Wann wird es eine smap und wann nicht?

[Denise Beck-Klaus]

Wir sind gerade mitten im Proof of Concept und lassen unsere Fachbereiche smapOne auf "Herz und Nieren" erproben. Die befähigten Kolleg*innen holen die historisch gewachsenen Prozesse hervor und versuchen diese bestmöglich mittels smapOne zu digitalisieren. Dabei stellen wir immer mal wieder fest, dass der Prozess durchaus mit anderen, bereits vorhandenen Tools, die wir im Unternehmen etabliert haben, digitalisiert werden kann bzw. könnte... Das bringt uns natürlich zur Frage  "Wann wird es eine smap und wann nicht?". Also, anhand welcher Kriterien ist dieser Prozess einer, der mittels smap abgebildet werden kann oder gar sollte und wann sollte es ein anderes Tool sein.

Konntet ihr die Frage für euch beantworten? Wenn ja, würde mich das "WIE" interessieren 🙂 🙂 🙂. Ich freue mich auf den Austausch!

[Peter Leem]

Hallo Denise,

das ist eine super Frage, die mich auch sehr brennend interessieren würden, da wir vor der ähnlichen Entscheidung stehen.

[Bülent Erbas]

Hallo @Denise Beck-Klaus @Peter Leem

das ist natürlich eine Grundsatzfrage, die man sehr schwer mit einem Post beantworten kann, da sehr viele Faktoren reinspielen.

Hier ein paar Kriterien die für uns wichtig waren:
- die Einfachheit bei der Nutzung der smaps, z.B. für Benutzer aus der Produktion, Monteure oder LKW-Fahrer. Das heißt, wir hatten beim Roll-out keinen hohen Schulungsbedarf. Auch Nicht-Technikversierte kamen sehr gut zurecht
- auch die Einfachheit und Flexibilität in wenigen Schritten eine smap bauen und jederzeit anpassen/erweitern zu können
- geringer administrativer Aufwand 
- Integration in unsere bestehenden digitalen (Teil-)Prozesse
- Standardisierung und Optimierung der bisherigen Prozesse

Unsere erste Anforderung "Proof-Of-Concept" war die Etablierung der Montageberichte. Dafür haben wir drei "Poweruser" ausgewählt, die die Punkte im Detail durchgecheckt haben. Wir haben 2 -3 Runden gedreht und hatten damit eine gute Basis zum Verteilen der smap.
Weitere smaps und neue Ideen ließen nicht lange auf sich warten. Aktuell haben wir ca. 30 smaps mit unterschiedlichen Anforderungen im Einsatz.

 Falls ich eine Empfehlung geben darf: versucht nicht gleich DEN perfekten smap bauen zu wollen, jeden Prozessschritt involvieren zu müssen. Damit wird nur eine hohe Erwartungshaltung forciert. Versucht es z.B. erst mit einem kleinen überschaubaren Prozess. Ihr werdet sehen, wie schnell die smap angenommen wird und die User euch mit neuen Ideen "überfluten" werden.

Bearbeitet 26. September 2023 von Bülent Erbas

[Steffen Haußmann]

Hallo @Denise Beck-Klaus,

Den ersten Schritt habt ihr ja quasi schon entschieden. Insgesamt muss man die Unternehmensfrage beantworten, ob man die Systemlandschaft am liebsten monolithisch, oder modular gestalten möchte. Da ihr ja wie erwähnt schon mehrere Tools im Einsatz habt, ist das wohl modular. Dann ist es recht einfach. Das Tool, mit den größten Vorteilen wird dafür genommen. Mit smapone haben wir ein unwahrscheinlich hohes Tempo erreicht. Für die proof of concept Phase hatten wir einen Bereich vorgesehen mit etwa 30 bis 40 Nutzern und 8 bis 12 smaps. Eine Dauer von 9 bis 12 Monaten hatten wir definiert. Das Ziel hatten wir in 4 Monaten übertroffen und in einem zweiten Bereich ebenfalls schon gute Fortschritte. Wir hatten insgesamt aber ähnlich zu @Bülent Erbas nicht mit den größten Themen begonnen. Eine größere hatten wir auch dabei, aber im onboarding klappte auch dies gut. Vier Monate für eine smap sind ja eine lange Zeit, da lernt man auf dem Weg auch einiges.

