Aufgaben: Feste Empfänger(-liste), Versenden erst für bestimmte Nutzer

[Artur Hartmann]

Hallo,

 

wir fänden es für unseren Workflow sehr hilfreich, wenn es die Möglichkeit gäbe, in einer Smap die Aufgabenempfänger vorab zu belegen, oder wenn dies nicht geht nur eine definierte Listen an potenziellen Empfängern vorzugeben.

Hintergrund ist eine Smap für Fahrzeugwartungen unseres Fuhrparks. Die Fahrer haben eine Smap in der sie die wöchentliche Wartung ihres Fahrzeuges dokumentieren. Diese sollen sie am Ende an den verantwortlichen Fuhrparkleiter als Aufgabe weiterleiten. Da es aber 70 Fahrer und nur einen Fuhrparktleiter gibt, ist die Empfängerliste sehr lang und die entsprechende Person nur umständlich zu finden.

Hier wäre idealerweise eine Vorbelegung wünschenswert, das wir bei dieser Smap den Fuhrparkleiter als Aufgabenempfänger fest belegen könnten und so vielleicht auch der Aufgabendialog gar nicht erst eingeblendet wird.

Alternativ können wir uns als Lösung auch vorstellen, das man auf der Seite "Verteilen" der Smap, dort wo man die Benutzer vergibt, einen zusätzlichen Haken bei den Aktionen setzen können, das der User auch als Aufgabenempfänger agieren kann.

 

Die zweite wünschenswerte Funktion wäre das deaktvieren des Versendens des Formulars für bestimmte Nutzer, so das im o.a Kontext die Fahrer das Formular nur als Aufgabe weiterleiten können, aber eine Versenden nicht möglich ist.

Dies über ein "verstecktes / schwer zu findendes" Pflichtfeld zu machen, ist nicht die beste Lösung.

 

Liebe Grüße!

 

[_Moritz_]

vor 55 Minuten schrieb Artur Hartmann:

Da es aber 70 Fahrer und nur einen Fuhrparktleiter gibt, ist die Empfängerliste sehr lang und die entsprechende Person nur umständlich zu finden.

Hier könnte euch ein DSAB mit aktivierter Nutzerzuordnung (weiter unten erklärt) helfen. Alternativ würde ich euch einfach vorschlagen, einen QR-Code an die Fahrzeuge zu kleben. Nutzer scannt dann den QR-Code mit der smap und im DSAB wird nur das betroffene Fahrzeug angezeigt.

 

vor 37 Minuten schrieb Artur Hartmann:

Hier wäre idealerweise eine Vorbelegung wünschenswert, das wir bei dieser Smap den Fuhrparkleiter als Aufgabenempfänger fest belegen könnten und so vielleicht auch der Aufgabendialog gar nicht erst eingeblendet wird.

Das ist leider so nicht möglich: Entweder ist die Aufgabenfunktion für eine smap aktiviert oder eben nicht. Ist sie aktiviert, so kann man als Aufgabenempfänger immer alle User sehen bzw. auswählen, denen die smap zugewiesen ist. Ein Weg könnte hier sein, dass ihr nur dem Fuhrparktleiter die smap persönlich zuweist und alle Fahrer die smap nur anonym nutzen. Dann wäre als einziger Auswahluser der Fuhrparkleiter enthalten...

 

vor 40 Minuten schrieb Artur Hartmann:

Alternativ können wir uns als Lösung auch vorstellen, das man auf der Seite "Verteilen" der Smap, dort wo man die Benutzer vergibt, einen zusätzlichen Haken bei den Aktionen setzen können, das der User auch als Aufgabenempfänger agieren kann.

Eine derartige Funktion gibt es aktuell leider nicht.

 

vor 40 Minuten schrieb Artur Hartmann:

Die zweite wünschenswerte Funktion wäre das deaktvieren des Versendens des Formulars für bestimmte Nutzer, so das im o.a Kontext die Fahrer das Formular nur als Aufgabe weiterleiten können, aber eine Versenden nicht möglich ist.

Dies über ein "verstecktes / schwer zu findendes" Pflichtfeld zu machen, ist nicht die beste Lösung.

Das wäre über einen kleinen "Hack" möglich...

... aber du schreibst ja selber, dass das nicht die beste Lösung sei. Wenn du dich doch damit befassen willst: Du könntest ein Zahlenergebnisfeld – wie in dem verlinkten Beitrag gezeigt – einführen, das die "unmögliche Berechnung" beinhaltet.

