Datensatz in der Smap aktualisieren und dies 2 mal monatlich zeitgesteuert einstellen

[Ina Krüger]

Hallo zusammen,

ich habe nun für unsere Smaps einen Bsp. Flow erstellt und dieser funktioniert auch.
den Bsp. Flow habe ich jetzt kopiert um ihn für meine einzelnen Smaps und Datensätze anzuwenden.
Die Aktualisierung selbst klappt nur stehe ich gerade noch vor der Herausforderung mit der zeitlichen Steuerung.
Ich kann immer nur angeben jeden Monat oder alle 2 Wochen oder wie auch immer.
Aber gerne möchte ich 2 Mal im Monat an festgelegten Tage aktualisieren.
Muss ich hierfür dann den Flow 2 mal anlegen?
Das ich einen Flow habe für den 01. des Monats und einen für den 15.?
Oder kann ich das in einen Flow abbilden?

So habe ich es aktuell im Flow eingestellt:

Nach meiner Auffassung würde er jetzt am 01.10. beginnen und die nächste Aktualisierung am 01.11. machen.
Ist das soweit richtig?
Wenn ja wie bekomme ich es jetzt hin, das er zusätzlich nochmal am 15.10./15.11. usw. aktualisiert?

Viele Grüße
Ina

[Ina Krüger]

Und gleich noch eine Frage zur SmapAnzeige nach der Ausführung des Flows:
Hier wird mir dann immer angezeigt das die Smap Änderungen zur letzten Freigabe enthält.
Ist das normal?

d.h. wird mir das immer angezeigt, wenn der Flow jeden Monat ausgeführt wird?
Hier könnte man dann immer denken das man an der Smap selbst was gemacht hat, obwohl ich nur den Datensatz aktualisiert habe.
Irgendwie verwirrt mich das gerade ganz schön.

 

Bearbeitet 5. Oktober 2023 von Ina Krüger
Zusätzl. Info

[Manuel Rühl]

Ich kenne mich mit PowerAutomate noch nicht so gut aus, aber spontan würde ich 2 verschieden Wiederholungen machen und dann mit einer ODER-Verknüpfung in den nächsten Baustein.

In der Hilfe gibt es aber auch wohl noch erweiterte Optionen:

Flows nach einem Zeitplan in Power Automate ausführen - Power Automate | Microsoft Learn

[Ina Krüger]

Hallo Manuel,

Danke für deine Nachricht.

Die erweiterten Optionen habe ich mir angeschaut, sie bieten mir aber keine Möglichkeiten, 2 Datumsangaben zu machen.

Gruß

[Bülent Erbas]

Hallo @Ina Krüger

kannst du bei dir den Baustein "Switch" hinzufügen? Bei mir ging es nicht, könnte vielleicht an der Lizenz liegen.

Darüber könnte man es mit der Angabe dayofMonth(utcNow()) steuern, was am 1. und am 15. passieren soll.

[Bülent Erbas]

Guten Morgen @Ina Krüger

ich denke, ich habe eine andere Möglichkeit gefunden wie du es lösen könntest.

Mit dem Ausdruck dayofmonth(utcNow()) definierst über den Zeitstempel den Tag des Monats.
Mit der Oder Bedingung kannst du dann sagen: bei 1 oder 15 führe die Aktionen unter "Wenn ja" aus, ansonsten z.B. Beenden des Flows unter "Wenn nein"

Bearbeitet 6. Oktober 2023 von Bülent Erbas

[Ina Krüger]

Hallo Bülent das kann ich gerne nochmal versuchen.

Jedoch hat sich gerade noch ein weiterers Problem bei mir aufgetan, das ich jetzt erstmal versuchen muss zu lösen.
Die Tabelle die aktualisiert wird über den Flow wird einfach nach 256 Zeilen abgeschnitten.
Alle Datensätze die danach in der Tabelle vorhanden sind, sind nach dem Durchlauf des Flows nicht im Datensatz der Smap.
 

[Ina Krüger]

vor 2 Minuten schrieb Bülent Erbas:

Guten Morgen @Ina Krüger

ich denke, ich habe eine andere Möglichkeit gefunden wie du es lösen könntest.

Mit dem Ausdruck dayofmonth(utcNow()) definierst über den Zeitstempel den Tag des Monats.
Mit der Oder Bedingung kannst du dann sagen: bei 1 oder 15 führe die Aktionen unter "Wenn ja" aus, ansonsten z.B. Beenden des Flows unter "Wenn nein"

Kann ich einfach mit einer Bedingung als Auslöser beginnen, oder kommt es hier wieder zu Problemen?
 

[Bülent Erbas]

Gerade eben schrieb Ina Krüger:

Kann ich einfach mit einer Bedingung als Auslöser beginnen, oder kommt es hier wieder zu Problemen?