Bei anderen Tools, oder Eigenentwicklungen hätten die Dinge auch umgesetzt werden können, aber die Zeiten dafür sind länger. Später wird das schnelle zeitliche Ergebnis auch ein Faktor. Ein Beispiel von uns aus dem letzten Jahr war eine "Energieabfrage". Für unsere Vielzahl an angemieteten Objekten mussten wir Energiesparmaßnahmen umsetzen. Da diese alle unterschiedlich sind mussten wir erstmal aufnehmen, was vorhanden ist und wo angesetzt werden kann. Beispiel Klimaanlage/Lüftungen, da gibt es sehr verschiedene Sachen auch die Einstellung dieser ist unterschiedlich. Mal geht man hin und stellt die Zahl ein, mal muss da ein Elektriker beauftragt werden, oder der Vermieter stellt es über die Objektbelüftung ein. Die Abfrage hatten wir in 35min fertig und nach 2 Tagen lagen fast alle Ergebnisse vor und wir konnten die Umsetzung der Maßnahmen angehen. Das war keine schwere Abfrage und da war auch keine Logik im Hintergrund, das Ergebnis war aber sehr wertvoll. Andere haben noch Unterlagen ausgewertet, als wir Termin machen konnten und zeitnah auch jemanden bekommen haben.

Wie bülent geschrieben hat, kommen die Ideen dann sehr schnell. Wichtig finde ich, dass man mit den späteren Nutzern zusammen eine smap entwickelt. Das erzeugt Akzeptanz und bringt die besten Ergebnisse. 

Später ist dann eine Verwaltung der bestehenden smaps. Im Verlauf kommen da mit neuen Fähigkeiten auch noch Updates, welche Optimierungen erreichen, oder auf neue Situationen anpassen. Weiterhin kommen die Anfragen für neue smaps und Ideen aus den Bereichen. Da sollte dann einer, oder ein Team entscheiden, ob das sinnvoll ist, oder dies besser woanders platziert werden sollte. Wir hatten dann auch Anfragen, wo smapone überhaupt nicht geeignet ist, da die Stärken ganz woanders liegen. Bei einer war das nötige System für die Anfrage zum Beispiel ein Contentmanagementsystem. Es wurde darin explizit erfragt, ob man das auch mit smapone machen kann. Im Kern war die Antwort: "ja, aber das wird überhaupt nicht schön und wird euch nicht gefallen...". Der Wunsch war halt dabei, es schnell nutzen zu können, was bei smapone-Umsetzung immer der Fall war.

Insgesamt ist die Entscheidung ob mit, oder ohne smapone später nicht mehr so schwer, da die Stärken bekannt sind. 

Jetzt ist mein Text ähnlich lang wie der von bülent, aber mit 3 Worten ist es nicht anzudeuten. Seiner Eröffnung stimme ich auch vollkommen zu. Es sind viele Faktoren und in einem Post ist das schwierig. 

[Denise Beck-Klaus]

@Bülent Erbas und @Steffen Haußmann vielen Dank für Eure Antworten 🙂!

Wir fahren im PoC gerade eine ähnliche Strategie, wir haben all unseren Creatoren mitgegeben den Fokus auf sehr betriebsnahe, einfache Prozesse zu legen, die möglichst keine Schnittstelle zu einem bestehenden System benötigen. Das war schon herausfordernd, da es viel schwieriger ist, einfach zu denken als komplex d. h. wir versuchen immer mal wieder runter zu skalieren und daran zu erinnern "take a simple one and do it simple". Die Herausforderung ist bei uns also nicht nur das Tool, sondern auch, die agile Herangehensweise, die es zu etablieren gilt. 

[Denise Beck-Klaus]

@Bülent Erbas und @Steffen Haußmann ich habe verstanden, dass ihr smapOne aktiv im Einsatz habt. Existiert für Eure Creatoren eine Art Orientierungs-Matrix oder Hilfestellung um entscheiden zu können, ob ein Prozess mittels smapOne umgesetzt werden kann oder eher nicht und der Weg über die IT gesucht werden sollte? Also setzt ihr aktiv "Grenzen", was nach Einführung von smapOne darin stattfinden sollte und was nicht?

