Zusätzliche Formularseite in einer Smap

[Rolf Thielmann]

Hallo allerseits,

ich habe die Anforderung, aus einer Smap gleichzeitig zwei Berichte zu erstellen und per eMail an unterschiedliche Empfänger zu versenden.

Meine Idee war, durch eine zusätzliche Formularseite Daten aus der ersten Formularseite selektiv und komprimiert anzuzeigen.

Hier die Beschreibung eines Anwendungsbeispiels:
Unsere Servicetechniker erfassen bei Einsätzen vor Ort verschiedene Daten, die teilweise nicht für den Kundengebrauch vorgesehen sind.
Zwei unterschiedliche Smaps zu verwenden würde zusätzlichen Aufwand bedeuten und die Zeitstempel würden nicht ünereinstimmen.
Wenn man hier auf einer zweiten Formularseite die für den Kunden gedachten Daten zusammenfasst und darunter Zeitstempel und Unterschriftsbaustein einfügt, könnte man mit Absenden der Smap den Report zur ersten Formularseite an die eigene Serviceabteilung und den Report zur zweiten Formularseite an den Kunden senden.
 

[Annemarie]

Hi Rolf,

also ein Formular in mehrere Formularseiten unterteilen können (und trotzdem noch alles zusammen absenden), und pro Formularseite einen Bericht gestalten können, verstehe ich die Idee richtig? Und dann fürs Versenden vielleicht pro Bericht einen Bausteine Email versenden nutzen und dort zum Beispiel jeweils konfigurieren können, welcher der Berichte an die eingetragenen Empfänger versendet werden soll?

So einen Ansatz haben wir tatsächlich schon einmal in Gedanken durchgespielt. Spannendes Thema, sowohl die Formular-Seiten als eigenständige Idee, als auch der Gedanken, mehrere Berichte damit in Verbindung zu lösen. Aber wir kamen zu dem Schluss, dass es wahrscheinlich zu eingeschränkt wäre, wenn sich ein Teilbericht immer nur auf eine Formularseite beziehen kann und nicht darüber hinaus. Wenn man zum Beispiel Kopfdaten nur am Anfang einzugeben hat, wäre es umständlich, sie in Berichten späterer Seiten auch verwenden zu wollen. Das ginge dann nur durch Wiederholen aller Daten mit Ergebnisbausteinen... Und wenn die Unterschrift ganz am Ende des Formulars auch auf Berichten zu vorherigen Formularseiten relevant wäre, käme man dort gar nicht ran. Wir hatten den Eindruck, es wäre besser, für jeden von mehreren Berichten zu einem Datensatz frei auf alle Inhalte zugreifen zu können.

@Rolf Thielmann Oder wäre diese Einschränkung gar kein Problem für dich?

Wie sehen das andere, die Anwendungsfälle dafür hätten?

[Rolf Thielmann]

Hallo Annemarie,

ich bin noch nicht so lange mit SmapOne zu Gange. Daher bevorzuge ich einfache Lösungen, auch wenn sie ggf. nicht so elegant aussehen.

Mein Anwendungsbeispiel ist der Leistungsbeleg für Servicetechniker.

Meine Idee war, dass der Servicetechniker auf der ersten Formularseite Zeiten (ggf. pro Techniker), verwendete Ersatzteile/Materialien und Einstellungen/Leistungsbeschreibungen erfasst und ggf. noch ein paar Bilder hinzufügt, etc. Diese Formularseite könnte der Servicetechniker selbst unterschreiben. Die ginge dann an unsere Serviceabteilung. Hier hatte ich wie Du an einen eMailbaustein gedacht.
Für den Kunden wäre dann die zweite Formularseite, auf der über Ergebnisbausteine die Zeiten, Ersatzteile/Materialien (andere Bezeichnungen, als die, die der Servicetechniker verwendet) und die Leistungsbeschreibungen angezeigt werden. Hier würde ich am Ende wieder einen Unterschriftsbaustein für den Kunden einfügen und das ganze dann über einen eMailbaustein an die Rechnungsprüfung des Kunden und unsere Abrechnungsabteilung versenden.
 