Ich glaube dass klappt nicht. Die Bedingung ist eine Aktion und kann nicht als Trigger verwendet werden.

[Bülent Erbas]

vor 19 Minuten schrieb Ina Krüger:

Jedoch hat sich gerade noch ein weiterers Problem bei mir aufgetan, das ich jetzt erstmal versuchen muss zu lösen.
Die Tabelle die aktualisiert wird über den Flow wird einfach nach 256 Zeilen abgeschnitten.
Alle Datensätze die danach in der Tabelle vorhanden sind, sind nach dem Durchlauf des Flows nicht im Datensatz der Smap.

Schau mal, vielleicht hilft dir das ja weiter. Da geht es um die Paginierung. Das wird vermutlich auch dein Problem sein.

 

[Ismet]

Hi Ina,

ich kann dir leider keinen exakten Weg in PowerAutomate liefern, aber einen Denkansatz, so wie Bülent geschrieben hat.

Du könntest den Flow täglich anlaufen lassen und dann als ersten Schritt z.B. in einem "Compose" das aktuelle Datum auslesen lassen, z.B.

formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd')

was ein fixes Format und für heute "2023-10-06" ausgeben würde, sodass du den letzten Part mit einer Condition prüfen lassen könntest. Diese müsste dann beinhalten: Endet der Datumswert auf -"01" (= am 1. des Monats), oder -"15" (= am 15. des Monats), läuft der Flow durch - andernfalls bricht er direkt wieder ab.

 

edit:

Bzgl des 256-Zeilen-Problems: Standardisiert kann die Anzahl der Zeilen auf 256 limitiert sein. Dies kannst/musst Du in der Aktion (list rows present in table), die die Exceldatei ausliest, unter SETTINGS anheben.

Bearbeitet 6. Oktober 2023 von Ismet Ünal-Machalski

[Ina Krüger]

Hallo Bülent,

den Fehler mit dem Abschneiden der Datensätze konnte ich nun lösen.
Durch rauf setzen der Paginierung wurden alle meine 345 Zeilen aktualisiert.
Jedoch finde ich es nach wie vor noch seltsam das mir im Bearbeitungsstand der Smap noch angezeigt wird das es Änderungen gibt seit der letzten Aktualisierung, das finde ich sehr verwirrend.

Wie ich das mit der Terminierung der Flows mache muss ich mir nochmal anschauen.

[Ina Krüger]

vor 40 Minuten schrieb Ismet Ünal-Machalski:

Hi Ina,

ich kann dir leider keinen exakten Weg in PowerAutomate liefern, aber einen Denkansatz, so wie Bülent geschrieben hat.

Du könntest den Flow täglich anlaufen lassen und dann als ersten Schritt z.B. in einem "Compose" das aktuelle Datum auslesen lassen, z.B.

formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd')

was ein fixes Format und für heute "2023-10-06" ausgeben würde, sodass du den letzten Part mit einer Condition prüfen lassen könntest. Diese müsste dann beinhalten: Endet der Datumswert auf -"01" (= am 1. des Monats), oder -"15" (= am 15. des Monats), läuft der Flow durch - andernfalls bricht er direkt wieder ab.

 

edit:

Bzgl des 256-Zeilen-Problems: Standardisiert kann die Anzahl der Zeilen auf 256 limitiert sein. Dies kannst/musst Du in der Aktion (list rows present in table), die die Exceldatei ausliest, unter SETTINGS anheben.

Hallo Ismet,

das mit der Bedingung werde ich gerne mal ausprobieren.

Bzgl. der 256 Zeilen:
Was ist besser?
Sollte ich die Top-Anzahl der Einträge hoch setzen oder die Paginierung?
 

Viele Grüße

[Ismet]

vor 27 Minuten schrieb Ina Krüger:

Hallo Bülent,

den Fehler mit dem Abschneiden der Datensätze konnte ich nun lösen.
Durch rauf setzen der Paginierung wurden alle meine 345 Zeilen aktualisiert.
Jedoch finde ich es nach wie vor noch seltsam das mir im Bearbeitungsstand der Smap noch angezeigt wird das es Änderungen gibt seit der letzten Aktualisierung, das finde ich sehr verwirrend.

Wie ich das mit der Terminierung der Flows mache muss ich mir nochmal anschauen.

Es scheint, als hättest du zwar die datasource (also den DSAB) aktualisiert, jedoch noch kein Update der smap vollzogen. Dies ist aber, genau wie beim manuellen aktualisieren der smap, auch beim Weg via REST API notwendig. Deine Änderungen der datasource müssen ja noch "publiziert" werden, bisher sind sie offenbar einfach nur vorgenommen und du siehst sie dementsprechend nur im Designer, aber nicht bei Nutzung der smap (in ihrer noch gegenwärtigen Version). Siehe hierzu Schritt#8 unserer FAQ zur Stammdatenaktualisierung .

