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[Benjamin Wadewitz]

Hallo Zusammen, 

ich habe mir folgendes Szenario überlegt: 
- Wir haben ein Seminar bei einem Kunden wo Mitarbeiter von Firma A, mit der Adresse von Firma A und dem Unfallversicherungsträger A
- Wir haben ein Seminar bei einem Kunden wo Mitarbeiter von Firma B, mit der Adresse von Firma B und dem Unfallversicherungsträger B
- Wir haben ein Seminar bei einem Kunden wo Mitarbeiter von Firma C, mit der Adresse von Firma C und dem Unfallversicherungsträger C

teilnehmen.

Aktuell ist es geplant so, dass wir ein Tablett rumgehen lassen und alle Teilnehmer ihre persönlichen Daten, die Firma, die Adresse und den Unfallversicherungsträger erfassen. Dabei entstehen immer mal wieder Fehler bzw. Verzögerungen weil man z.B. den Unfallversicherungsträger nicht kennt. 

Vor Lehrgangsbeginn ist es jedoch so, dass der Trainer alle Firmen, Adressen und Unfallversicherungsträger kennt. 

Ich würde unseren Workflow gerne schon anpassen und dem Trainer ermöglichen alle Daten in ein Feld einzufügen. Diese Felder sollten dann dem Teilnehmer jeweils zur Auswahl zur Verfügung stehen. Da würde es aber ausreichen, wenn der Teilnehmer dann seine Firma auswählt und der Rest dann abhängig von der Firma aus den anderen Daten übernommen wird. 

Bei den Teilnehmern arbeiten wir mit einem Wiederholungsblock - der maximal 20 Mal wiederholt werden kann. 

Hat jmd. eine Idee wie man es umsetzen könnte bzw. ob eine Umsetzung überhaupt möglich ist? 

Danke Euch 🙂

[Manuel Rühl]

Das könnte ein Fall für den Datensatzauswahlbaustein sein.
Da liegt dann eine Excel dahinter. Die müsste aktuell gehalten werden.
Wenn der Trainer dann vorab das Seminar wählt, könnte man die Liste der Unternehmen dahinter auch schon vorab damit eingrenzen.

[Benjamin Wadewitz]

Muss der Trainer dann jedesmal die Excel Datei hochladen? 

Weil wir haben auch Seminare da sind uns die Angaben vorher nicht bekannt - da müsste es also so gehen, dass die Teilnehmer dann doch alles selbst ausfüllen. 

[Manuel Rühl]

Den Datensatzauswahlbaustein kann man wohl automatisch befüllen:

https://support.smapone.com/news-releases/details/integration-und-automatisierung-eroeffnen-vielerlei-moeglichkeiten/

https://faq.smapone.com/kb/guide/en/how-can-i-update-my-master-data-via-the-api-oK5G8uWJfS/Steps/730010

Ein "runder" Prozess wäre für mich wenn die relevanten Daten (z.B. nur Daten der Seminare der aktuellen Woche) aus der Seminarverwaltung direkt über die API in den DSAB der Smap geupdatet werden.

Der Trainer wählt dann "sein" Seminar aus. Wenn die Angaben nicht da sind, würde ich das über einen Fallback machen.

[Benjamin Wadewitz]

Unsere Seminarverwaltung bietet leider keine offene API an. Daher dachte ich an eine Lösung die der Dozent vorbereiten kann. 

Vielen Dank für die Links, die schaue ich mir gerne nachher an. 

[Manuel Rühl]

Die SmapOne-App an sich ist ja global und man müsste innerhalb des Smaps Daten hinzufügen.
Das wird vermutlich nicht gehen. Wenn die Seminarverwaltung keine API hat könnte man auch auf google-Sheets oder Airtable ausweichen.
Das muss aber auch jemand aktuell halten.

 

[Moritz]

@Benjamin Wadewitz ich glaube ich würde deinen Anwendungsfall wie folgt umsetzen – hierbei gehe ich aber nicht auf eine etwaige automatische Befüllung des DSABs ein, weil du sagtest, es gäbe keine API, die anzapfbar wäre:

• Alle Teilnehmerdaten werden in einer Excel-Tabelle gepflegt, die in einen DSAB geladen werden. Diese Tabelle wird regelmäßig aktualisiert.
  
• Die vom Teilnehmer einzugebenden Daten sind alles Eingabefelder (konkret Texteingabefelder). Wenn sich ein Teilnehmer nun aus dem DSAB auswählt, werden alle Daten in die Eingabefelder übertragen, so dass die Werte ggf. noch korrigiert werden können:
  
  
  
• Wenn nun in der Tabelle fehlerhafte Informationen enthalten sind, dann können diese manuell korrigiert werden (Hinweis: die korrigierten Daten werden nicht automatisch wieder in den DSAB übernommen!). Sollten die Daten schlichtweg fehlen, kann man sie komplett manuell eintragen.

