Aufgaben weiterleiten - aktivieren/deaktivieren

[Michael Prem]

Hallo Zusammen, 

ich würde es immer wieder hilfreich finden das "tolle Feature" erst bei einem bestimmten Status in der smap, das Versenden der Aufgabe zu aktivieren.

Im Moment besteht auch noch nicht die Möglichkeit beim Zurücksenden der Aufgabe den Kommentar zu ändern .....

Viele Grüße

Michael 🙂

[Moritz]

@Michael Prem 

vor 25 Minuten schrieb Michael Prem:

ich würde es immer wieder hilfreich finden das "tolle Feature" erst bei einem bestimmten Status in der smap, das Versenden der Aufgabe zu aktivieren.

Das finde ich einen interessanten Aspekt. Ich weiß, dass unsere Produktentwicklung aktuell an der Aufgabenfunktion werkelt. Sofern sie es sowieso nicht hier lesen, werde ich sie nochmal hierauf aufmerksam machen.

Ich dachte erst, ich hätte einen Workaround für dein Problem gefunden. Und zwar dachte ich, dass man mit dem "Hack" von @Jan Pietsch das Absenden des Datensatzes verhindert und dann nur die Weitergabe als Aufgabe erlaubt. Aber die Aufgabenweiterleitung ist bei "fehlerhaftem" Formular auch blockiert.

 

vor 28 Minuten schrieb Michael Prem:

Im Moment besteht auch noch nicht die Möglichkeit beim Zurücksenden der Aufgabe den Kommentar zu ändern .....

Hier hörte ich kürzlich einen Spatz vom Dächle zwitschern, dass dies bald möglich sein wird...

[Johanna Becker]

#daspoilertabereiner...

[Michael Prem]

das funktioniert natürlich wunderbar, allerdings wird die Fehlermeldung beim Weiterleitungsversuch ziemlich Verunsicherung beim User auslösen,

da in diesem Fall nur eine Unterschrift fehlt .... 

 

 

 

 

 

[Moritz]

Ja richtig, @Michael Prem, dieser Weg ist ungünstig. Ich glaube ich würde es wie folgt lösen: Ob die eingegebenen Daten als fertiger Datensatz abgeschickt oder als Aufgabe weitergeleitet werden soll, lässt sich technisch aktuell noch nicht wirklich gut abbilden. Deshalb wäre eine geeignete Alternative, dass man den User mit Hinweisbildern und -texten darauf aufmerksam macht, wie der Vorgang abgeschlossen werden soll.

Zwei Gruppen:

1. Gruppe: Enthält einen Screenshot als Bildanzeigebaustein, der zeigt, worauf geklickt werden muss, um den Datensatz abzusenden und dazu ein Textbaustein z.B. "Bitte sende deine Eingaben nun ab, indem du auf den Flieger oben rechts drückst."
2. Grupp: Enthält einen Screenshot, der zeigt, wie man den Datensatz als Aufgabe weiterleitet und dazu ein Textbaustein z.B. "Bitte leite diesen Vorgang als Aufgabe weiter! Hierzu auf die drei Punkte oben rechts klicken und dann 'Als Aufgabe weiterleiten' auswählen."

Und die beiden Gruppen stattest du jeweils mit gegensätzlichen Aktivierungsregeln aus, je nachdem, wie die vorhergehenden Eingaben waren. Also z.B. Checkbox angehakt aktiviert Gruppe 1 und Checkbox nicht angehakt aktiviert Gruppe 2.

Hiermit lässt sich allerdings nicht vermeiden, dass ein User den "falschen" Weg wählt...

 

Übrigens hatte ich mal mit einem Kunden einen ähnlichen Fall und wir haben es mit der REST-API wie folgt gelöst:

Es gab einen Prozess, bei dem ein smap-Datensatz als Aufgabe an eine folgende Instanz (= anderen User) weitergeleitet werden kann (aber nicht muss, z.B. wenn in der smap ein Mangel erhoben wurde). Der Kunde brauchte aber auch unbedingt einen PDF-Zwischenbericht.

Also haben wir in der smap eine Checkbox "Diesen Vorgang als Aufgabe weiterleiten" hinzugefügt. Wenn der Haken angehakt wurde, wurde zusätzlich ein Email-Eingabebaustein angezeigt. Als nächstes habe ich inital einmalig einen Webhook eingerichtet; wurde der Datensatz nun abgesendet, hat der Webhook diesen an einen Power Automate Flow weitergeleitet. Der Flow hat dann geprüft, ob der Haken aktiviert war. War dies der Fall, wurden die Daten aus diesem Datensatz bereinigt (v.a. der o.g. Haken wurde "entfernt") und diese Daten als Aufgabe an die REST-API zurückgesendet. Der Folgeuser hat nun eine Aufgabe für diese smap erhalten, die  bereits die Voreingaben des ersten Users beinhaltete. Außerdem lag ein PDF-Bericht für den initialen Vorgang vor. Hat nun der zweite User den Vorgang bearbeitet (geprüft, bestätigt, Fehler behoben; was auch immer) und dazu seine Folgedaten eingegeben, lag ein weiteres PDF-Dokument mit den Informationen des Folgeprozesses vor.