Steffen Haußmann

Ich finde es klasse, hier auch solche Anwendungsbeispiele zu lesen. Das treibt die eigenen Ideen immer wieder an. Im genannten Beispiel verstehe ich den Grund für die Einfachauswahl aber noch nicht. Gibt es Gründe, wo im Bericht das Bild nicht angezeigt werden soll? Sonst würde es im Ablauf doch reichen, mit dem Match zu arbeiten, da der Techniker die Aufgabe an den Sachbearbeiter weiterleitet. Durch den passenden Match würde dieser das angezeigt bekommen und der Techniker vorher nicht. Wenn du auch diesem Sachbearbeiter die Anzeige der Bilder in der APP ersparen willst, könntest du noch eine Gruppe als Unterseite definieren und dort das, oder die Bilder einfügen. Dann sieht dieser es auch nur durch Öffnen der Unterseite und hätte nur ein kleine Zeile, statt dem ganzen Bild. Was mir insgesamt noch einfallen würde als Alternative, wäre ein Weg mit Automatisierung(z.B. PowerAutomate). Du könntest eine kompakte Smap für die Techniker bauen. Nach Abschluss wird damit der Inhalt als Aufgabe von Smap2 gefüllt. Dies könnte eine Kopie von der Smap 1 sein, wo dann in der Struktur noch weitere Punkte enthalten, oder gefüllt werden müssen. (wie deine Bilder, oder Eingaben des Sachbearbeiters)

Die Kontaktdaten der jeweiligen Creatoren sind immer bekannt. Wir verteilen die Smap nicht über die automatische Mail. Bei einer neuen Smap geben wir auch immer noch Informationen über den Hintergrund und auch was, oder wie es gedacht ist im Einsatz. Gerade bei ganz neuen Prozessen hilft dies sehr bei den Anfängen mit der jeweiligen Smap. Die Installation der Smaps haben wir am Anfang auch bildlich mit der Mail dargestellt, damit es nicht daran scheitert. Dadurch sind Kontaktmöglichkeiten immer gegeben. Wenn etwas nicht funktionierte, oder unverständlich war, ist dies auch genutzt worden. Mit den Smaps ist aber insgesamt sehr einfach, wodurch diese Fälle sehr überschaubar waren. Wie erwähnt hatten wir ja auch vorab eine Testgruppe. Mit Verbesserungsvorschlägen ist das schwierig. Die Nutzer wissen ja nicht, was alles möglich ist. Aus der Testgruppe heraus kommen solche Sachen aber, da diese ja auch schon gute Einblicke haben und auch bei den Tests. Zudem erwähne ich auch in den Meetings, wenn es irgendetwas gibt, was nun möglich ist. Eine Feedback/Umfrage-Smap haben wir aber tatsächlich auch im Dezember eingeführt. Wenn eine Umfrage läuft, ist das Feedback inaktiv, damit die Tabelle für die Auswertung sauber bleibt. Wenn die Umfrage beendet ist, gibt es dort nun die Möglichkeit ein freies Feedback zu hinterlassen. Wurde leider noch nicht genutzt, haben wir aber auch erst am Ende der Umfrage eingebaut. Wir hatten vorher immer neue Smaps gebaut für solche Abfragen. Der Übersicht halber nutzen wir nun diese eine Smap. Mit der jeweiligen Version erhält man ja immer wieder eine saubere Liste. Feedbackfunktion innerhalb der Smap könnte vielleicht so aussehen wie im Creatorprozess bei den Bausteinen. Gut würde ich finden, wenn man diese aktivieren könnte bei Bedarf je Smap.

Dankeschön! Angemeldet hatte ich mich dafür und schaue ab und an dort vorbei. Aufzeichnungen werden ja öfter bereitgestellt, daher versuche ich dieses immer. Ich bin gespannt auf das Ergebnis.

