitlich über alle Standorte smapOne nutzen. Dazu werde ich ein paar Ideen und Anregungen mit einbringen und auf Führungsebene entsprechnde Infoveranstaltung inizieren, vielleciht dann auch mit Vertretern von smapONe, den ich bin in der Hinsicht ja auch nur ein Leihe und kann nicht alle Fragen rund um smaOne beantworten, aber ich kann allen schon mal aufzeigen wie wir es nutzen und was ich bis dato erstellt habe um uns die Arbeit einfacher zu machen.

Das ist nun der akt. Stand, ich bin auf eiem guten Weg 🙂

schönen Gruß

Jan

[Ralf Rees]

Hallo @Jan Hauke,

mega!

vor 19 Stunden schrieb Jan Hauke:

Auf unserem internen Führungskräftetreffen kamen wir, wie so oft, auf das Thema smapOne. Aus dem Gespräch heraus war zu hören, dass eine weitere Freiwillige Feuerwehr hier aus unserer Stadt wohl interesse hat, mit smapOne arbeiten zu wollen. Ich werde mich in der kommenden Zeit mit der Führung der FF treffen und denen einmal smapOne soweit vorstellen wie wir es bei uns nutzen. Desweiteren gint es wohl wirklich konkrete Überlegungen durch die Berufsfeuerwehr ebenfalls sich mit dem Thema auseinandersetzen zu wollen, so dass wir vielleicht bald einheitlich über alle Standorte smapOne nutzen. Dazu werde ich ein paar Ideen und Anregungen mit einbringen und auf Führungsebene entsprechnde Infoveranstaltung inizieren, vielleciht dann auch mit Vertretern von smapONe, den ich bin in der Hinsicht ja auch nur ein Leihe und kann nicht alle Fragen rund um smaOne beantworten, aber ich kann allen schon mal aufzeigen wie wir es nutzen und was ich bis dato erstellt habe um uns die Arbeit einfacher zu machen.

Das ist nun der akt. Stand, ich bin auf eiem guten Weg 🙂

schönen Gruß

Jan

Komme gerne für einen Austausch auf mich zu!

[Johanna Becker]

Am 6.3.2024 um 11:21 schrieb Jan Hauke:

 

Ich kann mich gern einmal ran setzen und auch dazu etwas gescheites zu "Papier" bringen 😄

Ich muss ergänzend sagen, dass diee ganze Arbeit rund um smapOne, Digitalisierung innerhalb unser Wehr, das Erklären und Erläutern alle betroffenen Personen halt neben meinemeig Beruf fällt. Ich würde gern viel mehr und Tiefer in die Materie von smapOne einsteigen, nur leider ist das neben einem Vollzeitjob, meinen Ehrenamt und der Familie leider nicht immer so möglich, da muss man hier und da schon gucken wo finde ich Zeit um das ganze weiter zu entwickeln zu optimieren und an zu passen.  Es macht halt einfach spaß damit zu arbeitn 🙂

 

Lieber @Jan Hauke, wir finden da eine Lösung- Danke für deinen Support und Dein Engagement! Ehrenamt ist ein wichtiger Kit der Gesellschaft.