Warum kann ich im DSAB jeweils nur immer einen Datensatz auswählen?

[Eberhard Guttsche]

Wäre evntuell mal ein Vorschlag zur Weiterentwicklung des DSAB. Gibt es eventuell eine Möglichkeit über REST API etwas zu machen?

 

[Kai Hildebrandt]

Hallo @Eberhard Guttsche

vielen Dank für deinen Beitrag. Kannst du uns hier mehr zu deinem Szenario erzählen und wie der Datensatzauswahlbaustein in diesem Zusammenhang eine Rolle spielt?

 

[Eberhard Guttsche]

Hallo @Kai Hildebrandt,

Danke für Deine schnelle Antwort. Ich würde gern folgendes Szenario umsetzen. Ich möchte die Anwesendheit einer Trainingsgruppe am jeweiligen Trainingstag erfassen. Dabei sollen folgende 4 Optionen/Kontrollkästchen angeboten werden:

Anwesend, krank, unentschuldigt, entschuldigt.

Die Namen der Sportler kommen aus einer 2 spaltigen Excelfile ([Vorname_Nachname],[Geburtsdatum])

Bedingung sollte sein: dass bei der Auswahl des Trainingsdatums und Starten des DSAB alle in der Excelfile gelisteten Sportler der Option "Anwesend" hinzugefügt werden. Danach werden dann die jenigen, welche nicht "Anwesend" sind entsprechend einer andere Option zugewiesen werden sollten.

Zusätzlich sollte ein Bemerkungsfeld over all angelegt werden, indem eventuell neu hinzu gekommene Sportler oder besondere Bemerkungen registriert werden sollen. Aus den Bemerkungen baue ich später einen Workflow, welche eine Neuanlage des Sportlers auslösen soll. Dies ist aber erst im 2. Schritt notwendig.

Mögliche Lösung: Durch Auswahl des DSAB wird nach einer möglich gesetzten Option gefragt. steht diese in der Wiederholungsgruppe wird sie in die Datentabelle als Optionsfeld welches für "Alle" gesetzt werden kann erscheint. Also Neben den Button "Wähen" ein Optionsfeld.

Andere Möglichkeit wäre eventuell dass rechts neben des Datensatzes mehrere Auswahlelemente (Icons) vorhanden sind, z.B. "Löschen", "Editieren", "Mehr Infos zum Datensatz", "Optionsfeld" etc. mit angeboten werden könnten.

Was auch geht, wenn alle Datensätze ausgewählt sind, bei der Übernahme der Daten, nach dem Optionsfeld gefragt wird. Damit muss ich nicht zuvor die Option für alle auswählen, sondern kann dies zum Schluss machen. Das gibt mir mehr flexibilität.

Bisher:

Ich habe über einen Wiederholungsgruppe das soweit hinbekommen, dass ich mehrere Sportler "Nacheinander" durch "wählen" auswählen konnte. Dies ist aber sehr mühselig, da wir teilweise bis zu 40 Sportler anwesend haben.

Ich denke diese Mehrfachauswahl für Datensätze würde sicherlich noch einige andere Nutzer interessieren.

Ich hoffe jetzt ist es etwas klarer geworden. Wäre super, wenn ihr dafür eine Lösung habt.

 

Liebe Grüße

Egu

[Kai Hildebrandt]

Hallo @Eberhard Guttsche ,

vielen Dank für die Ausführung. Ich werde mir mal überlegen, wie wir hier zum Ziel kommen können und werde auch intern mal ein wenig rumfragen. 

Melde mich Montag mal hierzu zurück.

Erstmal ein erholsames Wochenende & viele Grüße

[Eberhard Guttsche]

Hallo @smap one,

 

super, vielen Dank und ein schönes weekend.

Gruß

Egu

[Kai Hildebrandt]

Hallo @Eberhard Guttsche,

wir haben uns intern noch einmal Gedanken gemacht. 

 

Ich fasse noch mal zusammen, was bisher das Ziel der smap ist:

Vor jeder Trainingseinheit werden die Sportler auf Anwesenheit geprüft. 

Als Defaultzustand ist jeder Sportler zunächst im Status anwesend zu betrachten, bis eine aktive Auswahl diesen Zustand entweder auf:
krank, unentschuldigt oder entschuldigt ändert. 

Die Herausforderung ist hier, schnell alle Zustände der 40 Teilnehmer zu prüfen
-> Wunsch wäre hier, dass in der Datensatzauswahl direkt bei eindeutigem Ergebnis geloggt wird

Folgende Frage kam dabei auf:
Nach dem Absenden der erfassten Zustände soll der Status der Teilnehmer (direkt) in der gleichen smap den Datensatzauswahlbaustein in der entsprechenden Zeile ändern und das bis zur nächsten Trainingseinheit? Das könnte via API vorgenommen werden. 

