Weiterleitung von Aufgaben mit Pflichtfeld

[Robert Hüben]

Besteht die Möglichkeit, dass man bei der Weiterleitung einer Aufgabe ein Pflichtfeld anlegt?

[Moritz]

Hallo @Robert Hüben, ich habe Schwierigkeiten, dein Problem zu verstehen. Kannst du das vielleicht noch etwas weiter ausführen bzw. den Prozess detaillieren?

[Robert Hüben]

Morgen @Moritz,

· Zu unserem Inspektionsprotokoll haben wir eine Historie.

Somit werden bei der nächsten Kontrolle "Text und Bilder" zurückgespielt und die Kollegen sind in der Lage, die alten Mängel einzusehen.

· Der Text der Historie erscheint in einem Textfeld, die Bilder steuern wir über ein Kontrollkästchen an.

Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten.

1.       Zentral am Anfang der smap (Alle Bilder werden angezeigt, im Bericht sehr unübersichtlich).

2.       Einzeln bei der Abfrage der Prüfpunkte (smap übersichtlicher die Kollegen müssen weniger scrollen).

Sendet man nun die smap als Aufgabe weiter und setzt den oberen Haken zur Historie nicht, werden die Bilder beim nächsten Kollegen nicht mehr angezeigt.

Und somit wäre es von Vorteil, wenn bereits bei der Weiterleitung der Aufgabe ein Pflichtfeld greifen würde und nicht erst bei Daten absenden.

Gruß aus Erkelenz

Robert

 

[Moritz Münzenmaier]

Moin @Robert Hüben, 

du hast zwar einen anderen Moritz gefragt, aber da wir alle mit diesem Vornamen eh so eine Art Kollektivbewusstsein sind, würde ich stattdessen antworten. 

Wenn es konkret um die Anforderung aus deinem Post geht, dann würde das mit diesem wundervollen Workaround meines Kollegen Jan funktionieren: 

Diese versteckte Regel auf die Checkbox anwenden und die Aufgaben können nicht ohne diesen Haken abgesendet werden. 

Allerdings möchte ich noch eine andere Lösung vorschlagen, die sich in meiner Wahrnehmung für den Anwender nicht groß unterscheidet, allerdings in der Administration deutlich geschmeidiger ist. 

Dazu einfach eine Gruppe für die Historie verwenden und dort die unscheinbare Option "Als Unterseite" anwenden. 

 

Die Darstellung in der smap sieht dann so aus. Anstatt des An- und Abhakens zum Einblenden, klickt der Anwender in die Unterseite hinein, um sich die Fotos anzuschauen: 

Nach dem Reinklicken in die Gruppe kann sich der Anwender die kitschigsten Weihnachtsbilder aller Zeiten anschauen (oder aber natürlich auch sinnvolle Bilder) und über den Pfeil oben links in der Ecke wieder zurück in die Hauptansicht. 

 

[Steffen Haußmann]

Hallo Robert,

ich bin neugierig über den Ablauf, was die einzelnen Nutzer machen müssen. Muss Benutzer A den alten Bericht sichten und die Informationen bereitstellen mit den Bildern und die Aufgabe dann an Benutzer B zuweisen?

Mit dem Hinweis von Moritz kann man das Senden einer Aufgabe unterbinden, was mit normalen Pflichtfeldern nicht funktioniert. Den Beitrag von Jan habe ich mal in einer Testsmap nachgebaut. Es klappt super damit.

Für deinen Usecase wird das wahrscheinlich nicht helfen. Da die Häkchen dann ja immer gesetzt werden müssen, oder man es sonst nicht weitergeben kann. Da kann man die Felder wohl auch gleich einblenden. Mit der Unterseite finde ich persönlich in der App eine schöne Sache bei größeren Smaps, oder mehreren Bildern. Wenn du die Smap etwas dynamischer haben willst, kannst du bei den Unterpunkten Bedingungen erstellen. Wenn das Textfeld leer ist, bleibt die Gruppe mit den Bildern ausgeblendet. Sobald dann dort etwas eingetragen wird, kommt dein Bildermenü hinzu. Da kann man dann auch die Zahlenmultiplikation von Jan nutzen, damit dann wenn der Text steht auch Bilder vorhanden sein müssen.

 

Insgesamt liest sich der Ablauf so, dass dort Möglichkeiten der Automatisierung gegeben sein könnten, bis hin zur Aufgabenerstellung für den Bearbeiter. Dafür wären dann aber weitere Tools nötig und das was die Nutzer machen müssen, müsste noch klarer sein. Klingt aber auf jeden Fall spannend. Ein Ablauf wo Benutzer A einen Teil erfüllt und Benutzer B weitermacht ist schon klasse, aber beim Durchdenken des ganzen Prozesses natürlich schwierig.

[Moritz]

@Robert Hüben , helfen dir die Tipps von @Moritz Münzenmaier und Steffen bereits weiter? Gibt es Gründe, die dagegen sprechen, die gesamte Historie in einer Gruppe mit der Option "als Unterseite" abzulegen?

 

 @Steffen Haußmann, kleiner Tipp: Die Formel

EQUALS({BrickId}, "")

kann auch durch

EMPTY({BrickId})

ersetzt werden (siehe Doku).

 

Als "Gegenspieler" gibt es eine Funktion (siehe Doku), die erfüllt ist, wenn der Baustein nicht leer ist:

NOTEMPTY({BrickId})

// oder auch (erzeugen gleiche Ergebnisse)
NOT(EMPTY({BrickId}))
NOTEQUALS({BrickId}, "")

 

Diese setze ich regelmäßig ein, um Abschnitte oder Gruppen immer erst dann anzuzeigen, wenn vorhergehende Schritte erledigt wurden. @Britta Köhler hat das in einem Beitrag erklärt, wie das geht (must know, should read!):

 

[Robert Hüben]

Danke für die Ideen und Tipps!

Nach Rücksprache mit unserer QS und Anwendern haben wir uns für folgende Vorgehensweise entschieden.

Unser Inspektionsbericht zur WEA besteht aus ca. 140 Prüfpunkten und hat somit schon eine gewisse Größe/ Länge.

Mein persönlicher Favorit wäre es gewesen, die Historie bei jedem Prüfpunkt in einer Untergruppe darzustellen. Dabei würde die smap allerdings noch länger gezogen.

Entschieden haben wir uns für die Auswahl des Hakens. Durch den Beitrag von "Jan Pietsch" "Absenden von Datensätzen durch Regeln verhindern" können wir nun sicherstellen, dass die Historie bei einer Weiterleitung als Aufgabe gesendet wird.

Zur Übersichtlichkeit besteht zusätzlich die Möglichkeit, dass bei der Bearbeitung der Pflichthaken deaktiviert und unter den einzelnen Prüfpunkten die Historie abgerufen wird. 

Um die Kollegen abzuholen, die mit dem letzten Inspektionsbericht arbeiten möchten, besteht noch die Möglichkeit, über einen Link auf unseren SharePoint zuzugreifen.

 

 

[Moritz]

@Robert Hüben ich meine mich aus unserem gemeinsamen Projekt auch noch daran erinnern zu können, dass im Rahmen der Historien-Texte und Bilder bereits Gruppen eingesetzt wurden und deshalb die Variante, alles in eine als Unterseite eingerichtete Gruppe einzusetzen.

Auf jeden Fall schön, dass ihr hier eine Lösung gefunden habt; auch mit @Jan Pietsch's hilfreichem Workaround für verstecke Pflichtfelder 😉