Deep Dive Tutorial: smap-Daten per Power Query in Excel importieren

[Moritz]

Aloha-hoha! 🤗

Heute ist es wieder soweit: Es gibt ein neues Deep Dive Tutorial (DDT). Dieses Mal habe ich mich von Automatisierungsdiensten gelöst und demonstriere einmal, wie man ganz simpel Daten einer smap in Excel importieren kann. Eine Excel-Datei kann man sich ja auch im Portal herunterladen, es geht aber auch ohne diesen Login, direkt aus Excel heraus.

Hier im Forum gibt es bereits einige Threads mit Hinweisen, Anleitungen oder Erklärungen, wie Power Query funktioniert und wie man sie sinnvoll mit smapOne einsetzen kann:

• PowerQuery mit einen Link zum Bericht erstellen
• Date in Excel mit Bildern als Link
• Datensätze der letzten 45 Tage via PowerQuery in Excel abrufen

Damit ihr alle erforderlichen Informationen habt, wie ihr das selber realisieren könnt, und auch damit die Tutorials in die Breite (und nicht nur immer mit z.B. Power Automate in die Tiefe) gehen, hier das Power Query-Tutorial.

Das Video ist darüberhinaus Grundlage für zwei Folgetutorials: Ich möchte zeigen, wie man die Daten einer smap einfach visualisieren kann. Einmal in Excel und einmal in Power BI. In beiden Fällen ist die per Power Query in eine Excel-Tabelle geladenen Daten die Ausgangsbasis für den weiteren Prozess.

 

Mir ist bei der Aufzeichnung leider ein ärgerlicher Faux-pas unterlaufen. Ich hatte in OBS deaktiviert, dass der Bildschirm mit Cursor aufgezeichnet werden soll und diese Deaktivierung vor der Aufzeichnung nicht rückgängig gemacht 😞

Ich habe mich aber trotzdem dafür entschieden, das Video so zu veröffentlichen und nicht nochmal neu aufzunehmen. Und zwar soll das euren Gehirnen dabei helfen, seine Plastizität (hier: Anpassungsfähigkeit) aufrechtzuhalten 😉

[Moritz]

Auf dem smappetizer-Instagram-Kanal nehme ich mich bzgl. des Cursors nochmal selber auf's Korn... 😉

https://www.instagram.com/p/Cp4pGVTg7Nc/ (Wird leider nicht embedded, zum Ansehen müsst ihr draufklicken...)

[Johanna Becker]

Danke dass du es trotzdem veröffentlicht hast- ich denke der Nutzen überwiegt hier! 

[Micha Zenke]

Wie alle deine Videos wieder sehr interessant und hilfreich 🥳

[Moritz]

vor 1 Minute schrieb Micha Zenke:

Wie alle deine Videos wieder sehr interessant und hilfreich 🥳

Made my week ❤️ 🙂 

[JanSteger]

Ist es auch möglich Aufgaben die versendet aber noch nicht abgeschlossen wurden über eine PQ abzurufen?

[Moritz]

@JanSteger ja, auf jeden Fall! Hierzu einfach dort, wo die URL für die Daten eingetragen wird, den Filter state=Incomplete an die URL anfügen.

Die ganze URL ist also

https://platform.smapone.com/Backend/v1/Smaps/{smapId}/Data?accessToken={token}&state=Incomplete

 

 

Eine Alternative stellt die Route /Smaps/{smapId}/Tasks in der Preview-API (siehe FAQ) dar. Hier können die Aufgaben direkt über eine exklusive Route abgerufen werden (statt wie zuvor über den Query-Filter state=Incomplete) und darüberhinaus die für die Preview-API verfügbaren OData Query Options angewendet werden.

https://platform.smapone.com/Backend/preview/Smaps/{smapId}/Tasks?accessToken={token}

 

[JanSteger]

Super , Danke! Funktioniert👍

[Danny Schomann]

Hallo Moritz,
ich habe aktuell eine Smap, bei welcher ich keine Daten ins Power Query rein bekomme.

Die "Liste" ist dauerhaft leer. Kann es daran liegen, dass ich hier mit dem Baustein "Datensatzauswahl" teilweise arbeite?

Ich finde meinen Fehler nicht, da andere Smaps sich super über Power Query auslesen lassen.

BG

 

[Moritz]

@Danny Schomann hm nein, eigentlich nicht. Ein DSAB-Eintrag in einem smap-Datensatz sollte halt einfach nur als komplexes Object ("Record") angezeigt werden, das man dann durch Klick auf das "Wegweiser-Symbol" wiederum in einzelne Spalten aufteilen kann.

Kannst du denn sicherstellen, dass auch wirklich bereits Datensätze vorhanden sind?

[Danny Schomann]

Hi Moritz,

ja habe selber mit der Smap einen Datensatz erzeugt.
Kann es daran liegen, dass es sich um eine geteilte Smap von meinen Kollegen handelt?

[Moritz]

Wurde die smap von dir erzeugt, also liegt sie in deinem Account? Wenn sie in dem Account von deinem Kollegen liegt, dann müsstest du die Daten auch mit seinem API-Token abrufen.

[Danny Schomann]

Hallo Moritz,

Ja die Smap liegt in meinen Account.

Habe aber soeben die Lösung zum Problem erhalten, und zwar musste ich einfach im Power Query Editor unter dem Reiter "Start" die Vorschau aktualisieren und schon waren die gewünschten Daten da.

Danke dir.
 

[Moritz]

Spitze 🙂

[Jan Hauke]

Nabend @Moritz

eine Frage zu dem Thema, ich habe soweit alles zusammen gebaut, eingerichtet usw wie in deinem Video beschrieben erstellt.

Auch ich arbeite mit einer Wiederholungsgruppe, allerdings mit der Auwahl von Namen und anderen Eigenschaften (siehe Bild), die Namen werden jeweils über einen DSAB ausgewählt und je nach Ereignis kommen weitere Punkte hinzu.

Jetzt habe ich das Problem, dass er mir bei der Auwertung keine Namen anzeigt, sondern nur record, wie kann ich mir die Namen anzeigen lassen? Habe ich es in deinem Video übersehen?

schönen Gruß

Jan

[Bülent Erbas]

Hi @Jan Hauke

hast du mal probiert auf dem Button rechts von "Column1.data.RepeatGroup" zu klicken?
Da sollte sich normalerweise weitere Spalten öffnen um weitere Spalten aus der Wiederholungsgruppe wählen zu können.

[Jan Hauke]

Hallo, wieder mal ein Frage dazu.

Ich habe mit einer vorhandenen smap einen test datensatz abgeschickt, damit ich diesen in eine excel tabelle mittels power query einpflegen kann. Nun ist es aber so, dass wenn ich auf die Rest API gehe, er mir immer nur die Daten einer anderen smap anzeigen mit der ich zu vor gearbeitet habe, die Seite aktuallisieren und neustarten haben es leider nicht geändert. Wie komme ich den nun an die richtige Rest API ran um damit weiter arbeiten zu können?

[Bülent Erbas]

Hallo @Jan Hauke,

versuche mal in der smap die du anbinden möchtest eine Änderung durchzuführen. Zum Beispiel einen Baustein einfügen und wieder löschen. 

Es wird immer der zuletzt bearbeite smap im Rest API angezeigt.

[Moritz]

Entweder das was @Bülent Erbas sagt. Oder alternativ die smapID manuell eintragen: