SMAP per QR ausfüllen lassen

[Benjamin Wadewitz]

Hallo Zusammen, 

@Christian Meixner hat ja heute die neue Funktion „Web App“ vorgestellt (https://community.smapone.com/stories/die-neue-web-app-von-smapone) hierzu habe ich dann direkt eine Idee, aber ich weiß nicht wie bzw. ob man es damit umsetzen kann was ich suche. 

Meine Idee: 
- Zu Seminarbeginn zeige ich über den Beamer einen QR Coder oder die Teilnehmer erhalten im Begrüßungsschreiben einen QR Code auf den Platz gelegt. 
- Die Teilnehmer scannen den QR Code und können dann die personenbezogenen Daten inkl. Unterschrift direkt an ihrem Endgerät eingeben 
- Die Teilnehmer gehen dann auf „absenden“ und dann werden alle Dokumente aus dieser Veranstaltung zusammengefügt. 

Hat jmd. eine Idee bzw. Meinung, ob es damit umsetzbar ist oder denke ich noch einen Schritt zu weit? 🙂
bzw. wie könnten denn dann alle Formulare bzw. Seiten zusammengefügt werden? Wir haben teilweise 8 Seminare die gleichzeitig durchgeführt werden - da müsste dann im QR Code eine Besonderheit mit hinterlegt werden oder so 🙂

Ich freue mich auf die Diskussion bzw. den Austausch mit Euch dazu 

Viele Grüße 

[Yannik Felzen]

Hallo Benjamin, 

den QR Code würdest du ja vermutlich immer gleich aufbauen. 

Nach dem Scannen kannst du über ein Textereignisfeld und die Funktion

SUBTEXT({QR-Code}, x, 

die einzelnen Teile entsprechend herausnehmen und weiter verarbeiten. 

Da z.B. die Teilnehmernamen unterschiedlich lang sind solltest du diese immer auf eine feste Breite (Zeichenlänge) mit Platzhaltern (z.B. "*") auffüllen. Diese filterst du bei der Bearbeitung dann wieder mittels

REPLACE("TEXT", "*", "")

heraus. 

Im QR Code kannst du auf diese Weise alles unterbekommen. Den Teilnehmer, ggf. zusätzliche Daten zur Person, Name des Seminars, usw. 

Das zusammenfügen wäre ebenfalls möglich, wenn du die Verarbeitung der QR Codes in einer Wiederholungsgruppe anordnest. 

LG 

Bearbeitet 9. Februar von Yannik Felzen
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[Christian Meixner]

Ich glaube, @Benjamin Wadewitz will die Teilnehmer mit dem QR-Code erstmal zur smap bringen, was mit der Web-App einfacher geht, weil die Teilnehmer dann nicht erst die smapOne App installieren müssen (die eines Tages natürlich einfach jeder schon auf seinem Smartphone haben wird 😜).

Aber die Idee von dir @Yannik Felzen ist auch nicht schlecht. Mit deiner Vorgehensweise könnte man noch einen QR-Code anbieten, den man dann in der smap scannt (geht mit der Web App leider noch nicht, kommt aber!) und füllt damit z.B. halbautomatisch und ohne Tippfehler aus, in welchem Seminar man war.

Jetzt kommt noch das Problem, wir man zum Schluss alle Berichte, die zu einem Seminar gehören, in ein einziges PDF zusammenfasst.
Ich bin mir sicher, dass man da etwas mit einem Automatismus machen kann, z.B. indem man all die Datensätze, die zu einem Seminar gehören nochmal in eine andere smap (per REST API) übergibt, um sie da zusammenfassen zu lassen. Oder vielleicht man mir MS PowerAutomate auch gleich die PDFs zu einem zusammenfügen.
Vielleicht hat @Moritz oder @Sebastian hier noch eine Idee?

[Yannik Felzen]

Hallo @Christian Meixner, 

ups. Ja. Da hatte ich wohl ein Brett vorm Kopf bzw. es falsch interpretiert. 

So wie ich es interpretiere haben die User die Smap-App bereits installiert. Daher gehe ich auch davon aus, dass sie die Smap zur Verarbeitung des QR-Codes bereits installiert haben (alternativ entsprechend deren QR-Code vorher anzeigen). 

Anschließend füllt jeder die Smap aus. Hier sollten Name, Datum und Seminarname für die weitere Verarbeitung zwingend aufgeführt sein.

Nach dem Seminar kann @Benjamin Wadewitz anschließend auf die Übersicht der Daten gehen, nach Seminar und Datum filtern und die entsprechenden Daten als Excel exportieren / herunterladen. 

Dort hat er dann alle eingegeben Daten Gefiltern nach Bedarf und kann sie weiter aufbereiten. 

Die Unterschrift sollte er sich in Excel mittels =BILD("Datei") anzeigen lassen können, sodass er z.B. direkt eine Teilnehmerliste ausdrucken könnte. 

