Agiles Projektmanagement im Citizen Development Umfeld

[Torsten Wolf]

Ich war letztens mit einem Kunden zum Thema Projekt-Management im Citizen Dev. Umfeld im Gespräch. Dabei ging es unter anderem darum, wie man Projekte verwaltet und steuert, deren Beteiligten aus den unterschiedlichsten Abteilungen und mit unterschiedlichen Wissensständen kommen. 🧰

Oftmals sind die umfangreichen und integrierten smaps nicht eben in 30 Minuten gebaut, sondern entstehen über einen gewissen Zeitraum. Es sind ggf. mehrere Abteilungen beteiligt und es müssen Daten von dritt Systemen abgerufen oder verarbeitet werden.

Wie geht ihr an solche Projekte ran ? Nutzt ihr Scrum, Kanban oder einen ganz anderen Ansatz? Gibt es bestimmte Herausforderungen oder Erfolgsgeschichten, die ihr teilen möchtet ❓

Ich persönlich finde, dass agiles Projekt-Management und Citizen Development perfekt zusammenpassen, um flexiblere und anpassungsfähigere Projekte zu ermöglichen. Aber wie seht ihr das? Welche Vorteile und vielleicht auch Fallstricke habt ihr erlebt?

[Torsten Wolf]

 

Ich hole das Thema hier nochmal aus der Versenkeung und spreche diesmal ganz bewusst die aktiven Communtiy Member an, @Bülent Erbas, @Manuel Rühl, @Benjamin Wadewitz, @Philip Alvermann, @Steffen Haußmann. Wie läuft die Erstellung einer smap bei euch ab ? Werden solche "Projekte" in einem PM Tool dokumentiert. Wie sieht es mit der Freigabe aus, dass die smap überhaupt gebaut werden darf ? Gibt es bei größeren smaps ein Gremium das über Inhalt des MVPs entscheidet ? Gebt uns doch mal ein paar Einblicke in eure Prozesse 🙂
 

 

[Bülent Erbas]

Hallo @Torsten Wolf

bei uns läuft es eigentlich recht pragmatisch ab. Vermutlich liegt es daran, dass wir nicht die Größe haben wie andere Unternehmen/Konzerne.

Entweder fällt der Geschäftsleitung oder mir Abläufe auf, an denen man recht gut erkennen kann, dass es mit Tools wesentlich besser und effizienter laufen kann.  Dann wird auch recht schnell ein smap gebaut, getestet und freigegeben.

Bei größeren smaps wie Montageberichte, Abnahmeprotokolle oder RAL-Prüfungen an denen auch Kunden oder Prüfer involviert werden müssen, sind die Abstimmungen etwas aufwendiger und entsprechend länger dauert die Freigabe. Da muss natürlich im Vorfeld alles passen.
Das sind auch meistens die smaps die in einen größeren Prozess integriert werden.

Ein Tool  für PM setzen wir noch nicht ein. Ich habe es mal mit Asana probiert, war aber nicht so glücklich damit.
Ich hatte das Gefühl das die Verwaltung von Asana selbst aufwendiger war als einfach mal eine smap bauen 😅

Aber irgendein Tool für die Projekte muss ich tatsächlich einführen, da es doch insgesamt überhand nimmt.

Ich hoffe, ich konnte damit, wenn auch vermutlich nicht sehr hilfreichen, aber zumindest einen kleinen Einblick geben.
 

[Torsten Wolf]

Hallo @Bülent Erbas, danke für den Einblick 🙂
Wenn ich es richtig verstehe Unterscheidet ihr also unter anderem ob die smaps mit oder ohne Externe Beteiligung genutzt werden kann? Gibt es bei smaps welche Kunden oder Prüfer involvieren ein anderes Vorgehen ? Wird hier Beispielsweise der MVP von mehr Personen getestet ? Mich Interessiert hier wo die Unterschiede bei euch liegen in der Freigabe/Nutzung wenn externe beteiligt sind.

[Bülent Erbas]

vor 9 Stunden schrieb Torsten Wolf:

Wenn ich es richtig verstehe Unterscheidet ihr also unter anderem ob die smaps mit oder ohne Externe Beteiligung genutzt werden kann? Gibt es bei smaps welche Kunden oder Prüfer involvieren ein anderes Vorgehen ? Wird hier Beispielsweise der MVP von mehr Personen getestet ? Mich Interessiert hier wo die Unterschiede bei euch liegen in der Freigabe/Nutzung wenn externe beteiligt sind.

Das sind weniger funktionelle Punkte, sondern eher rechtliche Hintergründe.

Da gibt es z.B. für Abnahmeprotokolle bei  Baugewerken einiges zu beachten.

Auch bei der RAL-Prüfung ist es ähnlich. Werden die Anforderung im smap in Ihrer Gesamtheit erfüllt?