Hilft Ihnen diese Einordnung weiter? So würde zumindest jeder Teilnehmer einen aktuellen Status erhalten und alles wäre in einem Datensatz enthalten. 

[Eberhard Guttsche]

Das mit der API wäre auch ein Ansatz. Ich könnte auch eine Statusspalte in das Excelfile einarbeiten und auslesen lassen. Jedoch würde ich das flexibler für andere Nutzer zugänglich machen wollen und es eventuell so gestalten, wie ich es im Bild DS_Auswahl.jpg dargestellt habe. Im Bild Auswahl.jpg habe ich die Auswahl des Status dargestellt. Hier sollte der aktuell für die folgenden Datensätze auszuwählende Status gesetzt werden. Dieser wird dann in die DSAB Darstellung übernommen. Auch könnte ich mir vorstellen, dass es in der DSAB Darstellung eine Option "Alle auswählen" gibt und dann für alle Datensätze übernommen wird, sofern dieser ausgewählt wird. Im Bild Vorauswahl.jpg habe ich noch einmal die Zusatzfunktionen abgefragt.

Wenn es Euch gelingen würde den DSAB so entsprechnd umzubauen, wäre das auch ohne API möglich. Allerdings weis ich nicht in wie weit der Quellcode des DSAb verändert werden darf.

Wir wollen damit dann eines erreichen, dass die gespeicherten Daten jährlich ausgelesen werden können. Um Rückschlüsse zur Trainingsbeteiligung zu erhalten.

Ich hoffe, das ich die Frage entsprechend beantwortet habe.

Liebe Grüße

EGU

[Kai Hildebrandt]

Hallo @Eberhard Guttsche

vielen Dank für die Aufbereitung. So kann ich das gern an unsere Produktverwantwortlichen weitergeben und würde mich bei Rückfragen hier noch einmal melden. 

Ich finde Ihre Idee und Ihren Ansatz sehr interessant. 

[Marika Karl]

Hallo @Eberhard Guttsche.

Meine Kollegin @Annemarie und ich haben uns deinen Vorschlag wie auch dein Problem zusammen angesehen. Danke für die Erklärungen und Aufbereitungen! 

Dass wir in den DSAB etwas hineinschreiben, sehen wir unrealistisch. Das bläht den Baustein technisch sehr groß auf.

Die Ideallösung wäre vermutlich ein neuer Baustein, der ermöglicht, neben jeden Eintrag, also neben jeden Namen, einen Status zu vergeben mit Default "Anwesend". Die Quelle der Namen könnte ja auch der DSAB sein, nur, dass die Einträge der Namensspalte übernommen werden statt jedes mal ausgewählt zu werden.

Wir haben uns Gedanken gemacht, wie es komfortabler ist, die Namen erst einmal bereitzustellen. Daher noch die Rückfrage: sind denn pro Kurs immer die gleichen Teilnehmer zu erwarten?

Falls ja, könntest du auch über "Hardcoding" in der smap arbeiten, also jeweils den Namen als text anzeigen lassen. Das erspart unheimlich viele Klicks, benötigt dann aber eine smap pro Kurs. Per Einfachauswahl kann dazu der Status gesetzt werden. Zusätzlich könnten unten mit Wiederholungsgruppen und DSAB die Namen ergänzt werden, die durch andere Umstände im jeweiligen Kurs gelandet sind. 

 

 

Es gab auch schon Überlegungen und Abwägungen zu dem Feature "Standardwerte", also dass bei Auswahlbausteinen ein Wert schon vorselektiert ist. Ein sehr sinnvolles und oft erfragtes Feature, was einfach noch nicht das Rennen in die Implementierung geschafft hat. Das würde weitere Klicks ersparen. Von daher war ich so frei, deinen Beitrag als Voting für das Feature Standardwerte zu nutzen. 🙂

Falls die Teilnehmerliste wirklich eher dynamisch ist, haben wir ohne API tatsächlich keinen besseren Weg gefunden als deinen schon umgesetzten.

[Eberhard Guttsche]

Hallo @Marika Karl und @Annemarie,

vielen dank für Eure Bemühungen. Das wäre natürlich sehr ool wenn ihr eine ähnliche DSAB bauen könntet, welche die Anforderungen erfüllen könnte.

Was Ihre Frage angeht.