[Bülent Erbas]

@Denise Beck-Klaus bei uns ist es eigentlich recht einfach, da ich der einzige Creator bin und entsprechend die IT-Verantwortung habe😄

Sollte es aber mal dazu kommen, eine Hilfestellung zu geben, wäre meine "Grenze" der Umfang der einzusetzenden smap.
Genauer gesagt, wenn es sich um eine smap handelt die rein abteilungsintern genutzt werden würde, wäre die Entscheidung über den Einsatz oder Nicht-Einsatz auch rein abteilungsintern.

Sobald es aber um Archivierung der Daten oder Datenaustausch über Schnittstellen geht, ist es automatisch ein IT-Thema.
Dann ist der geplante Prozess vermutlich auch etwas umfangreicher und die Hürde zur Freigabe der smap etwas höher.

 

[Torsten Wolf]

Hallo @Denise Beck-Klaus, du schreibt in deinem Ursprungsbeitrag dass ihr bei der Prüfung von Prozessen immer wieder feststellt dass sich ein Prozess auch mit einer anderen bereits im Unternehmen genutzten Lösung digitaliseren lassen würden.

Mich würde Interessen warum der Prozess dann noch nicht digitalisiert ist ? Ist das andere Tool zu Aufwändig, gibts es keine KeyUser die es Umsetzen können oder spielt vielleicht der Finanzielle Aspekt eine Rolle ?

[Steffen Haußmann]

@Denise Beck-Klaus anfänglich war ich der einzige Creator und ich arbeite in der IT. Mit den ersten smaps, kamen die Begehrlichkeiten bei anderen Abteilungen und damit auch die ersten Creatoren hinzu. Manche sind dann auch wieder verschwunden, aber das ist auch normal. Zeit ist halt meistens ein rares Gut und das nicht nur in der IT, sondern auch in den Fachabteilungen. Daher fehlt manchmal auch die Zeit für solche Sachen wie smapone. Wir in der Eröffnung erwähnt, hatten wir bei der Einführung ein klares Ziel und viele Papierformulare. Das Ergebnis ist schnell vorhanden und die Beteiligung der Personen die es dann nutzen sollen ist leicht zu machen. Da kristallisieren sich schnell die Expertinnen und Experten heraus, welche die Abläufe einfach halten. Im optimalen Fall werden dies auch Creatoren. Insgesamt können 2-3 Smapvorgänge mit 1b Charakter das Unternehmen weiter voranbringen als der eine perfekte Vorgang. Man kann ja auch Ziele für eine Version 2 und 3 definieren. Datenimporte automatisieren zum Beispiel ist zwar löblich, aber wenn es vielleicht einmal alle 14 Tage nötig ist, sollte das nicht der Hinderungsgrund sein, wenn der Vorgang insgesamt digital eine Verbesserung darstellt. 

[Johanna Becker]

Liebe @Denise Beck-Klaus, schau mal hier: Andrea geht weiter unten im Topic auf ihre Empfehlung der "gewichteten Entscheidungsmatrix" ein.

 
Ich liebe aber auch die Berichte der anderen smapLander. Lasst uns da gern noch mehr sammeln, wie eure Einführung geklappt hat und wie ihr die "besten" Creatoren gefunden habt. 

[Andrea Urbschat]

Hier würde ich tatsächlich mal spontan @Jürgen Sakry und @Jeanne Merswolken verlinken. Das Thema von @Denise Beck-Klaus umtreibt mich nämlich auch schon eine Weile und ich stecke mittendrin, eine Art BluePrint für diese Frage zu erstellen: wann wird es eine smap (und wann eben auch nicht). Jürgen und Jeanne waren ja letzte Woche im Webinar mit @Michel Lason Ich war nicht die ganze Zeit dabei. Spannend wäre, ob das da auch thematisiert wurde?

[Bülent Erbas]

vor 11 Stunden schrieb Andrea Urbschat:

eine Art BluePrint für diese Frage zu erstellen: wann wird es eine smap (und wann eben auch nicht)

Ich bin mir nicht ganz sicher, ob man tatsächlich eine allgemeingültige Matrix oder Kriterienkatalog zusammenstellen kann. Ich denke, die Schwerpunkte und Abläufe der Unternehmen variieren doch sehr, ob es nun ein Energieversorger, Maschinenbauer oder Logistikunternehmen ist.

