Leerzeilen und Verschiebungen verhindern: Die Nutzung von Tabellen in der selbst erstellten Berichtsvorlage

[Lena Köhler]

Bei der Formatierung von eigenen Berichten kann es unter Umständen zu unerwünschten Verschiebungen und Leerzeilen kommen. Werden bei der Erstellung einige Tipps berücksichtigt, können Formatierungsprobleme verhindert und das gewünschte Design besser darstellt werden.

Zur Verdeutlichung wird in diesem Beitrag die smap mit der folgenden Struktur als Beispiel verwendet:

 

Verschiebungen und unerwünschte Einrückungen verhindern: In selbst erstellten Berichtsvorlagen mit Tabellen arbeiten

Berichte bestehen aus Platzhalterelementen. Durch die Verarbeitung der verwendeten Ausgabeplatzhalter, sowie Bedingungen und Wiederholungen, werden Werte und/oder ganze Textpassagen in den Bericht eingefügt. Dabei kann es zu Verschiebungen im Dokument kommen. Werden Ausgabeplatzhalter in Tabellen platziert, so kann sichergestellt werden, dass die gewünschten Werte an der richtigen Stelle im erzeugten Berichtsdokument erscheinen:

Im Beispiel sind die Rahmenlinien der Tabellen deaktiviert, damit die Tabellen „unsichtbar“ sind. Diese Einstellung kann in Word unter Tabellenentwurf → Rahmen vorgenommen werden:

 

Leerzeilen verhindern: Tabellen nur anzeigen lassen, wenn die entsprechenden Bedingungen erfüllt sind

Prinzipiell sind Tabellen in der Berichtsvorlage statisch und werden immer angezeigt. Somit würden nicht ausgefüllte Tabellenzellen einfach leer bleiben. Die Ausgabe von Texten, Werten oder Abschnitten wird von Bedingungen gesteuert. Bedingungen können für jeden Baustein-Typ verwendet werden, also auch für Gruppen oder Abschnitte. Sie bestehen aus einer Anfangs- und Endmarkierung. Zwischen diesen Markierungen steht dann der individuell anpassbare Text, auf den sich die Bedingung bezieht: {%IF ...%} anzuzeigender Text {%ENDIF ...%}.

Die nachfolgenden Tabellen werden nur angezeigt, wenn mindestens ein Baustein aus der jeweiligen Gruppe, Group_Adresse oder Group_Abfrage, befüllt wurde:

Die Bedingungen (gelb und grün markiert) sorgen dafür, dass unsere Tabellen ausgeblendet werden, falls in der Gruppe Adresse oder Abfrage nicht wenigstens ein Baustein ausgefüllt wurde. Trotzdem entsteht im Beispiel oben eine Leerzeile, weil Straße und Hausnummer nicht angegeben werden.

Auch Leerzeilen können durch den Einsatz von Bedingungen verhindert werden. Die jeweiligen Tabellenzeilen können je nach verwendeter Bedingung angezeigt werden, wenn alle Bausteine oder mindestens ein Baustein in der Zeile ausgefüllt ist. Das kann mit logischen Verknüpfung realisiert werden:

• logisches und: && überprüft, ob alle Bedingungen erfüllt sind
• logisches oder: || überprüft, ob mindestens eine Bedingung erfüllt ist

Dazu wird die Tabelle (unter Tabellen-Layout) geteilt und die zusätzlichen, erweiterten Bedingungen eingefügt:

Die zusätzlichen Bedingungen (blau, grau und rosa markiert) sorgen dafür, dass die jeweiligen Tabellenzeilen ausgeblendet werden, falls nicht mindestens einer der beiden angegebenen Bausteine ausgefüllt ist. Dementsprechend entsteht keine Leerzeile mehr, wenn die Bausteine Straße und Hausnummer nicht ausgefüllt werden.

Probiert das in eurer selbst erstellten Berichtsvorlage gerne mal aus!

Liebe Grüße, Lena

Edited March 9, 2023 by Lena Köhler