Wir haben bei uns insgesamt 8 Trainingsgruppen mit jeweils ca. 25- 40 Kindern und Jugendlichen. Diese Gruppen sind nach Altersklassen aufgebaut. Soll heissen, dass je nach Ausbildungsstand und Altergruppe die Trainingsgruppen sich ändern. Daher fand ich die Variante mit DSAB auf eine Excelfile prima. Ich müsste dann jeweils immer nur die einzelnen Excelfile je Trainingsgruppe über meine Stamm Excelfile mittels Makrosteuerung aktualsieren.

Die Möglichkeit welche dargestellt wurde ist mit extrem viel Arbeit verbunden, da ich alle Trainingsgruppen ständig aktuell halten müsste. Ich müsste jeden der Namen überprüfen, ob er noch in der Trainingsgruppe ist. Das sit bei ca. 200 Kindern sehr aufwendig.

Was die Möglichkeit über REST API angeht, so brauchte ich ein wenig Unterstützung. Habt ihr da eventuell etwas als Schulung oder ausführliche Dokumentation. Vorallem wie ich mit der API in SMAP arbeite?

Ich hoffe, ich konnte Ihre Frage entsprechend beantworten.

Liebe Grüße

Egu

[Michael Prem]

vor 22 Stunden schrieb Marika Karl:

Hallo @Eberhard Guttsche.

Meine Kollegin @Annemarie und ich haben uns deinen Vorschlag wie auch dein Problem zusammen angesehen. Danke für die Erklärungen und Aufbereitungen! 

Dass wir in den DSAB etwas hineinschreiben, sehen wir unrealistisch. Das bläht den Baustein technisch sehr groß auf.

Die Ideallösung wäre vermutlich ein neuer Baustein, der ermöglicht, neben jeden Eintrag, also neben jeden Namen, einen Status zu vergeben mit Default "Anwesend". Die Quelle der Namen könnte ja auch der DSAB sein, nur, dass die Einträge der Namensspalte übernommen werden statt jedes mal ausgewählt zu werden.

Wir haben uns Gedanken gemacht, wie es komfortabler ist, die Namen erst einmal bereitzustellen. Daher noch die Rückfrage: sind denn pro Kurs immer die gleichen Teilnehmer zu erwarten?

Falls ja, könntest du auch über "Hardcoding" in der smap arbeiten, also jeweils den Namen als text anzeigen lassen. Das erspart unheimlich viele Klicks, benötigt dann aber eine smap pro Kurs. Per Einfachauswahl kann dazu der Status gesetzt werden. Zusätzlich könnten unten mit Wiederholungsgruppen und DSAB die Namen ergänzt werden, die durch andere Umstände im jeweiligen Kurs gelandet sind. 

 

 

Es gab auch schon Überlegungen und Abwägungen zu dem Feature "Standardwerte", also dass bei Auswahlbausteinen ein Wert schon vorselektiert ist. Ein sehr sinnvolles und oft erfragtes Feature, was einfach noch nicht das Rennen in die Implementierung geschafft hat. Das würde weitere Klicks ersparen. Von daher war ich so frei, deinen Beitrag als Voting für das Feature Standardwerte zu nutzen. 🙂

Falls die Teilnehmerliste wirklich eher dynamisch ist, haben wir ohne API tatsächlich keinen besseren Weg gefunden als deinen schon umgesetzten.

Hallo Marika, die Vorauswahl des "Einfachauswahlbausteins" wäre auch bei uns schon mehrfach zum Einsatz gekommen 👍

[Marika Karl]

Hallo @Eberhard Guttsche. Ja, meine Frage ist auf jeden Fall beantwortet. Und ja mit Ausrufezeichen - der Mehraufwand macht keinen Sinn, die TeilnehmerInnen mit "hardcoding" aktuell zu halten.

Kennst du schon die smapCademy? Dort wird die API und deren Nutzung näher gebracht.

Vielleicht eignet sich für deinen und ja auch spezifischen Fall eher ein Austausch mit z.B. @Kai Hildebrandt? 🙂

[Marika Karl]

@Michael Prem, dein Post bedeutet ebenfalls einen Count für das Feature 😉 danke für dein Feedback!

[Eberhard Guttsche]

Hallo @Kai Hildebrandt , kannst Du mir eventuell beim erstellen einer entsprechenden API Abfrage helfen. Ich habe mich in die Thematik API zwar mittels der von Smap bereit gestellten Dokumente belsen. Jedoch fehlen mir einige wichtige Informationen. Dazu habe ich folgende Fragen.

1. Benötige ich Power Automate? Wenn ja, kann ich mich dort mit meiner E-Mail nicht anmelden, da ich einen Firmenadresse benötige.

2. Wo binde ich den Quellcode aus der API in Smap an?

3. Gibt es ein Beispiel, wo ich mal ein wenig "spielen" kann? Ähnlich einer Sandbox.

4. Oder hast du schon eine Lösung parat? Da ich die API für 8 Trainingsgruppen dann entsprechend nur geringfügig noch anpassen müsste.