Und die Aktivierungsregel prüft dann, ob der User der Fuhrparkleiter ist. Ist das nicht der Fall, wird das Zahlenergebnisfeld aktiviert, das Absenden als Datensatz "gesperrt" und es besteht nur noch die Möglichkeit, den Datensatz als Aufgabe weiterzusenden.

 

Aber nochmal zurück zu deinem eigentlichen Anliegen. Ich sehe (und empfehle) hier zwei Wege, wie ich das ganze lösen würde:

1. The NoCode-Way

Du hinterlegst alle Fahrer in einem Datensatzauswahlbaustein (DSAB). In diesem DSAB enthalten ist eine Spalte mit den Emailadressen der Fahrer (mit exakt der Emailadresse, mit der sie auch smapOne nutzen) und aktivierst für diese Spalte die Nutzerzuordnung (siehe FAQ). Ein Fahrer kann also nur noch sich selber sehen und auswählen, die anderen 69 Zeilen werden nicht angezeigt. Dann würde ich über oben beschriebenen Weg realisieren, dass nur der Fuhrparkleiter Datensätze final absenden kann. Feddisch.

 

2. The REST-API-Way

Du baust zwei smaps (oder hinterlegst mit entsprechenden Regeln alles in einer smap, je nachdem, wer sie nutzt, werden spezifische Felder angezeigt/ausgeblendet. In der ersten smap dokumentieren die Fahrer ihre Arbeit und senden den Datensatz ab. Auch hier wäre zu erwägen, das ganze über einen DSAB zu realisieren, so dass jeder Fahrer nur sich selber sehen und auswählen bzw. die QR-gestützte Variante nutzen kann.

Der Datensatz wird nun vom Fahrer abgesendet (Vorteil, man hat hier, auch bereits vor der Prüfung und Bearbeitung durch den Fuhrparkleiter) einen nachvollziehbaren Datensatz vom Fahrer. Ein zuvor einmalig eingerichteter Webhook sendet diesen Datensatz nun an einen (separat zu entwickelnden) Automatismus als Aufgabe an den Fuhrparkeiter in der zweiten smap, wobei alle relevanten Felder von smap1 in smap2 übertragen werden. Der Fuhrparkleiter führt nun wiederum seine Aktivitäten aus und sendet den Datensatz ab.

Der Fuhrparkeiter wird dann statisch in dem Automatismus hinterlegt oder könnte auch z.B. als verstecktes Textergebnisfeld in der smap hinterlegt werden (z.B. falls sich dieser Empfänger absehbar ändert).

[Artur Hartmann]

Hallo Moritz,

danke für die Ideen.

Hatte meinen Post ja extra im Bereich "Feature-Wünsche" gepostet, da es für uns und vielleicht auch andere wünschenswerte Erweitungen der Funktionen sein könnten 😀

vor 20 Stunden schrieb Moritz:

Hier könnte euch ein DSAB mit aktivierter Nutzerzuordnung (weiter unten erklärt) helfen. Alternativ würde ich euch einfach vorschlagen, einen QR-Code an die Fahrzeuge zu kleben. Nutzer scannt dann den QR-Code mit der smap und im DSAB wird nur das betroffene Fahrzeug angezeigt.

Ich glaube dieser Punkt ist nicht ganz richtig rübergekommen. Die Fahrer müssen sich selber gar nicht auswählen. Ihren Namen lesen wir aus den Metadaten des SmapUsers aus.

Mir ging es um die Auswahlliste die eingeblendet wird, wenn ich den Entwurf als Aufgabe weiterleiten möchte. Dort tauchen ja alle User auf, denen die Smap zugeordnet ist. Und diese ist in unserem Fall 70 Einträge lang.

vor 20 Stunden schrieb Moritz:

Ein Weg könnte hier sein, dass ihr nur dem Fuhrparktleiter die smap persönlich zuweist und alle Fahrer die smap nur anonym nutzen. Dann wäre als einziger Auswahluser der Fuhrparkleiter enthalten...

Könntest du diesen Punkt noch einmal genauer erläutern? Wie kann ein Nutzer die Smap anonym nutzen? Und welche Nachteile kommen damit einher.

vor 20 Stunden schrieb Moritz:

... aber du schreibst ja selber, dass das nicht die beste Lösung sei. Wenn du dich doch damit befassen willst: Du könntest ein Zahlenergebnisfeld – wie in dem verlinkten Beitrag gezeigt – einführen, das die "unmögliche Berechnung" beinhaltet.