Ich denke, dass dies abhängig ist davon, ob viele Creatoren im Einsatz sind. Wenn es eher weniger sind, haben diese natürlich mehr Erfahrung und die von dir beschriebenen Fehler treten entsprechend seltener auf. Bei uns ist dies jedenfalls so. Ein paar mehr Creatoren hätten wir zwar gerne, aber diese konnten wir noch nicht gewinnen. Da kommen glücklicherweise immer wieder welche hinzu, ist aber langsam. Das Team welches an den Smaps mitarbeitet ist aber groß. 14 tägige Meetings zu möglichen neuen Themen die umgesetzt werden könnten, Änderungen die gewünscht sind und smaps welche in Umsetzung sind. Diese testen wir zuerst im kleinen Kreis, bevor dann 500x die Rückmeldung kommt, dass ein Feld nicht gefüllt werden kann. Dies hat zum Glück bis dato gut geklappt und solche Fehler sind da schon aufgefallen. Ich denke, dass man diesen Aufwand nicht generell treiben muss. Wenn dann bei einer kleineren etwas nicht "perfekt" ist, ist das auch okay. Dort kann ein erfahrener Creator die Testgruppe eventuell bei Bedarf ersetzen. Bei großer Anzahl an Nutzer, oder häufiger Nutzung kann man solche Sachen welche die Eingabe, oder das Ergebnis vereinfachen überdenken. Die Zeiteinsparung multipliziert sich dann entsprechend. Wenn ihr eine Feedbackfunktion in der smap einbauen würdet, womit das Feedback einfach wird, wäre ich nicht abgeneigt. Je besser die Qualität der smaps, umso besser die Anerkennung bei den Nutzern.

Hatte ich anerkennnend gelesen gehabt bei den Releasenotes. Bestehende Berichte habe ich aber nicht angefasst, dass war mir der Endif nicht wert.

Wird es eine Aufzeichnung geben? Würde ich mir gerne einiges von anhören, aber terminlich passt es leider nicht.

Hallo @FrederikWo, die Tipps von Moritz kann ich dir auch empfehlen, dass bringt schon einiges. Die Zeilenabstände sind im Standard schon recht groß. Insgesamt kann dich sicher jeder Creator verstehen, da alle früher oder später damit konfrontiert werden. Eine Option im Standard kann ich dir empfehlen, wenn du die noch nicht gefunden hast. Hatte ich auch übersehen und wurde mir dann im Onboarding gezeigt. Wenn du Wiederholungsgruppen nutzt, kannst du diese als Tabellen ausgeben. Das macht das ganze extrem kompakt. Sonst bleibt nur die Anpassung der Berichte. Dies ist aber auch nur am Anfang etwas schwierig. Da findet man sich auch recht schnell rein. Außer das eine Endif... welches man irgendwie immer zu viel, oder zu wenig hat, kommen da auch mit wenigen Eingriffen gute Ergebnisse. Manche Empfänger brauchen teilweise nur einzelne Informationen aus dem gesamten Bericht. Dort könnte es auch reichen denen dies mit einer Mail zu schreiben. Diese kann man mit der Concatfunktion recht gut anpassen.

Hört sich ganz nach meiner Krankenkasse an. Toppen tut das aber noch mein Stromanbieter mit dem "grünen Tarif". Dort habe ich auch einen digitalen Zugang, sonst kann man den Tarif nicht auswählen. Der Zugang funktioniert auch tadellos. Ich bekomme eine Email sobald dort eine neue Nachricht im Postfach liegt. Zwei Tage später habe ich dann aber immer einen Brief im Briefkasten, wo nur drin steht, dass ich neue Informationen im Postfach habe. Die Briefe bekommt man Recht häufig. Verlängerung, Zählerablesung, allgemeine Informationen, Preisanpassung, Werbung könnte man auch anhaken. Dann lernt man bestimmt wieder den Vornamen seines Postboten wenn man das noch anhakt.

Schau dir dazu Mal den Ansatz von @Jan Pietsch an: Absenden des Datensatzes in der Smap verhindern (verstecktes Pflichtfeld) Du musst halt vorher einen Umweg gehen. Das kannst du zum Beispiel erreichen, wenn du für jede Checkbox ein Zahlenergebnisfeld einfügst mit dem Ergebnis 1 wenn angehakt. Diese Felder kannst du ja auch verstecken. Dann eine Summe ziehen. Wenn das Ergebnis 0 ist machst du wie im Link die Multiplikation mit der "hohen" Zahl. Alternativ kann man das auch in eine lange Formel packen, aber die wird in Abhängigkeit der wählbaren Felder meiner Meinung nach richtig lang.(lasse mich gern von einer kurzen Formel überraschen) Solch eine lange Formel hatte uns @Torben CreemerMal gezaubert im Onboarding für die Checkboxen.

Nein, mit dem Umweg klappt es. Danke Dir!

