Automatisieren von Datensätze

[Carsten Dannwolf]

Hallo!
Ich benutze SmapOne neuerdings um digitaler zu arbeiten und natürlich Zeit und Geld zu sparen.

Klappt soweit gut, nur tritt ein Problem auf. 
Ich habe ein Haufen Datensätze am Ende des Monats. Aktuell lade ich sie mir immer manuell herunter. (Spart mir bei knapp 200-300 Datensätze keine Zeit, wenn ich sie manuell herunterlade und dort wieder untersortiere.)
Nun würde ich dies dort gerne automatisieren, dass die Datensätze in pdf format(alle, gerne auch gefiltert mit Zeitfenster) automatisch beim Eintreffen bei mir im Explorer landen.

Das soll wohl auch über API gehen. Ohne etwas ausgeklügelte IT Künste verzweifelt man dort jedoch.

Kann mir jemand helfen zumindest im Ansatz?

[Bülent Erbas]

Hallo @Carsten Dannwolf

willkommen in der Community und immer wieder schön zu lesen, wenn man mehr digitalisiert arbeiten möchte.

Deinen Punkt verstehe ich sehr gut.

Wie bei allem gibt es mehrere Wege. Dazu müsste man aber die grundsätzliche Arbeitsweise verstehen, vor allem ob es ein Ordner-System oder eine Software-Lösung zur Verfügung steht.

Wenn man vorerst noch mit Bordmitteln arbeiten möchte, bietet sich z.B. das Versenden der PDFs per Mail an.
Vergibt man den PDFs noch passende Namen, wäre die Strukturierung dann auch etwas einfacher.
Um hier gänzlich automatisiert arbeiten zu können, bieten sich div. Erweiterungen für Mail-Software an um die PDFs auch automatisch ablegen zu lassen.

 

[HK alias Holger]

Hier mal die generellen Alternativen dazu, generiert von unserem Forschungsprojekt (supportBot):

Um Ihre Datensätze am Ende des Monats nicht mehr manuell herunterladen und sortieren zu müssen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, dies zu automatisieren. Hier sind einige Ansätze, die Ihnen helfen könnten:

1. Automatisierter Export über die REST-API und Webhooks: Sie können die smapOne REST-API und Webhooks nutzen, um die Datensätze automatisiert herunterzuladen und zu speichern. Hierfür müssten Sie ein Skript erstellen, das die API aufruft und die Datensätze im gewünschten Format (z.B. PDF) abruft und speichert. Hier ist eine kurze Anleitung, wie Sie vorgehen können:

   • Loggen Sie sich in Ihren smapOne Account ein.
   • Rufen Sie die API-Dokumentation unter https://platform.smapone.com/swagger/index.html auf.
   • Verwenden Sie die Route /Smaps/{smapId}/Versions/{version}/Data, um die Datensätze abzurufen. Sie müssen die smapId und die version Ihrer smap angeben sowie das gewünschte Format (pdf).
   • Erstellen Sie ein Skript (z.B. in PowerShell oder Python), das diese API-Routen aufruft und die PDFs speichert.

2. PowerShell-Skript: Wir bieten ein PowerShell-Skript an, das Ihnen dabei helfen kann, die PDFs automatisch herunterzuladen. Hier ist ein Beispiel, wie Sie das Skript einrichten können:

   • Laden Sie das Skript von GitHub herunter.
   • Passen Sie das Konfigurationsobjekt im Skript an:
     • smapID (Zeile 48): Die ID Ihrer smap.
     • exportJson (Zeile 50): Setzen Sie dies auf false.
     • exportPDFPath (Zeile 55): Geben Sie den Pfad an, wo die PDFs gespeichert werden sollen.
     • exportAssets (Zeile 59): Setzen Sie dies auf false.
     • apiToken (Zeile 64): Tragen Sie hier Ihren API-Token ein.
   • Führen Sie das Skript auf Ihrem Windows-PC aus.

3. Automatisierung durch smapOne: Es gibt auch die Möglichkeit, einen Automatismus direkt in smapOne zu konfigurieren, der die Datensätze bei Ankunft automatisch exportiert. Dies erfordert jedoch eine individuelle Entwicklungsleistung und könnte als kostenpflichtige Dienstleistung realisiert werden. Wenn Sie daran interessiert sind, können wir gerne einen Termin mit einem unserer Technical Consultants vereinbaren, um die Details zu besprechen.

4. IFTTT und Data Notification: ein Applet könnte auf neue E-Mails mit einem bestimmten Betreff oder von einer bestimmten Adresse hören und die Anhänge in einem Cloud-Speicher wie Google Drive oder Dropbox ablegen.

 

[Johanna Becker]

Cooles Ding, der supportBot! 

[AMiltz2000]

vor 4 Stunden schrieb HK alias Holger:

Automatisierung durch smapOne: Es gibt auch die Möglichkeit, einen Automatismus direkt in smapOne zu konfigurieren, der die Datensätze bei Ankunft automatisch exportiert. Dies erfordert jedoch eine individuelle Entwicklungsleistung und könnte als kostenpflichtige Dienstleistung realisiert werden. Wenn Sie daran interessiert sind, können wir gerne einen Termin mit einem unserer Technical Consultants vereinbaren, um die Details zu besprechen.

@HK alias Holger, diese Lösung klingt intersannt, hat die Vorteile gegenüber der Api? Oder spart man sich hier nur die Api-Arbeit?

[HK alias Holger]

vor 11 Stunden schrieb AMiltz2000:

@HK alias Holger, diese Lösung klingt intersannt, hat die Vorteile gegenüber der Api? Oder spart man sich hier nur die Api-Arbeit?

Wir würden das am Ende auch über die API machen..