Hallo zusammen, ich weiß das ich in einer Query einen Link zu Bildern oder Unterschriften integrieren kann. Das habe ich auch schon ein paar mal gemacht. Für meinen neuen Fall ist das aber nicht ausreichend, bzw. zu Aufwendig, da sehr viele Bilder im Bericht sind. Ist es möglich in einer Query auch einen Link zu integrieren der einen nicht registrierten Nutzer die Möglichkeit gibt den Bericht zur Eingabe aufzurufen? So das ich im Bericht noch die Freigabe hinterlegen kann, das er auf die Fotos extern zugreifen kann. Das wiederum, weiß ich auch wie es funktioniert. Es hapert aktuell nur daran, das im Excel Sheet zur besserern Übersicht eine Möglichkeit fehlt den entsprechenden Bericht direkt zu öffnen. Geht das? Wenn ja wie? Viele Grüße Ina

So, dann mal ran an die Buletten bzw. auf in's kalte Wasser! 😉 Zunächst einmal müssen wir hier zwei Vorgänge voneinander trennen: Externer Zugriff auf den Datensatz/den PDF-Bericht Externer Zugriff auf die Attachments Wichtig Hinweis vorab: Die folgende Anleitung zeigt auf, wie externen Personen Zugriff auf eure smapOne-Daten – auch ohne Login – gewährt werden kann. Das bedeutet aber auch, dass eure Daten von Externen (sofern diese irgendwie an die erforderlichen IDs kommen*) entsprechend eingesehen werden können. Diese Einstellung ist also mit Bedacht zu wählen. 1. Externer Zugriff auf den Datensatz/den PDF-Bericht Hierfür muss erst einmal der "Externe Datenzugriff" für die betroffene smap aktiviert werden: Wenn wir uns jetzt die URL für den "Link zum externen Zugriff auf die Detailansicht des neuesten Datensatz"es ansehen, dann stellen wir folgende Struktur fest: https://platform.smapone.com/portal/Creator/DataLink/DetailView/<ACCESS_KEY>?subscriptionId=<SUBSCRIPTION_ID>&versionId=<VERSION_ID>&recordId=<RECORD_ID> Zu beachten sind dabei die Platzhalter ACCESS_KEY, SUBSCRIPTION_ID, VERSION_ID und RECORD_ID. Der Access Key wird so lange gleich bleiben, bis du in dem Dialog für den Externen Datenzugriff auf "Link neu ausstellen" klickst. Dieser Access Key ist damit eine Art Passwort light mit dem auf die Datensätze zugegriffen werden kann, sofern die anderen drei Parameter bekannt sind. Diese URL zeigt aber erstmal nur die Web-Ansicht für den Datensatz. Das PDF direkt erhalten wir über folgende Link-Struktur: https://platform.smapone.com/portal/Creator/DataLink/ExportRecord/<ACCESS_KEY>?subscriptionId=<SUBSCRIPTION_ID>&versionId=<VERSION_ID>&RecordId=<RECORD_ID> (Dies ist einfach nur eine andere Route, hier ist .../ExportRecord/... statt .../DetailView/...) Diesen Link müssen wir uns nun irgendwie in der Excel zusammenbauen (das kann auch im Rahmen der Power Query erfüllt werden, das ist aber nicht erforderlich). Dazu betrachten wir unsere Excel-Tabelle, deren Daten wir via Power Query bereits erfolgreich abgerufen haben (ich hatte dich so verstanden, dass das bereits für euch funktioniert, deshalb gehe ich nicht weiter darauf ein). In dieser Tabelle benötigen wir beim Power Query-Abruf auf jeden Fall die SubsciptionID, die VersionID und die RecordID. Alle drei Merkmale werden aber bei jedem Datensatz mitgeliefert, die müssen wir lediglich auswählen für den Datenabruf: Im nächsten Schritt erstellen wir uns einfach eine weitere Spalte (hier "PDF-Link"), legen dort unsere URL für den externen Datenabruf ein und tauschen die jeweiligen IDs gegen die Platzhalter aus den anderen Spalten aus. Die Excel-Formel lautet bei mir also: ="https://platform.smapone.com/portal/Creator/DataLink/ExportRecord/<ACCESS_KEY>?subscriptionId="&[@[Column1.subscriptionId]]&"&versionId="&[@[Column1.smapVersionId]]&"&RecordId="&[@[Column1.id]] (<ACCESS_KEY> ist in eurem Beispiel entsprechend durch euren Access Key zu ersetzen.) Et voilà: Wir haben in der Excel einen anklickbaren Link zum PDF-Bericht, der ohne jegliche Login-Erfordernis abgerufen werden kann. 2. Externer Zugriff auf die Attachments Auch hier ist unser Ausgangspunkt zunächst einmal das Freischalten des Externen Zugriffs auf Attachments, die ein User in einer smap hochläd. Diese Einstellung ermöglicht ganz grundsätzlich, dass auch Attachments nun ohne Login angesehen werden können. Die dahinterliegende Funktion ist eigentlich, dass User das Attachment aus dem PDF-Bericht anklicken und dann auch ohne Login einsehen können. Technisch gesehen bedeutet das konsequenterweise, dass diese Attachments dann auch über ihre spezielle URL öffentlich, ohne Login einsehbar sind. Die Struktur für die URL beinhaltet auch wieder Parameter (SMAP_ID, RECORD_ID und FILE_ID), allerdings gibt es hier keinen Access Key: https://platform.smapone.com/Portal/Creator/Data/File?smapId=<SMAP_ID>&recordId=<RECORD_ID>&fileId=<FILE_ID> Und auch hier gehen wir analog zum obigen Verfahren vor: Wir beschaffen uns in der Power Query die drei obigen Werte. smapID und recordID kriegen wir direkt aus dem Datensatz herausgekitzelt, die fileID hängt am entsprechenden Baustein (bei mir eine Skizze) mit dran. Die Formel für die URL eines Attachments kann dann in Excel wie folgt aufgebaut werden: ="https://platform.smapone.com/Portal/Creator/Data/File?smapId="&[@[Column1.smapId]]&"&recordId="&[@[Column1.id]]&"&fileId="&[@[Column1.data.Sketch.fileId]] Diese Formel kann noch ein wenig erweitert werden: Bei mir ist die Skizze kein Pflichtfeld. Somit kann das Feld "fileID" auch leer bleiben. In dem Fall möchte ich keine URL aufbauen, nur wenn die fileID entsprechend gefüllt ist: =WENN([@[Column1.data.Sketch.fileId]]<>"";"https://platform.smapone.com/Portal/Creator/Data/File?smapId="&[@[Column1.smapId]]&"&recordId="&[@[Column1.id]]&"&fileId="&[@[Column1.data.Sketch.fileId]];"") Nun ist eine öffentlich abrufbare URL für das Attachment aufgebaut, das grundsätzlich von jedem/jeder aufgerufen werden kann: Wenn ich diese URL in einem Inkognito-Fenster öffne (ich also definitiv nicht eingeloggt bin), erhalte ich folgendes Bild... ... und das war auch genau die von mir erstellte Skizze 🙂 Schau mal, ob du das hinkriegst. Wenn es klemmt, melde dich gerne einfach hier wieder.

PowerQuery mit einen Link zum Bericht erstellen

Von Ina Krüger
1. März 2023 in REST API

Folgen 2

Gehe zur Lösung Gelöst von Moritz, 2. März 2023

Empfohlene Beiträge

Ralf Rees

Geschrieben 6. März

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Geschrieben 6. März

Hi @Dinesh Kailanathan, @Ina Krüger,

Es gibt die Möglichkeit über ein recht einfaches VBA Makro die Links zu generieren. Das Makro könnte man auf einen Button legen, dass dann die Links generiert.

Gehen wir davon aus dass die Links als Text in den Zellen A1 bis A100 sind....

VBA-Marko Code:

Sub Link()

For Each A In [A1:A100]

ActiveSheet.Hyperlinks.Add A, A.Value

Next

End Sub

Originaldatei (mit "Links" Button, dass obiges Makro ausführt) - Text ist 300+ Zeichen

Push the button 🙂

Links sind klickbar 👍

Sobald neue Einträge über Power Query eingeladen werden, einfach den Button wieder drücken und die Links werden erzeugt.

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