LG

[Moritz]

vor 14 Stunden schrieb Christian Meixner:

Oder vielleicht man mir MS PowerAutomate auch gleich die PDFs zu einem zusammenfügen.

Ja, in Power Automate gibt es Drittanbieter-PDF-Merge-Actions.

Diese erfordern aber ggf. eine kostenpflichtige Power Automate-Lizenz, einen Account bei dem jeweiligen Anbieter oder dort sogar eine Subscription. Das ist im Einzelfall zu prüfen und zu erwägen. Da findet man aber auf jeden Fall was, und ich wette Zapier, Make.com und Konsorten haben da auch etwas im Angebot.

Um unabhängig von derartigen Drittanbietern zu sein, hatten wir übrigens für diverse Kundenprojekte eine dedizierte Azure Function geschrieben, die wir entsprechend in z.B. Power Automate Flows aufrufen konnten. Aber das ist dann Softwareentwicklung (wenn auch eher sehr klein vom Umfang) und nix im Bereich No- oder Lowcode mehr. Höchstens der HTTP-Aufruf an die Azure Function 😉

[Benjamin Wadewitz]

So … dann melde ich mich mal wieder 🙂

Zur Zeit ist es bei uns sehr stressig, so dass die Entwicklung bzw. Weiterentwicklung leider ganz nach hinten gerutscht ist 😞

Also die Teilnehmer haben die SmapOne App nicht auf dem Handy und die Idee dahinter ist, dass die Teilnehmer auch die SmapOne App nicht installieren müssen. Eigentlich soll es so sein, wie in dem Beispiel von @Christian Meixner 🙂 Allerdings haben wir zwei große Hürden zunehmen: 

- Alle Teilnehmerdaten müssen dann dem jeweiligen Seminar eindeutig zuzuordnen sein. 
- Hinzukommen noch Angaben vom Trainer die er in der Smap einträgt. 

- Der Trainer muss jedoch nachdem absenden alle übermittelten Daten einsehen können, damit er daraus noch die weitere Dokumentation erstellen muss. 

- Und zu Beginn gibt der Trainer z.B. die teilnehmenden Firmen ein und dann soll der Teilnehmer seine jeweilige Firma auswählen können. 

 

Theoretisch könnte ich mir folgenden Ablauf vorstellen: 

- Trainer startet die Smap und gibt die Seminarspezifischen Daten ein 

- Trainer erzeugt den QR Code und gibt diese an die Teilnehmer weiter 

- Teilnehmer tragen die entsprechenden Daten ein 

- Die eingegeben Daten werden in die Wiederholungsgruppe geschrieben 

- Der Trainer erstellt dann die weitere Dokumentation in einem anderen Tool 

- Der Trainer sendet bei Seminarende die gesamte Dokumentation ab 

 

Aber dies wird wahrscheinlich noch nicht funktionieren oder? 🙂

[Christian Meixner]

Puh, das ist tatsächlich ein ziemlich komplexer Datenfluss, @Benjamin Wadewitz.

Die einzelnen Schritte sind vor allem auch seriell jeweils vom vorherigen abhängig. Also da ist auch die Einhaltung des Ablaufs sowohl auf technischer, wie auch auf Nutzer-Seite nicht ganz einfach.

Vielleicht könnte man hier schauen, ob man den Prozess nicht noch ein wenig anpassen könnte.

Wie wäre es z.B. mit folgender Idee

1. Es gibt zwei, oder sogar drei verschiendene smaps. Eine für den Trainer und eine für die Teilnehmer (und eine für die Zusammenfassung).
2. Die ersten beiden werden unabhängig voneinander ausgefüllt (Trainer-smap als klassische, persönlich zugewiesene smap, Teilnehmer smap anonym über die Web-App)
3. Der Trainer gibt im Seminar einen einmaligen ID-Code aus (beliebiger Text, Code-Wort, Buchstaben-Zahlen-Kombo, kann als Klartext an der Tafel stehen und/oder als QR-Code ausgegeben werden)
4. Trainer und Teilnehmer geben in ihrem Formular an einer Stelle diesen Code ein (oder einscannen). Damit werden alle Datensätze zu diesem Seminar zugehörig gekennzeichnet.
5. Ein Automatismus (z.B. MS PowerAutomat) erzeugt aus all diesen Eingaben ein Ergebnis-PDF, z.B. über eine dritte smap, die vom Automatismus mit eben diesen Daten in Form einer "Aufgabe" befüllt wird.
6. Diese Aufgabe in der finalen "End-Abgabe"-smap wird ggf. nochmal an den Tutor geschickt (falls der nochmal unterschreiben muss oder sowas), der das ganze mit Absenden eben dieser smap finalisiert.

Ist nicht ganz einfach, aber das ist die Aufgabenstellung ja auch nicht 😉