Ich habe gerade eine Smap im Test, welche die digitale Kostenabrechnung mittels Smapone umsetzen soll. Mit dem Prototypen bin ich schon sehr zufrieden, aber die möglichen Eingaben machen mir Sorgen. Probleme gibt es bei dem Papierformular natürlich auch, aber gerade wenn so etwas neu gemacht wird und dann auch digital liegt das Augenmerk besonders darauf. Wenn nun zum Beispiel ein Foto verwackelt ist, kann ich dies vor dem Senden nicht prüfen lassen. Wenn der Nutzer dies nicht beachtet, wird das Formular so abgeschickt. Bei der Prüfung wird dies dann abgelehnt. Unsere Abrechnung soll monatlich erfolgen, um den Verwaltungsaufwand im Rahmen zu halten. Wenn dann aber ein Bild von beispielsweise 20 Belegen nicht akzeptiert wird, wäre es für den Nutzer extrem ärgerlich, ein komplett neues Formular auszufüllen. Jetzt der Hauptgedanke: Der Datensatz wird zurückgegeben als Aufgabe. Der Nutzer bekommt sein ausgefülltes Formular zurück und kann dann die Korrektur vornehmen und diese erneut absenden. In der internen API habe ich schon geschaut und auch ein wenig probiert, aber noch keinen Erfolg gehabt. Mit Umweg: Über den Weg, die erhaltenen Daten in eine neue Aufgabe zu füttern und diese dann an den Absender zurückzugeben hatte ich es geschafft. Den eigentlichen Datensatz könnte man dabei am Ende auch löschen lassen. Das Ergebnis ist das gleiche, aber der Ablauf gefällt mir noch nicht so gut, vielleicht hat jemand eine Hilfestellung, wie dies einfacher geht!?

Das könntest du recht einfach erreichen, wenn du dir die Mehrfachauswahl "nachbaust". Ich habe dafür eine Gruppe erstellt und die Checkboxen eingefügt. Diese Gruppe kannst du dann duplizieren um etwas Arbeit zu sparen. Bei gesperrte Lagerplätze setzt du dann jeweils eine Aktivierungregel wie rechts im Beispiel. Checkbox 4 ist deaktiviert, wenn Checkbox eins aktiviert wurde. Bei den Gruppen habe ich definiert, dass diese in einer zusätzlichen Seite geöffnet werden. In der Smap sieht dies dann wie folgt aus: Unterseite Freie Lagerplätze geöffnet: Unterseite gesperrte Lagerplätze: Der Hintergrund, warum dass so gebraucht wird, wäre wahrscheinlich noch interessant. Eventuell könnte man mit dem Datensatzauswahlbaustein und einer hinterlegten Tabelle noch eher den Workflow unterstützen. Nach dem Abschluss der Smap wären die Eingaben ja wieder zurückgestzt und beim nächsten Nutzen dieser müssten wir die freien Plätze definiert werden. Beim DSAB könnte die Tabelle mittels Automatisierung beim nächsten Mal wieder als Grundlage genutzt werden. Dafür wäre aber mehr vom eigentlichen Workflow nötig.

Dies ist ein schwieriges Thema. Inhaltlich bin ich da ganz bei @Luise Scharf! Bei den Problemen deckt sich dies aber auch mit @Johanna Becker. Diese Erfahrungen habe ich auch gemacht. Geteilt ist dann meine Meinung wie man damit umgeht. Berührungsängste baut man am besten ab, indem man einfach mal machen lässt. Dabei kann natürlich auch etwas schief gehen. Viren, Phishing, Fakenews und so weiter sind halt vorhanden und gefährlich. Wenn man allerdings damit anfängt, blockt man jegliche Anfänge. Dann traut sich keiner mehr irgendwas zu machen. Der Mittelweg dabei ist meiner Meinung nach die Schwierigkeit. Jetzt zur Frage nach den internen Schulungen. Wir hatten Smapone im ersten Step genutzt um unseren Außendienst zu digitalisieren. Mit einem Laptop waren diese vorher auch schon ausgestattet, aber die täglichen Abläufe waren zumeist in Papierform. Mit Smapone hatten wir dort angesetzt und gleichzeitig auch mehr Flexibiliät durch den Einsatz von Tablets. Das meiste wurde nun möglich durch technische Geräte. Im Außendienst haben wir alle Altersgruppen vertreten und dabei auch Personen, welche nicht als technisch affin bezeichnet werden. Dabei haben wir dann auch Schulungen eingebaut und sogar Einzeltermine um diese persönlich abzuholen am jeweiligen Stand.(Das kann dann auch mal beim "Neuland Internet" sein.) Erstaunlich sind dann teilweise die Entwicklungen im Laufe der Zeit. Da kommen dann auch mal von Personen, wo das Internet wirklich gefühlt Neuland war in der Gruppenschulung zum Thema "Signaturen, Abwesenheitsnotiz und Weiterleitung Mail und Telefon", auf einmal Lösungen von genau diesen Personen. Das sind dann tolle Momente. Da dies jedoch ein permanenter Prozess sein muss, kann man wohl nur gewisse Grundlagen schaffen und schulen. Mit neuen Entwicklungen und Möglichkeiten muss man sich immer wieder auseinandersetzen. Wenn man dabei unterstützen kann, oder unterstützt werden kann, sollte man dies machen.

