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Entwurf kopieren bzw. Datensatz als Aufgabe wiederbeschaffen


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Hallo, 

wir nutzen eine Smap, um Angebote zu schreiben. U.U. soll dann dieses Angebot nochmal leicht geändert werden, um es dem Kunden nochmal vorzulegen.

Nun ist es recht mühsam, alle Daten des Kunden erneut einzugeben, nur um eine kleine Änderung am Angebot vorzunehmen. Daher die Frage: Kann man einen Entwurf kopieren, sodass man ein Angebot erstellen, aber gleichzeitig eine Kopie als Entwurf beibehält, um diese ggf. mit kleinen Änderungen nochmals abzuschicken?

 

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Hey @FrederikWo

Würde es dir auch helfen, einen abgeschlossenen Datensatz nochmal als Aufgabe zuzuweisen um dann etwas an den eingegebenen Daten zu ändern? Der ursprüngliche Datensatz an sich bleibt unberührt und dient ausschließlich als Vorlage. Durch das absenden wird ein Neuer, zusätzlicher Datensatz erzeugt.

Mein Kollege @Moritz Münzenmaier hat eine tolle Anleitung erstellt, die ich hier teilen würde, wenn das Vorgehen für dich in Frage kommt.

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vor 17 Stunden schrieb Moritz Heidlindemann:

Hey @FrederikWo

Würde es dir auch helfen, einen abgeschlossenen Datensatz nochmal als Aufgabe zuzuweisen um dann etwas an den eingegebenen Daten zu ändern? Der ursprüngliche Datensatz an sich bleibt unberührt und dient ausschließlich als Vorlage. Durch das absenden wird ein Neuer, zusätzlicher Datensatz erzeugt.

Mein Kollege @Moritz Münzenmaier hat eine tolle Anleitung erstellt, die ich hier teilen würde, wenn das Vorgehen für dich in Frage kommt.

Ja, das würde grundsätzlich die Anforderungen erfüllen. 

U.U. wäre es gut, da eine Funktion einzubauen, wo der User auswählen kann, ob er eine Kopie haben möchte oder nicht. Ansonsten könnte es "nervig" werden, wenn man immer automatisch eine Aufgabe bekommt, auch in Fällen, wo man gar keine will.
Aufgaben kann man zur Not auch wieder löschen, oder? Habe es gerade nicht mehr im Kopf, werde es mir auch nochmal anschauen 🙂

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Bitte werft zuerst einen Blick in das hier angehängte PDF-Dokument.

Nachdem Ihr euch das Lesezeichen hinterlegt habt, wechselt Ihr auf die Detailansicht des Datensatzes, aus dem Ihr die Aufgabe anlegen wollt:

 image.png.498d415977ab9a49a64d24b05f29065d.png

In der Detailansicht führt Ihr jetzt das erstellte Bookmarklet aus, in dem Ihr auf das eben erstellte Lesezeichen klickt. Anschließend erscheint folgende Schaltfläche, mit der Ihr die Aufgabe erstellen könnt: image.png.6bad62c6c4282b7b83ec0804ba058f34.png

Die Aufgabe wird immer dem Nutzer zugewiesen, der den ursprünglichen Datensatz abgeschickt hat. Über den Reiter "Aufgaben" könnt Ihr diese aber anschließend einem beliebigen Nutzer zuweisen.

Aufgabe-aus-Datensatz-anlegen_-_Bookmarklet_.pdf

Edited by Moritz Heidlindemann
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vor 3 Stunden schrieb Moritz Heidlindemann:

Bitte werft zuerst einen Blick in das hier angehängte PDF-Dokument.

Nachdem Ihr euch das Lesezeichen hinterlegt habt, wechselt Ihr auf die Detailansicht des Datensatzes, aus dem Ihr die Aufgabe anlegen wollt:

 image.png.498d415977ab9a49a64d24b05f29065d.png

In der Detailansicht führt Ihr jetzt das erstellte Bookmarklet aus, in dem Ihr auf das eben erstellte Lesezeichen klickt. Anschließend erscheint folgende Schaltfläche, mit der Ihr die Aufgabe erstellen könnt: image.png.6bad62c6c4282b7b83ec0804ba058f34.png

Die Aufgabe wird immer dem Nutzer zugewiesen, der den ursprünglichen Datensatz abgeschickt hat. Über den Reiter "Aufgaben" könnt Ihr diese aber anschließend einem beliebigen Nutzer zuweisen.