By the way: 

Der gesamte Vorgang einer Stammdatenaktualisierung via smapOne REST-Api, gespickt mit generellen nützlichen Tips, ist von unserem Kollegen @Moritz in diesem Youtube Video hervorragend veranschaulicht worden (etwas nach Videostartpunkt des Links behandelt er das smap Update via API).

 

 

Bzgl der Zeilenthematik würde ich sagen, dass du mit Pagination auf 5000 gut fahren solltest, falls die Liste doch noch mal anwächst.

Bearbeitet 6. Oktober 2023 von Ismet Ünal-Machalski

[Ina Krüger]

vor 12 Minuten schrieb Ismet Ünal-Machalski:

Es scheint, als hättest du zwar die datasource (also den DSAB) aktualisiert, jedoch noch kein Update der smap vollzogen. Dies ist aber, genau wie beim manuellen aktualisieren der smap, auch beim Weg via REST API notwendig. Deine Änderungen der datasource müssen ja noch "publiziert" werden, bisher sind sie offenbar einfach nur vorgenommen und du siehst sie dementsprechend nur im Designer, aber nicht bei Nutzung der smap (in ihrer noch gegenwärtigen Version). Siehe hierzu Schritt#8 unserer FAQ zur Stammdatenaktualisierung .

By the way: 

Der gesamte Vorgang einer Stammdatenaktualisierung via smapOne REST-Api, gespickt mit generellen nützlichen Tips, ist von unserem Kollegen @Moritz in diesem Youtube Video hervorragend veranschaulicht worden (etwas nach Videostartpunkt des Links behandelt er das smap Update via API).

 

 

Bzgl der Zeilenthematik würde ich sagen, dass du mit Pagination auf 5000 gut fahren solltest, falls die Liste doch noch mal anwächst.

Hallo Ismet,
Danke für die Tipps.
Die Bedingung habe ich nun hinterlegt.
Auch die Paginierung gesetzt.

Was die Anzeige in der Bearbeitungsversion angeht wurde meine Smap jedoch mit einer neuen Version publiziert und ist auch verfügbar, trotz der vorhandenen Meldung.

Auch wenn ich es über die Eingabe einer Smap teste, sehe ich unter Informationen zur Smap die Aktualisierung und die neue Version der Smap.
Die Meldung das es eine Änderung gibt seit der letzten Bearbeitung erhalte ich trotzdem in der Übersicht.
Deshalb bin ich ja so verwirrt.

Viele Grüße

[Thomas Hoffmann]

Hallo @Ina Krüger, 

du kannst das Ganze auch im Connector direkt hinterlegen. Das müsste ungefähr so aussehen:



So sollte der Flow nur am 1. oder 15. starten.

Lass uns gerne im nächsten Termin gemeinsam drauf schauen.

[Ismet]

vor 1 Stunde schrieb Ina Krüger:

Hallo Ismet,
Danke für die Tipps.
Die Bedingung habe ich nun hinterlegt.
Auch die Paginierung gesetzt.

Was die Anzeige in der Bearbeitungsversion angeht wurde meine Smap jedoch mit einer neuen Version publiziert und ist auch verfügbar, trotz der vorhandenen Meldung.

Auch wenn ich es über die Eingabe einer Smap teste, sehe ich unter Informationen zur Smap die Aktualisierung und die neue Version der Smap.
Die Meldung das es eine Änderung gibt seit der letzten Bearbeitung erhalte ich trotzdem in der Übersicht.
Deshalb bin ich ja so verwirrt.

Viele Grüße

Vermutlich hast du dann manuelle Änderungen an der smap im Designer vorgenommen und dort noch nicht "klassisch" auf Update gedrückt. Im Zuge des Updates der datasource und smap via API werden keine Änderungen "mitübernommen", die ggf. im Designer vorliegen. 

[Ina Krüger]

Am 6.10.2023 um 14:38 schrieb Ismet Ünal-Machalski:

Vermutlich hast du dann manuelle Änderungen an der smap im Designer vorgenommen und dort noch nicht "klassisch" auf Update gedrückt. Im Zuge des Updates der datasource und smap via API werden keine Änderungen "mitübernommen", die ggf. im Designer vorliegen. 

Nein habe ich definitiv nicht.

[Ina Krüger]

Am 6.10.2023 um 14:32 schrieb Thomas Hoffmann:

Hallo @Ina Krüger, 

du kannst das Ganze auch im Connector direkt hinterlegen. Das müsste ungefähr so aussehen:



So sollte der Flow nur am 1. oder 15. starten.

Lass uns gerne im nächsten Termin gemeinsam drauf schauen.

Ja bitte, denn die Prüfung auf  am Ende 01 oder 15 läuft bei mir leider auch immer wieder auf einen Fehler.
Seidem ich die Bedingung so hinterlegt habe