Vielleicht wären diese groben Punkte hilfreich für den smap-Freigabeprozess (überschneidet sich mit deinen bereits erwähnten Gedanken @Andrea Urbschat😊

• Klassifizierung des Anwenderkreises: 5 Personen, 200 Personen, Abteilung, mehrere Abteilungen, im gesamten Unternehmen
  Wenn der maximale Verbreitungskreis groß ist, ist die Wirkung der App entsprechend höher, entsprechend auch die Testphase bis zur Freigabe.
• Was erwarten die Nutzer von der App? Da hauptsächlich mit Smartphones/Tablets gearbeitet wird: wirkt die smap überladen? Können überflüssige Bausteine entfernt werden / ausgeblendet werden?
• Mit No-/Low-Code geht man einen demokratischen Software-Ansatz. Sind aber die Themen wie Sicherheit und Compliance trotzdem geregelt? Speziell bei Compliance: kennen die (zukünftigen) Creator:innen die Regeln und Vorschriften die in der smap berücksichtigt werden müssten?
• Schnittstellenthematik (uni-/bidirektional): wird in der smap ein Datenaustausch benötigt? Falls ja, mit welchen Systemen? Sollen evtl. Daten in die Cloud (AWS, Microsoft, Google) abgelegt werden? Wie greifen hier die Compliancerichtlinien? Muss die IT frühzeitig informiert werden?
• Testphase: wen beziehe ich in die Tests ein? Meiner Meinung nach einer der wichtigsten Punkte für den Erfolg beim Roll-Out der smap. Ich bevorzuge sehr gerne sehr kritische und skeptische Nutzer 😄 Die Feedbacks dieser Nutzer sind goldwert 😅

Bearbeitet 12. Oktober 2023 von Bülent Erbas

[Andrea Urbschat]

@Bülent ErbasJa, vielleicht hab ich mir mit der Matrix auch zu viel vorgenommen 😄 das ist manchmal so ein Prozess bei mir 🙈 Naja, es ist schon noch mal konkreter als meine Auflistung. Ich habe heute erst einen Artikel gelesen, in dem das Thema Risiko-Abwägung ganz präsent war. Jetzt überlege ich, wie das da noch reingeht. Auch so Themen rund um Datenschutz, Datenschutzklassen, personenbezogene Daten muss da noch irgendwie rein 😁🤣 Ich werde wohl in den Tiefen dieser Matrix versinken. *wegduck*

Eine Rückfrage: bei dem zweiten Punkt: die Frage finde ich super, überlege nur, wie eine Skala aussehen kann bzw. welches "Ranking an Kriterien" man macht. Man müsste da ein bisschen in Richtung Persona denken, d.h. wer nutzt die smap am Ende und welche Anforderung hat der dann. Hmmmm.. ich denke mal drauf rum.

Wenn ich einen Zwischenstand habe, hau ich dich mal nach Feedback an 🙂

[Bülent Erbas]

vor 32 Minuten schrieb Andrea Urbschat:

wer nutzt die smap am Ende und welche Anforderung hat der dann.

Das kann man ja durchaus mit der Testgruppe regeln. Je breiter und unterschiedlicher die Benutzer, umso besser das Feedback.

[Bülent Erbas]

Man könnte auch ein smap für ein smap-Freigabeprozess anwenden 😀

Hier der passende Prompt:
>>
Erstelle mir eine smap für ein App Freigabe-Prozess. 
Der Name der App, sowie das Ziel und die Anforderung sollen erfasst werden.
Folgende Punkte sollen in jeweils separaten Abschnitten gebaut werden: Anwenderkreis, Nutzbarkeit, Compliance, Sicherheit. Für jeden der einzelnen Punkte sollen 6 weitere passende Unterpunkte aufgeführt werden.
Jeder dieser Punkte soll mit bis zu 5 Sternen bewertet werden.
Die Bewertung soll zusammengefasst werden.
Schreibe in ein Info-Feld das Ergebnis der Bewertung.
<<

Bearbeitet 24. Oktober 2023 von Bülent Erbas

[Denise Beck-Klaus]

Am 9.10.2023 um 21:03 schrieb Torsten Wolf:

Hallo @Denise Beck-Klaus, du schreibt in deinem Ursprungsbeitrag dass ihr bei der Prüfung von Prozessen immer wieder feststellt dass sich ein Prozess auch mit einer anderen bereits im Unternehmen genutzten Lösung digitaliseren lassen würden.

