Automatisieren, wenn kein Webservice vorhanden ist (z.B. SharePoint on Premise)

Ralf Rees · 28. Februar

Hallo Zusammen,

vermutlich ist der Einsatz von Webhooks (unsere Plattform benachrichtigt einen Webservice über einen neuen Datensatzeingang) die beste Wahl, einen Workflow zu starten. Falls mal kein Webservice (z.B. Microsoft Power Automate) zur Verfügung steht, kann man auch über die Mailkommunikation einen Workflow starten. Zum Beispiel mit Microsoft SharePoint und den HarePoint Workflow Extensions für den SharePoint Designer.

Der Ablauf wäre:

1.) Anwender erfasst Daten und schickt den Datensatz ab

2.) Die smapOne Plattform schickt eine Mail an das Mail Gateway (z.B. in der DMZ on Premise)

3.) Das Mail Gateway schickt an eine SharePoint mit der Datensatz ID in der Betreffzeile

4.) Der SharePoint importiert die Mail in eine Dokumentbibliothek

5.) Der SharePoint startet den konfigurierten Workflow (Neues Element in der Dokumentbibliothek)

6.) Der Workflow lädt den gesamten Datensatz mit der entsprechenden Datensatz ID von der smapOne Plattform

7.) Der SharePoint Workflow speichert die Daten z.B. in einer SharePoint Liste zur weiteren Verarbeitung oder reichert Daten an

Grafische Übersicht:

Als Vorbereitung hierfür müsste folgendes gegeben sein:

1.) smap muss konfiguriert sein, dass bei einem neuen Datensatz, eine E-Mail an eine definierte Adresse geht (z.B. smapOne@sharepoint.meinedomain.de)

2.) Der on Premise SharePoint muss für den Empfang von E-Mails konfiguriert sein (Zentralkonfiguration)

3.) der on Premise SharePoint muss eine Dokumentbibliothek konfiguriert haben mit der E-Mail-Adresse wie in Punkt 1 angegeben

4.) ggf. muß ein Mail-Gateway an der Kunden-Firewall eingerichtet sein, der die Domäne "sharepoint.meinedomain.de" an den SharePoint weiterleitet

5.) Workflow Extension wie z.B. HarePoint muß auf dem SharePoint installiert sein, um Webanfragen an die smapOne Plattform schicken zu können

6.) smapOne Plattform Creator Account muß der REST-API Token eingerichtet sein (über die REST-API Dokumentation kann dann die richtige Route ermittelt werden)