Tür auf - "Manuel ich brauche...!" - Tür zu

[Manuel Rühl]

Im Online Community Meet-up kam mir die Idee, einfach mal zu teilen, welche Gedanken ich mir (nicht nur) beim Smaps bauen mache.

Auf die Situation in der Überschrift bin ich schon viele Male reingefallen:

• "Manu, ich brauche mal eine Liste mit Kundennummer und Name von den Kunden, die Produkt X in Zeitraum Y bezogen haben."
  2h später komme ich in den Einkauf, sitzt der Kollege da und kopiert die Adressen dazu aus dem ERP-System ab. Die Kunden müssen
  ja informiert werden über einen Produktrückruf...
• "Manu, kannst Du bitte eine Maske für die Scanner im Lager machen mit der ich im Lager eine Charge abscannen kann und dann sehe, welche Kundenaufträge dahinter liegen?" Ja könnte ich tun, aber nach 10 Minuten Telefonat und Verstehen, wo denn eigentlich das Problem ist:
  Ich sitze jetzt hier und baue ein Dashboard, wo die Lagerkollegen genau sehen können, zu welchen Aufträgen Bestand da ist und was noch gepackt werden muss. (Ja, traurig dass es noch Systeme gibt, die das nicht oder nur umständlich können. Aber man kann nicht alles haben im Leben.) 

Erschreckenderweise liegen 15 Jahre zwischen diesen Ereignissen. Die Problematik ist aber identisch: Alleine ist die Wahrscheinlichkeit geringer, eine passende Lösung zu finden. Einige von uns haben es beim SmapLand-Festival erleben dürfen: Die gemalten Roboter im Team waren meistens "besser".

Zwei hilfreiche, praxiserprobte Tipps:

•  Ersetze Lösungen durch Ziele
  • Lass die Menschen kleine User-Storys formulieren: Wer will was um welches Ziel zu erreichen?
    Am besten schriftlich, das zwingt sie dazu, vorher darüber nachzudenken. Geht nicht
    immer, dann versuche diese Fragen verbal zu beantwortet zu bekommen.
• Mache klar, dass Du niemanden gängeln oder Probleme wegdiskutieren möchtest, sondern einzig und allein an einer chicen Lösung interessiert.
  • Dazu brauchst Du Vertrauen. Und das bekommst Du nicht, wenn Du in der Zentrale im Elfenbeinturm sitzt. Die meisten Smap-Nutzer
    arbeiten im Gegensatz zu uns Schreibtischtätern nämlich wirklich was. Also fahr raus, rede mit den Menschen und schau Dir die Prozesse vor Ort
    an. Kann unangenehm sein, es gibt aber auch bequeme Gummistiefel.

Meine ehemalige Trainer-Kollegin hat immer gesagt: "Sag mir wie ein Projekt startet, und ich sage Dir wie es endet."
50 Cent ins Projektmanagement-Bingo-Phrasenschwein! Recht hat sie trotzdem.

[Johanna Becker]

Danke für deinen Beitrag! Du hast absolut recht und einen ganz zentralen Punkt des Citizen Development beschrieben: die Lösung sollte aus den Fachbereichen kommen und entsprechend auf den Prozess, der erleichtert/ automatisiert werden soll, angestimmt werden. Ich höre aus der Ausführung auch heraus, dass Du in der IT Abteilung sitzt und die smaps für Eure Fachbereiche baust? Dann finde ich es doppelt klasse, dass Du sensibilisiert bist für den Prozess der hinter dem Problem steht und entsprechend mit einer offenen Denkweise an die Wünsche der Kollegen aus den anderen Abteilungen herangehst! Die Kernelemente hast du schön herausgearbeitet: Prozesse verstehen, Kernelemente herausarbeiten und dann wo es geht vereinfachen/automatisieren und eben nicht einfach "Auftrag ausführen" ohne zu hinterfragen.

Einige Abteilungen in Unternehmen nutzen Citizen Development für die Prozessoptimierung ohne  die Unterstützung von IT-lern (im Idealfall aber liebevoll begleitet durch ebendiese (Stichwort Governance)), gerade weil sie die Kommunikationslücke, die eventuell entstehen kann, vermeiden wollen. 
Schwierig wird es, wenn ein "Digitalisierungstool" angewendet wird und ein Formular eins zu eins übertragen wird, der Digitalisierung wegen, ohne den Schritt weiter zu denken und den Prozess von vorne bis hinten zu durchdenken.
 

[Manuel Rühl]

An dem Ding mit dem "Citizen Development" knabbere ich tatsächlich noch ein bisschen.

Denn eigentlich stand SmapOne vor Weihnachten schon auf der Abschussliste. Das hatte aber glaube ich eher interne Gründe. Aber wie der Zufall so wollte, ist das Thema in einer Abstimmungsrunde aufgekommen. Und ehrlich gesagt war ich am Anfang auch überhaupt nicht angetan von dieser "Hochglanz-PDF-Schubse". Ich habe dann aber gesagt, lass es uns einfach ausprobieren und erstmal eine Smap bauen, die wir produktiv nutzen. Es ist ja sowieso bezahlt. Also habe ich die Onboarding-Termine gekapert und zum Festival angemeldet. Solche Veranstaltungen sind ja immer für was gut. Und Dank @Silke Jung und @Stefan Faust weiß ich nun auch ein wenig mehr über Wohnmobile und die mobile Pflege 😉.

5 Monate und 3 Leuchtturm-Smaps später habe ich mich langsam warm gelaufen, das hat aber schon ein wenig gedauert. Trotz Top-Unterstützung von @Moritz Münzenmaier. Sonst wäre ich möglicherweise bei meiner anfänglichen Meinung geblieben.

Und nun suche ich weitere Mitstreiter im Unternehmen, die Lust haben, auch mal selbst Smaps zu bauen. Intranet-Posts funktionieren trotz guten Testimonials in den Kommentaren leider nur bedingt. Dieser Artikel trifft es ganz gut:

Wissen: smapDaily: Wie Low-Code-Projekte wirklich gelingen - smapLand Community (smapone.com)

Intuitiv habe ich das genau so gemacht und es funktioniert. Jetzt muss ich nur noch den Rest erreichen.

[Torsten Wolf]

@Manuel Rühl Vielen Dank für die Insights 🙂
Gibt es bei euch im Unternehmen einen Offiziellen weg um eine smap zu beantragen ? Oder ist der direkte Weg zu dir die bevorzugte Variante ?

[Manuel Rühl]

@Torsten Wolf

Da ich bis vor einer halben Stunde die einzige Creator-Lizenz inne hatte, war der direkte Weg zu mir auch der einzige.

Ich will das aber auch nicht groß formalisieren und am Ende noch eine Smap-Beantragungs-Smap bauen.
Ab einer gewissen Größe ist jede Organisation in der Lage, sich ausschließlich mit sich selbst zu beschäftigen.

Wenn es weitere Creatoren gibt, kommen die sowieso zu mir wenn sie Smaps bauen.
Und solange nur statt eines Ausdrucks ein PDF erzeugt wird, geht ja auch eigentlich nichts kaputt.