Ein paar mehr Möglichkeiten wären schon schön, ein wenig behelfen kann man sich mit den vorhanden Möglichkeiten aber auch. Die erwähnten Bilder nutze ich teilweise bei Warnhinweisen, damit es einfach deutlicher auffällt. Bei den Schriften kann man zumindest die einzelnen Abschnitte in Fett hervorheben. Damit kann man sicher auch mit entsprechender textlicher Gestaltung die einzelnen wichtigen Passagen hervorheben. Statt einem großen Textblock setzt man dann halt drei. (normale Schrift-fett-wieder normal) Zusätzlich kannst du auch die komplette Emoji-Palette nutzen. Diese musst du nur kopieren und einfügen an die gewünschte Stelle.

Die neue Ansicht finde ich gelungen. Damit kann man schnell einen ersten Blick in die Datensätze werfen, auch bei größeren Multiselectfeldern. Die Komprimierung und Filterung in der Anzeige erleichtert es dabei. Filtern ging vorher zwar auch, aber ist nun deutlich bequemer. Der Excelexport hat mir hingegen vorher besser gefallen und da wäre ich nicht erfreut, wenn man dabei nicht die Wahl hätte. Ich nehme jetzt ein Beispiel: Wir haben eine Multiselectabfrage gestartet mit etwa 20 Textantwortmöglichkeiten. Als Ergebnis war es realistisch, dass keins zutrifft, aber auch eins bis zwanzig. Die Kombinationen darin konnten auch alle auftreten. Vorher gab er für jedes eine separate Spalte aus, mit dem Feldinhalt "wahr" wenn ausgewählt. Am Spaltenende musste man nur zählen lassen, wie oft "wahr" angegeben ist. Dies konnte man auf alle anderen Spalten kopieren. Prozentual ging dann ebenso schnell. Wenn ich das jetzt machen möchte, muss ich aber für jede der 20 Textantworten eine Zählung generieren, da in der Zelle der Text steht. Vorher die Spaltentrennung mit der Trennung bei Semikolon ist auch nicht hilfreich, da der Inhalt in der Spalte immer unterschiedlich ist, durch die verschiedenen möglichen Kombinationen. Wenn ihr jetzt natürlich noch die Option schafft, dass Summen und Prozente eingeblendet werden können für die einzelnen Auswahlmöglichkeiten und man beliebig filtern kann, wäre dies auch interessant. Solche Abfragen nutzen wir um zu prüfen, wie der gedachte Ablauf tatsächlich umgesetzt wird. Beim Ergebnis interessiert dann zumeist bei mehreren hundert Datensätzen nur der Durchschnitt und die Prozente für eine Betrachtung. Wenn dann der einzelne Interessant wird, schaut man sich dazu auch den Bericht an. Da bietet Smapone ein unwahrscheinlich hohes Tempo. Die leichte Auswertung für jeden Creator zählte dabei mit dazu.