Somit könntet ihr die Stärken der Vorbereitung kombinieren mit den Stärken der Flexibilität bei der Eingabe.

 

Nutzerzuordnung

Ein weiteres Schmankerl, das euch helfen könnte: Ihr könnt im Grunde alle Daten für alle Trainer in die Tabelle eintragen und als letzte Spalte einfach den zugehörigen Trainer mit Emailadresse. Für diese Spalte aktiviert ihr die Nutzerzuordnung:

Wenn der Trainer die smap nun (als trainer2@smapone.com) öffnet, dann werden ihm auch nur die Zeilen angezeigt, wo die Emailadresse in der Excel genau der Emailadresse entspricht, mit der er smapOne nutzt. (Mehr Infos dazu in unserer FAQ: FAQ: Wie funktioniert der Datensatzauswahlbaustein? -> Nutzerzuordnung)

[Benjamin Wadewitz]

Das klingt alles schon einmal sehr gut und ich überlege, wie ich es am Besten umsetzen könnte - so dass es für alle sehr einfach gehalten wird. 
Besteht die Möglichkeit, dass der Trainer selbst die Tabelle „hochladen“ kann und diese dann in dieser Smap verwendet wird? 

Bearbeitet 15. April 2023 von Benjamin Wadewitz

[Moritz]

Am 15.4.2023 um 20:27 schrieb Benjamin Wadewitz:

Das klingt alles schon einmal sehr gut und ich überlege, wie ich es am Besten umsetzen könnte - so dass es für alle sehr einfach gehalten wird. 

Ja, da gibt es natürlich keine pauschale Vorgabe oder Empfehlung; das ist ja genau die Stärke und auch das Charmante an smapOne: pure Flexibilität, so dass ihr es auf eure Bedürfnisse und für eure Prozesse anpassen könnt. Frag gerne, falls weitere Fragen o.ä. aufkommen.

  

Am 15.4.2023 um 20:27 schrieb Benjamin Wadewitz:

Besteht die Möglichkeit, dass der Trainer selbst die Tabelle „hochladen“ kann und diese dann in dieser Smap verwendet wird? 

Ja, ich sehe (mindestens) zwei Möglichkeiten:

1. Variante: Deine Trainer haben auch jeweils smapOne-Accounts. In dem Fall könntest du sie dann als "Operatoren" in deiner Nutzerverwaltung hinterlegen. Damit haben sie Zugriff auf deine smaps und können im Designer die Excel-Datenbasis für einen DSAB entsprechend anpassen.
2. Variante: Es wird ein Automatismus eingerichtet (entwickelt/gebaut). Dieser greift sich die betroffenen Daten aus einer Excel, die in OneDrive, SharePoint, Dropbox oder einem anderen Cloud-Ort befindet und überträgt diese nach einem festgelegten Zeitschema in die smap(s).

[Benjamin Wadewitz]

Kann man denn die Rechte so einrichten, dass die Trainer dann nur die Excelliste verändern können oder können die dann die gesamte Smap verändern? 

Und wenn man die Excelliste austauscht, muss man dann nicht immer wieder die Inhalte neu verknüpfen? 

[Moritz]

vor 8 Stunden schrieb Benjamin Wadewitz:

Kann man denn die Rechte so einrichten, dass die Trainer dann nur die Excelliste verändern können oder können die dann die gesamte Smap verändern? 

Man könnte jedem Trainer z.B. eine eigene Excel-Datei einrichten oder einen eigenen Ordner zuweisen, in dem er seine Excel-Datei bearbeiten. Ein Automatismus könnte dann die Excel-Dateien pro Trainer durchgehen, in einer Excel-Tabelle konsolidieren und diese dann in die smap(s) verteilen. (Dies ist aber nicht trivial, sondern erfordert Kenntnisse von Automatismen und unserer REST API.)

 

vor 8 Stunden schrieb Benjamin Wadewitz:

Und wenn man die Excelliste austauscht, muss man dann nicht immer wieder die Inhalte neu verknüpfen? 

Auch hier: Man könnte per Konvention einfach festlegen, dass die Excel-Datei einfach immer nur gleich heißen muss (und halt eine Tabelle mit einem festgelegten Schema enthält). Dann wäre es unerheblich, wann wer die Datei dort bearbeitet, austauscht oder komplett neu erstellt, der Automatismus könnte sich das ganz stupide greifen und abarbeiten.

 

[Moritz]

Du würdest staunen, lachen und mit hoher Wahrscheinlichkeit auch ein bisschen Mitleiden haben, über das was unsere Technical Engineers da schon alles gezaubert haben... 😉