Ich denke, dass dafür grundsätzlich schon alles vorhanden wäre, wenn man mehrere Formularseiten in einer Smap einfügen könnte. 😉

[Bülent Erbas]

@Annemarie

wie wäre es mit dem Gedanken, wenn man separate Berichte an eine Unterseite anknüpfen würde?
Mit der Funktionalität könnte man optional auswählen: allgemeine smap Berichtsvorlage oder individuelle Berichtsvorlage für diese Gruppe.
Somit wäre die Problematik mit den Zugriffen der Bausteine zwischen den Formularseiten hinfällig, da alle Daten in einem Formular bleiben und zugänglich wären.

[Rolf Thielmann]

Das hört sich gut an.
Könnte man dann einen PDF-Bericht für den Abschnitt "Intern" und einen PDF-Bericht für den Abschnitt "Kunden" erstellen und an unterschiedliche eMailadressen versenden?

Ich würde dann diese Abschnitte in der App nicht anzeigen und nur für die PDF-Berichte verwenden.

[Annemarie]

@Rolf Thielmann 
Ich glaube, nach deiner zweiten Beschreibung habe ich jetzt ein vollständigeres Bild: Was ich dort herauslese ist, dass du dir die einzelnen Formularteile schon einzeln absendbar vorstellst. Im Grunde wären es dann einzelne eigenständige Formulare, die mit Datenbindungsformeln und in einem gemeinsamen Prozess miteinander verbindbar sein müssten. Die Berichte würden nicht erst am Ende versendet, sondern schon nach Fertigstellen und Absenden des jeweiligen Prozessschrittes. 

Aktuell ließe sich das nur über einzelne smaps und Automatismen abbilden, die die Daten von einer in die andere geben. Aber schöner wäre natürlich eine leichter zugängliche Lösung direkt im Produkt. Daher haben wir die Idee, mehrere Formulare in einer smap zu haben, auch in unserem neuen Ideenpool. Das Kärtchen hast du schon entdeckt, wie ich gesehen habe, und dein Feedback dazu hat uns erreicht, danke dafür! 🙂

@Bülent Erbas 
Während Rolfs Idee dann anscheinend doch etwas mehr in Richtung einzelne Formulare geht, ist deine nah dran an dem, was ich vorher vermutet und beschrieben habe: Formular-Teilstücke und Berichte pro Teilstück. Ob man dafür existierende Strukturbausteine (Abschnitt, Gruppe) nutzt oder ein neues (Seite eines Formulars) einführt, wäre vom Prinzip her nicht recht unterschiedlich.
Wenn wir von einen Bericht für ein Formularstück ausgehen, ist meine Befürchtung allerdings noch nicht aufgelöst, dass das zu eingeschränkt und umständlich für manche Fälle sein könnte: wenn beispielsweise im Formular verteilte Daten in den Bericht einfließen sollen, auch Daten vor und hinter dem Formularstück, oder wenn mehrere Berichte inhaltlich weitgehend die gleichen Daten enthalten sollen und sich nur in Kleinigkeiten oder in der Gestaltung unterscheiden. Dann wäre es mühevoll, vorher eingegebene Daten in der Gruppe (oder Abschnitt / Seite) mit Ergebnisbausteinen zu wiederholen, nur damit sie im Bericht verfügbar sind. Und teils wäre es auch unmöglich, wenn es um Daten ginge, die erst weiter unten eingegeben werden (z.B. Unterschriften am Schluss), da Formeln ja nur auf Inhalte weiter oben verweisen können.
Wie Rolf vorschlägt, hätte man dann auch direkt das Bedürfnis, diese Gruppen oder Abschnitte für smap-Nutzer auszublenden, ihr einziger Zweck wird dann der Bericht. Und vielleicht wäre es dann doch einfacher, wenn man sie gar nicht erst erstellen muss, um die Daten in einem von mehreren Berichten zu nutzen, sondern für alle Berichte frei auf alle Formularinhalte zugreifen kann, denke ich mir... 🤔

Unabhängig von diesen Gedanken sind eure Ausführungen zu dem Themenkomplex, in den verschiedene potenzielle Features reinspielen, in jedem Fall hilfreich für uns, um uns ein klareres Bild des Bedarfs zu machen, und wir werden sie mit einfließen lassen!