Daher hat die Freigabe an der Stelle eine andere Herausforderung.

 

Bearbeitet 10. Oktober 2023 von Bülent Erbas

[Steffen Haußmann]

Am 8.5.2023 um 11:52 schrieb Luise Scharf:

Bei Veränderungen schreit nicht jeder sofort HURRAA! - und dafür gibt es verschiedenste Ursachen.

Zum Beispiel..


 1. Kontrollverlust
    
 2. starke Unsicherheit --> lieber gewohntes Übel als neues in Kauf nehmen
    
 3. Überraschungseffekt und reflexartiges Ablehnen --> "ähm... NEIN!"
    
 4. zu viele Veränderungen auf einmal --> "was soll ich denn noch alles gleichzeitig tun?!"
    
 5. Gesichtsverlust --> etwas was sie repräsentiert haben, wird abgeschafft
    
 6. Angst vor eigener Inkompetenz --> "vielleicht kann ich das gar nicht, was ich für die Veränderung brauche... lieber sein lassen?!"
    
 7. Mehrarbeit durch die Veränderung --> neue Strukturen und Prozesse sind erstmal aufwändig bevor sie entlasten können
    
 8. Ausstrahlungseffekt --> wenn Veränderung größere Kreise zieht und "Außenstehende" trifft, die noch nicht abgeholt wurden
    
 9. schlechte Erfahrungen aus der Vergangenheit --> die letzten Projekte haben schon nicht funktioniert, lass es einfach sein
    
10. reale Bedrohung (Jobverlust, etc.) 
    
   

Die Analyse der Gründe ist der erste Schritt in die richtige Richtung - und bietet Orientierung für das weitere Vorgehen.

Also beobachte gut, was in deinen Mitarbeitenden vor sich geht, wenn du sie mit neuen Situationen konfrontierst.



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*Quelle Harvard Business Review 👉 https://hbr.org/2012/09/ten-reasons-people-resist-chang

 

@Torsten Wolf Luise @Luise Scharf hat da 10 Gründe aufgeschrieben, was immer Gründe sein können, warum etwas nicht klappt, oder abgelehnt wird, obwohl es technisch funktioniert. Das sind die negativen Beispiele. Die kommen zwar auch vor, aber ich bin froh über jeden Prozess der verbessert werden kann, auch wenn links und rechts 3 andere scheitern auf dem Weg. Was in dem Verhältnis bei uns auf keinen Fall so ist. Bei uns ist es aktuell etwa auf 10 produktive smaps eine die nicht abgeschlossen werden kann. 

Smapone betrachten wir als Möglichkeit auch mal kreativ gewisse Abläufe zu betrachten, für die aktuell keine Ressourcen und Prioritäten bereitstehen. Große Planungsprozesse gibt es dafür daher nicht. Da kommt auch mal das persönliche Gespräch am Anfang mit dem Ergebnis "schreib mal formfrei ein paar Sätze auf und wir investieren mal eine halbe Stunde". Danach kann man ja meist schon sehen, wohin die Reise gehen kann. Wenn man an strukturell günstigen Positionen Personen hat, welche gedanklich zumindest wissen, was man mit Smapone kann, dann kommt da guter Input und dahin kann man dann andere auch lenken um Ideen zu bewerten. Das müssen nicht unbedingt Creatoren sein. 

Auf deine Eingangsfrage hättest du sicher auch Antworten bekommen, wenn die Fragen anders gestellt worden wären. Ich verstehe positionsbedingt, was du da geschrieben hast, die Mehrheit hier aber wahrscheinlich nicht. Das geht uns dann andersherum genauso, wenn diese in der Fachsprache aus ihren Kernbereichen erzählen. Wenn du das nächste Mal die Fachbegriffe durch ein oberflächliche, vereinfachte Umschreibung aufführst, holst du mehr Leser ab.

Jetzt aber auch ein paar Antworten für dich. Wenn man es einteilen möchte, würde man wohl viele Treffer bei Kanban finden. Ich schätze, dass dies bei der Vielzahl der Creatoren in diese Richtung gehen wird, wenn auch unterbewusst und ohne Wissen, was Kanban bedeutet. PM-Tools sehe ich für die meisten smaps auch nicht als sinnvoll an. Ähnlich wie @Bülent Erbasschrieb, ist die smap oft schon fertig, bevor ich dort die Felder gefüllt habe. Diese haben aber auch ihre Daseinsberechtigung, aber keepitsimpel darf auch da gelten. Sonst hatte ich auch schon in einem anderen Beitrag geschrieben, dass wir kreative Lösungen befürworten. Wenn dann mal eine Lösung kassiert, oder geändert werden muss nach dem Entwurf, finde ich das okay. Auch wenn erst der 3 Entwurf glückt ist das okay, es wird ja dabei auch gelernt und eventuell Wissen aufgebaut für einen ganz anderen Ablauf.