 

Liebe Grüße

Egu

[Johanna Becker]

 Schau mal @Eberhard Guttsche, eventuell können diese Tutorials dir auch schon weiterhelfen? 

[Kai Hildebrandt]

@Eberhard Guttsche

danke für Deine Nachricht. Beim Thema API muss ich passen, da reichen meine Kenntnisse nicht mehr aus. 

Vielleicht kann mein Kollege @Moritz hier unterstützen und deine Fragen beantworten? 🙂

[Moritz]

Hi @Eberhard Guttsche

 

Am 6.12.2023 um 18:32 schrieb Eberhard Guttsche:

1. Benötige ich Power Automate? Wenn ja, kann ich mich dort mit meiner E-Mail nicht anmelden, da ich einen Firmenadresse benötige.

 

Nein, es kann auch ein ähnlicher Dienst, wie z.B. Zapier, Make.com oder vergleichbare eingesetzt werden. Das ganze kann auch über ein lokal auf dem PC betriebenes Shell-Script oder durch eine selbst entwickelte und betriebene Software-Applikation umgesetzt werden. Der API ist es "egal", wer mit ihr spricht, es muss lediglich die Syntax stimmen!

 

Am 6.12.2023 um 18:32 schrieb Eberhard Guttsche:

2. Wo binde ich den Quellcode aus der API in Smap an?

Die API liefert keinen Quellcode zurück. Die API liefert Daten oder z.B. die Struktur einer smap im JSON- oder XML-Format zurück. Diese musst du dann entsprechend, z.B. in Power Automate verarbeiten.

 

Am 6.12.2023 um 18:32 schrieb Eberhard Guttsche:

3. Gibt es ein Beispiel, wo ich mal ein wenig "spielen" kann? Ähnlich einer Sandbox.

Nutz' doch einfach die Swagger-UI für die smapOne-API: https://platform.smapone.com/backend/swagger/ui/index

Es gibt keine Sandbox für die API. Leg' hierzu einfach eine Sandbox-API an, dann hast du da quasi den Sandkasten zum Testen.

 

Am 6.12.2023 um 18:32 schrieb Eberhard Guttsche:

4. Oder hast du schon eine Lösung parat? Da ich die API für 8 Trainingsgruppen dann entsprechend nur geringfügig noch anpassen müsste.

Nein, das ist in der Regel zu individuell (weil z.B. von der Tabellenstruktur und den Datentypen abhängig), als das man das von der Stange greifen könnte.

 

Mein Tipp: Guck dir einmal mein folgendes Deep Dive Tutorial an (falls du eher eine Text-Person bist: Hier gibt es ein schriftliches Step-by-Step-Tutorial). Darin zeige ich, wie mit Hilfe von Power Automate die Daten eines DSAB dynamisch beschrieben werden können. Wenn du dir das angesehen und verstanden hast, sind die Chancen groß, dass du eine Idee hast, wie du deinen Usecase umsetzen kannst. Oder zumindest kannst du dann einschätzen, ob der Weg etwas für dich ist, oder auch nicht (weil z.B. technisch zu aufwändig).

 

[Eberhard Guttsche]

@MoritzVielen Dank für die sehr ausführliche Darstellung. Ich bin nun schon ein großes Stück weiter gekommen.

Als Api Platform benutze ich make.com. Die Darstellungsweise ist sehr übersichtlich. Die Handhabung gleicht in vielen Funktionen derer von Power Automation. Allerdings habe ich noch eine Frage. Ich hab enoch keiner HTTP Verbindung zur SmapApi. In Deinem Video wird in Power Automate ien URL erzeugt. Bei Make habe ich diese Funktion noch nicht gefunden. Kannst Du mir eventuell weiter helfen?

Ich  arbeite nun mit einer Stammdatendatei, welche geändert werden kann. Diese ist dann bezugspunkt für die Trainingsgruppe.
Danach verknüpfe ich die Stammdatendatei mit einer Trainingsgruppendatei, welche mir die einzelnen Trainingsstunden und die Statis für die Sportler einschreibt. Damit habe ich einen sauberen Flow, welcher nicht mehr über Excel verändert werden muss.

Vielen Dank schon einmal.

Bearbeitet 15. Januar von Eberhard Guttsche

[Manuel Rühl]

@Eberhard Guttsche

Da wird dir das andere Deep-Dive Tutorial helfen:

 

Da ist genau beschrieben, wie Du den Webhook in make.com nutzen kannst.
Hat bei mir super funktioniert. 👍