Mich würde Interessen warum der Prozess dann noch nicht digitalisiert ist ? Ist das andere Tool zu Aufwändig, gibts es keine KeyUser die es Umsetzen können oder spielt vielleicht der Finanzielle Aspekt eine Rolle ?

Ok @Torsten Wolf diese simplen Fragen haben gerade ein Gedankenkarussell angestoßen... Sehr gute und berechtigte Fragen. Die Antworten sind sicherlich eine Kombination aus Ressourcenmangel (Manpower und Zeit) und Unwissenheit über die Systemlandschaft und Möglichkeiten, die die Systeme bieten. Vermutlich auch das Unwissen darüber, wer überhaupt der Ansprechpartner ist. Häufig stelle ich fest, dass die Personen Hemmnisse haben ihre Anforderung zu platzieren, da sie diese gar nicht so richtig beschreiben können... im Zweifel bleibt alles beim alten. Wir haben bspw. für SAP KeyUser aber die haben zu dieser Tätigkeit noch Tagesgeschäft, was die Ausübung der Funktion sicherlich herausfordernd gestaltet und das sehen natürlich auch die KollegInnen. 

[Torsten Wolf]

Am 10.11.2023 um 17:02 schrieb Denise Beck-Klaus:

Ok @Torsten Wolf diese simplen Fragen haben gerade ein Gedankenkarussell angestoßen... Sehr gute und berechtigte Fragen. Die Antworten sind sicherlich eine Kombination aus Ressourcenmangel (Manpower und Zeit) und Unwissenheit über die Systemlandschaft und Möglichkeiten, die die Systeme bieten. Vermutlich auch das Unwissen darüber, wer überhaupt der Ansprechpartner ist. Häufig stelle ich fest, dass die Personen Hemmnisse haben ihre Anforderung zu platzieren, da sie diese gar nicht so richtig beschreiben können... im Zweifel bleibt alles beim alten. Wir haben bspw. für SAP KeyUser aber die haben zu dieser Tätigkeit noch Tagesgeschäft, was die Ausübung der Funktion sicherlich herausfordernd gestaltet und das sehen natürlich auch die KollegInnen. 

Hey @Denise Beck-Klaus danke für ehrliche Antwort und die offenen einblicke. Diese Decken sich auch mit meiner Erfahrung aus der Vergangenheit in anderen Unternehmen. Ganz besonders die Situation dass sich Anwender nicht trauen ihre Belange zu formulieren aus Angst es falsch oder nur teilweise zu beschreiben. Genau das ist ja aber der Ansatz der Agile Entwicklung, wir müssen nicht erst das fertige Konzept haben. Wir finden das Ziel auf dem Weg. 

Wir sind intern bereits dran ein Konzept zu erstellen, wie wir nicht nur Creatoren abholen sondern bereits bei den Mitarbeitern anfangen welche am Ende smapOne als User nutzen werden. Wir wollen dort bereits reingehen und entsprechende Hürden abbauen um den Kreatoren eine bereitere Plattform zu bieten.

[Dirk Battermann]

Am 13.11.2023 um 16:27 schrieb Torsten Wolf:

Hey @Denise Beck-Klaus danke für ehrliche Antwort und die offenen einblicke. Diese Decken sich auch mit meiner Erfahrung aus der Vergangenheit in anderen Unternehmen. Ganz besonders die Situation dass sich Anwender nicht trauen ihre Belange zu formulieren aus Angst es falsch oder nur teilweise zu beschreiben. Genau das ist ja aber der Ansatz der Agile Entwicklung, wir müssen nicht erst das fertige Konzept haben. Wir finden das Ziel auf dem Weg. 

Wir sind intern bereits dran ein Konzept zu erstellen, wie wir nicht nur Creatoren abholen sondern bereits bei den Mitarbeitern anfangen welche am Ende smapOne als User nutzen werden. Wir wollen dort bereits reingehen und entsprechende Hürden abbauen um den Kreatoren eine bereitere Plattform zu bieten.

@Stefanie Schneider

@Britta Köhler

habt ihr bestimmt mit Denise auch schon tiefergehend diskutiert, oder? Ansonsten in jedem Fall eine sehr spannende Diskussion 👍