Troubleshooting bei nicht ankommenden E-Mails (E-Mail versenden Baustein)

[Marco Föttinger]

Liebe Community, 

viele von euch kennen den "E-Mail versenden" Baustein mehr als genüge, denn dieser stellt in vielen Fällen einen wesentlichen Bestandteil in nahe zu jeder smap dar. 

In den aller meisten Fällen wir der Baustein verwendet, um Personen/Personenkreis über einen neuen Datensatz zu informieren oder gar den gesamten PDF Bericht zu übermitteln. Häufig werden Formeln eingesetzt, um Bedingungen zu schaffen -> "wann und wer soll alles informiert werden".

Da sich bei dem Bau von Formeln schnell mal Fehler einschleichen können und sich anschließend der Baustein ganz anders verhält, zeige ich euch hier mal einen von mir wirklich häufig angewendeten Hack, wenn der "E-Mail versenden" Baustein und dessen Empfängeradressen über eine Formel befüllt wird.

In dem Feld zu dem E-Mail-Empfänger sollte folgende Syntax eingehalten werden ("fx" für Formel aktivieren):

E-MAILADRESSE1@smapone.com; E-MAILADRESSE2@smapone.com; E-MAILADRESSE3@smapone.com

Bedeutet jede weitere E-Mailadresse muss mit einem "Semikolon" getrennt werden. Dies gilt auch, wenn das Feld für die Empfänger-E-Mail-Adressen über eine Formel, dynamisch über variablen befüllt wird. Wenn die Syntax nicht eingehalten wird, kann es sein dass die E-Mails nicht versendet werden oder nur an einige der E-Mailadressen eine E-Mail raus geht. 

 

Als Beispiel: 

Wir haben drei "E-Maileingabe Felder" in welche der smapNutzer jeweils eine E-Mailadresse hinterlegen kann.

Im "E-Mail versenden" Baustein sollen mithilfe einer Formel die E-Mail-Adressen zusammen gefügt werden und nach der oben beschriebenen Syntax mit einem ";" getrennt werden. Zu beachten wäre dabei, dass die E-Mails auch versendet werden sollen, wenn bspw. nur zwei der E-Mail-Eingabe Bausteine ausgefüllt wurden oder auch nur ein einziger. 

 

Die Formel dafür würde wie folgt lauten: 

CONCAT({First_recipient_email}, IF(NOTEMPTY({First_recipient_email}), "; "), {Second_recipient_email}, IF(NOTEMPTY({Second_recipient_email}), "; "), {Third_recipient_email})

 

Wir überprüfe ich nun, ob ich in der Formel tatsächlich die von dem "E-Mail versenden" Baustein vorgegebene Syntax eingehalten habe?

Ganz einfach -> Fügt temporär zur Überprüfung einfach ein "Textergebnis" Baustein unter den "E-Mail versenden" Baustein und kopiert 1:1 eure Formel in den Baustein. 

Anschließend könnt ihr in der smap (gerne auch über den Vorschaumodus) das Ergebnis der Formel sichtbar machen. 

Ich hab euch mehrere Screenshots zum Verständnis mal beigfügt.

 

Falls ihr also einmal vor dem Problem stehen solltet, dass E-Mails nicht ankommen, überprüft zunächst eure hinterlegte Formel :-).

 

Hier noch ein kleiner Zusatz: Dieser Hack kann natürlich auch bei vielen anderen Szenarien genutzt werden, wo man Formeln anwendet, welche sich auf den Datentyp "Text" beziehen und eine Syntax überprüft werden soll oder beispielsweise auch einen dynamischer E-Mail Body sichtbar gemacht werden soll. 

 

Liebe Grüße

Marco

 

 

 

 

 

 

 

Bearbeitet 17. Februar 2023 von Marco Föttinger

[Moritz]

Danke Marco! 🙂

Ein ergänzender Hinweis; ich hatte schon am Freitag kurz mit dir darüber gesprochen: Dieser Workaround ist nicht zwangsläufig erforderlich – jedenfalls nicht mehr. Vor einiger Zeit wäre ein Mailversand fehlgeschlagen, wenn die Empfänger z.B. mit einem Semikolon starteten oder mehrere Semikolons ohne Mailadressen dazwischen auftreten.

;;;name1@email.de;;name2@email.de;;

Dies führt aber inzwischen nicht mehr zu einem Fehler. Es könnte für obiges Beispiel also auch eine Formel wie folgt eingesetzt werden (und findet sich z.B. auch so in dem Baustein-Szenario mit mehreren Mailempfängern):

JOIN(";", {Email}, {Email_2}, {Email_3}, ...)

 

@Marco Föttinger's Lösung bietet sich also vor allem dann an, wenn man einen sauberen Textstring benötigt, in dem keine überflüssigen Semikolone (oder sonstige Trennzeichen) enthalten sind.