Genau, das hatte ich wie gesagt schon alle getestet.

Das Grundproblem ist, das die Checkbox, Sternchenfeld was auch immer, ja sichtbar sein muss um zu greifen. Sobald es nicht sichtbar ist, ist es auch in der Smap unwirksam. Und sobald es sichtbar ist, hintert es nur wenige dort die Finger vom Haken zu lassen.

Das Problem bei deiner zitierten "ungültigen Berechnung" ist, das ungültige Werte sowohl das Absenden als auch das weiterleiten als Aufgabe verhindern! 

Deswegen hatte ich die Lösung mit einem Pflichtfeld auf einer Unterseite versucht zu lösen welches aber ja auch umgangen wurde.

[_Moritz_]

vor 59 Minuten schrieb Artur Hartmann:

Hatte meinen Post ja extra im Bereich "Feature-Wünsche" gepostet

Ahjo, das war mir tatsächlich durchgerutscht. Ich sollte zukünftig immer mal wenigstens ein halbes Auge mit auf das Forum werfen, in dem gespotet wurde 😄 (ich gehe meistens über "neuste Beiträge" in die Diskussionen, dabei übersehe ich das Forum oft...)

 

vor einer Stunde schrieb Artur Hartmann:

Mir ging es um die Auswahlliste die eingeblendet wird, wenn ich den Entwurf als Aufgabe weiterleiten möchte. Dort tauchen ja alle User auf, denen die Smap zugeordnet ist. Und diese ist in unserem Fall 70 Einträge lang.

Ja okay, verstehe. Dann wäre ggf. wirklich ein Blick in die anonyme Verteilung interessant, weil dann in eurem Fall nur der Fuhrparkleiter drin stehen würde.

 

vor einer Stunde schrieb Artur Hartmann:

Wie kann ein Nutzer die Smap anonym nutzen? Und welche Nachteile kommen damit einher.

Das ist ein Feature, was nicht per Standard aktiviert ist. Wendet euch bitte einmal an euren Kundenbetreuer und besprecht dieses Anliegen mit ihm. Die anonyme Nutzung erfolgt dann über den Verteilen-Dialog, siehe hierzu ➡️ FAQ: smap zur anonymen Nutzung verteilen.

• Vorteil ist, dass die smap nicht an einzelne User verteilt werden muss, sondern die smap kann z.B. durch Scannen eines QR-Codes installiert werden.
• Nachteil ist, dass der Datensatz dann auch anonym ist, hier klemmt nicht mehr euer Fahrer als User in den Metadaten dran (und da schreibst du ja, dass ihr das nutzt/benötigt). D.h. hier wäre zu erwägen, irgendeine Form der Identifikation mit einzuführen. Das könnte ein einfaches Textfeld zur Namenseingabe sein, das könnte ein DSAB sein, aus dem sich der Fahrer auswählt, oder das könnte ein QR-Code pro Fahrer sein, das der Fahrer halt abscannen muss und über den ihr den Fahrer identifizieren könnt.

[Artur Hartmann]

vor 18 Minuten schrieb Moritz:

Das ist ein Feature, was nicht per Standard aktiviert ist. Wendet euch bitte einmal an euren Kundenbetreuer und besprecht dieses Anliegen mit ihm. Die anonyme Nutzung erfolgt dann über den Verteilen-Dialog, siehe hierzu ➡️ FAQ: smap zur anonymen Nutzung verteilen.

• Vorteil ist, dass die smap nicht an einzelne User verteilt werden muss, sondern die smap kann z.B. durch Scannen eines QR-Codes installiert werden.
• Nachteil ist, dass der Datensatz dann auch anonym ist, hier klemmt nicht mehr euer Fahrer als User in den Metadaten dran (und da schreibst du ja, dass ihr das nutzt/benötigt). D.h. hier wäre zu erwägen, irgendeine Form der Identifikation mit einzuführen. Das könnte ein einfaches Textfeld zur Namenseingabe sein, das könnte ein DSAB sein, aus dem sich der Fahrer auswählt, oder das könnte ein QR-Code pro Fahrer sein, das der Fahrer halt abscannen muss und über den ihr den Fahrer identifizieren könnt.

Danke, das klingt gut. Denke das würde beim weiterleiten als Aufgabe schon mal etwas helfen, wenn die Liste kürzer ist / nur einen Eintrag enthält. Da es nur um den Namen geht, müsste dieser dann halt manuell eingetippt/ausgewählt werden.