Aufgabe-aus-Datensatz-anlegen_-_Bookmarklet_.pdf 33.32 kB · 6 Downloads

Das ist ja mal sehr cool! Funktioniert as advertised 🙂

Kann man hier auch den Nutzern Zugriff drauf geben?
Wir würden es jetzt gerne so machen, dass die Nutzer, die die Datensätze abgeschickt haben, nur Zugriff auf ihre eigenen Datensätze haben, und diese dann bei Bedarf kopieren und sich als Aufgabe erneut ausstellen können. Kann mir da noch jemand auf die Sprünge helfen, wie man das am besten regelt?

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vor 23 Stunden schrieb FrederikWo:

Das ist ja mal sehr cool! Funktioniert as advertised 🙂

Kann man hier auch den Nutzern Zugriff drauf geben?
Wir würden es jetzt gerne so machen, dass die Nutzer, die die Datensätze abgeschickt haben, nur Zugriff auf ihre eigenen Datensätze haben, und diese dann bei Bedarf kopieren und sich als Aufgabe erneut ausstellen können. Kann mir da noch jemand auf die Sprünge helfen, wie man das am besten regelt?

Super, das freut mich 🙂

Eure Nutzer haben Zugriff auf Ihre eigenen Datensätze, wenn sie sich über den Self-Service-Zugang anmelden. Allerdings ist es technisch nicht möglich, von dort eine Aufgabe zu erzeugen.

 

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Megafeature. Das darf auch gerne im Standard eingebaut werden. Hätte ich bei einem  Ablauf gut gebrauchen können. Wer hat alles die Berechtigung dies zu aktivieren? Im Beispiel hatte ich einem Prüfer den link gegeben mit dem externen Datenzugriff gegeben, welcher in der smap aktiviert wurde. Bei einem Fehler musste dieser diejenigen kontaktieren und das Formular erneut ausfüllen lassen. Waren einige Bilder aufzunehmen, wäre damit deutlich angenehmer gewesen.

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Am 21.7.2023 um 14:14 schrieb Moritz Heidlindemann:

Super, das freut mich 🙂

Eure Nutzer haben Zugriff auf Ihre eigenen Datensätze, wenn sie sich über den Self-Service-Zugang anmelden. Allerdings ist es technisch nicht möglich, von dort eine Aufgabe zu erzeugen.

 

Verstehe, d.h. diese Aktion kann nur der Creator ausführen?
Wenn man diese Funktion noch den Usern für ihre jeweiligen Datensätze geben könnte, würde das dem ganzen noch die Krone aufsetzen! 😄

War das eigentlich die Lösung von Moritz, die du anfangs erwähntest, oder bezog sich das auf was anderes?

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@Steffen Haußmann

Die Funktion ist ausschließlich für den Creator möglich, da die Authentifizierung über den API-Token läuft. Mit entsprechender Freigabe über die Nutzerrollen wäre es möglich, dass Nutzer sich über den Self-Service-Zugang auf den Account des Creators impersonifizieren und den Vorgang von dort starten. Allerdings hätten sie dann auch Zugriff auf andere smaps und deren Daten in dem Account.

 

@FrederikWo Das war die Lösung 🙂 

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Alles klar, verstehe.

Eine Möglichkeit, irgendwie den Entwurf zu "behalten" beim Absenden gibt es nicht? Oder die Funktion, einen Entwurf einfach zu kopieren?


Von der Funktionalität an sich ist deine Lösung sehr schön, aber das Ziel wäre, dass die User selbst entscheiden können, ob sie auf Basis eines vorherigen Entwurfs nochmal einen Datensatz abändern & abschicken wollen. Gleichzeitig sollen sie eben NUR auf ihre eigenen zugreifen können.

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vor 4 Stunden schrieb FrederikWo:

Eine Möglichkeit, irgendwie den Entwurf zu "behalten" beim Absenden gibt es nicht?

Nein leider nicht, abgesendet ist wech als Entwurf...

 

vor 4 Stunden schrieb FrederikWo:

Oder die Funktion, einen Entwurf einfach zu kopieren?

Ebenfalls nein, jedenfalls not the no code way (sondern mit Hilfe der API) 😕

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vor 20 Stunden schrieb Moritz:

Nein leider nicht, abgesendet ist wech als Entwurf...

 

Ebenfalls nein, jedenfalls not the no code way (sondern mit Hilfe der API) 😕

Danke für die Infos. Technisch möglich sollte es aber sein, evtl. für die Zukunft? 😉

Ja, ich meine mich dunkel daran erinnern zu können, dass du in einem anderen Bereich schon mal den API-Weg erwähnt, oder sogar genauer erklärt hattest. Wäre es möglich, dass du nochmal erklärst/verlinkst? Gäbe es da die Möglichkeit, durch z.B. eine Checkbox in der Smap zu entscheiden, ob der Prozess ausgelöst wird oder nicht?