Hallo Robert, ich bin neugierig über den Ablauf, was die einzelnen Nutzer machen müssen. Muss Benutzer A den alten Bericht sichten und die Informationen bereitstellen mit den Bildern und die Aufgabe dann an Benutzer B zuweisen? Mit dem Hinweis von Moritz kann man das Senden einer Aufgabe unterbinden, was mit normalen Pflichtfeldern nicht funktioniert. Den Beitrag von Jan habe ich mal in einer Testsmap nachgebaut. Es klappt super damit. Für deinen Usecase wird das wahrscheinlich nicht helfen. Da die Häkchen dann ja immer gesetzt werden müssen, oder man es sonst nicht weitergeben kann. Da kann man die Felder wohl auch gleich einblenden. Mit der Unterseite finde ich persönlich in der App eine schöne Sache bei größeren Smaps, oder mehreren Bildern. Wenn du die Smap etwas dynamischer haben willst, kannst du bei den Unterpunkten Bedingungen erstellen. Wenn das Textfeld leer ist, bleibt die Gruppe mit den Bildern ausgeblendet. Sobald dann dort etwas eingetragen wird, kommt dein Bildermenü hinzu. Da kann man dann auch die Zahlenmultiplikation von Jan nutzen, damit dann wenn der Text steht auch Bilder vorhanden sein müssen. Insgesamt liest sich der Ablauf so, dass dort Möglichkeiten der Automatisierung gegeben sein könnten, bis hin zur Aufgabenerstellung für den Bearbeiter. Dafür wären dann aber weitere Tools nötig und das was die Nutzer machen müssen, müsste noch klarer sein. Klingt aber auf jeden Fall spannend. Ein Ablauf wo Benutzer A einen Teil erfüllt und Benutzer B weitermacht ist schon klasse, aber beim Durchdenken des ganzen Prozesses natürlich schwierig.

Hallo Wolfgang, grundsätzlich geht so etwas, der Aufwand, welcher dafür betrieben werden muss, kann aber sehr unterschiedlich sein. Speichern der Eingaben in der Cloud erfolgt ja erst, wenn man auf senden klickt. Dann sind diese Daten vorhanden und können für eventuelle andere Sachen abgefragt werden. Auf dem jeweiligen Gerät werden die Eingaben vorher aber auch zwischengespeichert. Variante 1 könnte dann sein, dass man im Ablauf definiert, dass das Fahrtenbuch zum Beispiel wöchentlich, oder monatlich gesendet wird und innerhalb der Fahrtenbuchsmap die Daten dann dadurch immer vorhanden wären. Man könnte das Senden vorher auch unterbinden lassen mit einem Abgleich auf das Datum, damit dann wirklich nur einmal die Woche/Monat eins gesendet wird. Variante 2 wäre, dass der Nutzer in seiner App den letzten Bericht öffnet und sich dort die Zahl heraus holt. Für die letzten 30 Tage geht das ja ganz einfach am Gerät. (In der jeweiligen Smap die drei Striche anklicken und dann auf Übertragen. Variante 3 ist sicher die eleganteste, aber auch aufwendigste. Du lässt den Nutzer seinen Eintrag ausfüllen und senden. In deiner Smap baust du einen Datensatzauswahlbaustein ein, zum Beispiel mit den PKW-Daten(Kennzeichen, Marke, Kilometerstand) Durch das Sender der Daten sind die Smapeingaben dann in einer Tabelle, welche du dir im Smapportal unter Daten ansehen kannst. Jetzt kommen andere Programme ins Spiel wie Power Automate, Lobster usw. ins Spiel. Diese nehmen dann quasi die eingegebenen Daten, tragen den Kilometerstand in die Tabelle welche du im Datensatzauswahlbaustein eingebunden hast und aktualisieren diese Datei dann automatisch. Für diese Variante kannst du deinen Smapone-Ansprechpartner ansprechen, oder es mit Entwicklern deiner Firma angehen, wenn ihr so Automatisierungtool im Einsatz habt. Das ist halt stark abhängig wie die verfügbaren Ressourcen aussehen. Machbar ist es aber durchaus. Bin gespannt, ob jemand noch eine Variante 4,5 und 6 hat. Gibt ja meist nicht nur eine Möglichkeit um ans Ziel zu kommen.

In einer unserer Smaps habe ich diese Abfrage auf den Datensatzauswahlbaustein genutzt um die abschließende Verteilung des Berichts per Mail zu steuern. Sofern die Filiale damit ausgewählt wurde, wird über den jeweiligen Vertriebsweg der zugehörige Sachbearbeiter ausgewählt. In unserem Beispiel gab es dabei 20 verschiedene Empfängerkombinationen, welche dadurch automatisch ausgewählt werden. Dies macht es dem Benutzer der Smap sehr einfach. Ohne dem müsste dieser erst den passenden Empfänger herausfinden. Bei 20 Kombinationen ist es dabei sehr wahrscheinlich, dass eine falsche Auswahl getroffen wird. Alternativ könnte man natürlich auch einen Empfänger auswählen, welcher dann die Verteilung übernimmt. Beides führt aber immer zu Verlängerungen des einzelnen Prozesses und wenn der Verteiler ausfällt, oder Urlaub macht, steht der Prozess.