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Hallo @FrederikWo,

 

Also du kannst z.B. in deiner smap eine Checkbox einfüen die "Daten als Aufgabe senden" heißt. Trägst dann in deiner smap munter Daten ein setzt die Checkbox ☑️ aktiv und sendest die Daten ab.

 

Allerdings erstellt dann nicht die smap die Aufgabe sondern jetzt muss ein "Automatismus" wie "PowerAutomate, Make, Zapier, etc." folgen, der über den Webhook  angesprochen wir und gesagt bekommt:

"Ok ich hab neue Daten mit ☑️ Checkbox Daten als Aufgabe senden"

Dann läuft der Automatismus durch und wenn alles klappt bekommst du eine Aufgabe mit Vorausgefüllten feldern 😉

 

Für die Aufgabe brauchst du folgenden API endpunkt:

interne API / Smaps/Data --> POST

Und folgende Daten:

{
  "userEmail": "string",
  "title": "string",
  "comment": "string",
  "hasPriority": true,
  "dueDate": {
    "date": "string"
  },
  "data": {}
}

 

Wenn du in das "data" deine Abgesendeten Daten einträgst bekommst du diese auch 1:1 zurück 😉

 

Hier ist ansonsten das Video @Moritz:

 

Hoffe es ist soweit verständlich was ich versucht hab zusammen zu schreiben 😄

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  • Moritz changed the title to Entwurf kopieren bzw. Datensatz als Aufgabe wiederbeschaffen
  • 4 weeks later...
Am 20.7.2023 um 10:41 schrieb Moritz Heidlindemann:

Bitte werft zuerst einen Blick in das hier angehängte PDF-Dokument.

Nachdem Ihr euch das Lesezeichen hinterlegt habt, wechselt Ihr auf die Detailansicht des Datensatzes, aus dem Ihr die Aufgabe anlegen wollt:

 image.png.498d415977ab9a49a64d24b05f29065d.png

In der Detailansicht führt Ihr jetzt das erstellte Bookmarklet aus, in dem Ihr auf das eben erstellte Lesezeichen klickt. Anschließend erscheint folgende Schaltfläche, mit der Ihr die Aufgabe erstellen könnt: image.png.6bad62c6c4282b7b83ec0804ba058f34.png

Die Aufgabe wird immer dem Nutzer zugewiesen, der den ursprünglichen Datensatz abgeschickt hat. Über den Reiter "Aufgaben" könnt Ihr diese aber anschließend einem beliebigen Nutzer zuweisen.

Aufgabe-aus-Datensatz-anlegen_-_Bookmarklet_.pdf 33.32 kB · 87 Downloads

Guten Tag, ich bekomme es nicht hin bzw. weiss nicht wovon ich das Lesezeichen (Bookmarklet) erstellen soll. Ich werde verrückt und bekomme die Arbeitsschritte irgentwie nicht voreinander. Kann mir da bitte jemand aushelfen? Vielen Dank im Voraus. LG

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vor 39 Minuten schrieb Moritz Heidlindemann:

@Christoph Kämmerling

Ich habe gerade mal ein kurzes Video erstellt, in dem ich das Bookmarklet anlege. Hilft dir das?

 

 

@Moritz Heidlindemann Uff wie geil ist denn hier: Schnelle Performance in der Hilfesuche und genau das was wir erstmal als Kompensation benötigen. Klar kann man das verfeinern mit Automatischer Kopie zum weiterverarbeiten aber so geht's auch sehr gut für eine möglich Mängelverfolgung. Dies alles hier ist eine sehr gute Alternative für uns. Vielen Dank dafür hat alles geklappt und freue mich auf die weitere Zusammenarbeit. LG Kriß 

 

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  • 2 weeks later...
Am 19.7.2023 um 16:14 schrieb Moritz Heidlindemann:

Hey @FrederikWo

Würde es dir auch helfen, einen abgeschlossenen Datensatz nochmal als Aufgabe zuzuweisen um dann etwas an den eingegebenen Daten zu ändern? Der ursprüngliche Datensatz an sich bleibt unberührt und dient ausschließlich als Vorlage. Durch das absenden wird ein Neuer, zusätzlicher Datensatz erzeugt.

Mein Kollege @Moritz Münzenmaier hat eine tolle Anleitung erstellt, die ich hier teilen würde, wenn das Vorgehen für dich in Frage kommt.

Hi. Warum kann ich denn keine Aufgaben erstellen? Da meckert mein Smappie. Ich habe angeblich keine Berechtigung zum erstellen von Aufgaben. Hab ich doch ein unvollständiges Programm gekauft?...

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