Idee für eine Smap / Warenwirtschaft bzw. Warenbestand

[Benjamin Wadewitz]

Hallo Zusammen, 

wir sind gerade dabei unser Lager etwas aufzuräumen und meine Idee ist, dass wir es auch ein wenig digitalisieren und den aktuellen Bestand immer im Auge haben können. Für eine richtige Lagersoftware haben wir einfach zu wenig Sachen die getrackt werden müssen - es sind insgesamt nur 4 Stück, aber es haben mehrere Personen Zugriff darauf. 

Meine Idee wie man es umsetzen könnte: 
- Ich erstelle eine z.B. Google Tabelle für jedes Produkt also z.B. Übungspäckchen, Handout usw. 
- Nun kommt der Mitarbeiter an das Regal, scannt einen QR Code "Wareneingang" trägt die Anzahl ein, die er verräumt und sendet die Smap ab. 
- Die eingegeben Anzahl, der Mitarbeitername und das Datum soll nun in die z.B Google Tabelle in die nächste freie Zeile eingetragen werden. 

Für den "Warenausgang" soll das gleiche passieren nur, dass es eben dann die eingegebene Zahl in eine andere Spalte eingetragen werden soll. 

Wie könnte ich so etwas umsetzen? Wichtig ist, wir nutzen keinerlei Microsoftprodukte, haben aber z.B. KonnectzIT und Zapier zur Verfügung. 

Danke Euch fürs mitdenken 🙂

[metek allgemein User]

Joh das geht. Guck dir mal DSAB an. Dazu gibt es ein tolles Video von @Moritz...muss mal suchen ob ich es finde.

 

Nur kann ich dir nicht sagen ob das mit Google Tabellen klappt. 

Wir nutzen als MS Gegenstück stellenweise LibreOffice. Ist bei einfachen Anwendungen empfehlenswert. 

 

 

[Benjamin Wadewitz]

Ich verstehe DSAB so, dass ich dort Daten hinterlegen kann die dann im Smap verwendet werden können. 
Aber kann ich in DSAB auch Daten wieder zurückschreiben? 
 

[Manuel Rühl]

Das müsste mit einem Zap gehen: Webhook -> Google Tables.
Ich habe leider keine Pro-Version von Zapier, aber normalerweise müsste das Tutorial von @Moritz auch mit Zapier funktionieren:

[DDT #004] smap-Daten in Excel importieren | Power Query Tutorial - YouTube

Alternativ gibt es bei Zapier auch einen E-Mail-Baustein in der Free-Version. Wenn nur Artikel / Datum / Mitarbeiter / Menge gebraucht wird, könnte man eine E-Mail an Zapier schicken und die Informationen in den Betreff schreiben und dann den Betreff in die nächste Zeile schreiben und in Tables zerlegen.

 

[Moritz Münzenmaier]

Hallo @Benjamin Wadewitz,
Eine solche smap habe ich so, oder so ähnlich, schon unzählige Male gebaut. Die üblichen Anwendungsbeispiele dafür sind kleine (auch mehrere) Lagerorte, Verbrauchsmaterial im Auto oder auch Arbeitskleidung.

Ich habe sie bisher immer nur mit Microsoft Powerquery gebaut, daher muss ich mich auf meine Vorredner verlassen was die Abbildung mit Zapier angeht, da es leider keine native Alternative in Google Spreadsheets gibt (auch das habe ich mit einem Kunden echt lang probiert). Was du auf jeden Fall brauchst ist eine Rohdatentabelle in der jeder Datensatz als Transaktion eine neue Zeile bildet und zusammengeführt wird auf die du dann deine Lagerübersicht verformelst. Ich sehe keinen Bedarf an einem DSAB bei der kleinen Menge an Artikeln. 

QR Code gibt in der smap den eindeutigen Identifizierer für den Artikel aus, das ist schonmal richtig gut. Ich würde allerdings bei der Ein- und Auslagerung anders vorgehen. Das Eintragen in ein anderes Feld hat hohes Fehlerpotential - die einfachste Variante wäre oben in der smap die Entscheidung über eine Einfachauswahl zu treffen, ob es eine Einlagerung oder eine Auslagerung ist und dann ein Mengenfeld zur Verfügung zu stellen.

In der smap hast du dann ein verstecktes Zahlenergebnisfeld, dass bei einer Auslagerung den Zahlenwert mit -1 multipliziert. Dadurch musst du später nicht unterschiedliche Felder kompliziert zusammenführen, sondern kannst das Google-Gegenstück zu SUMMEWENN verwenden, um den Saldo der Artikel zu berechnen. Den initialen Warenbestand auch niemals händisch irgendwo pflegen, sondern einfach über eine initiale Einlagerung in exakt der gleichen smap verwenden. In Excel würde ich die Artikelliste über die EINDEUTIG Funktion generieren lassen, dann ist das System direkt sicher aufgestellt, falls mal neue Artikel dazu kommen würden. 

Außerdem, wenn ich es richtig verstanden habe, gibt es zur Zeit nur einen Lagerort für die Artikel - ich würde dennoch empfehlen dem QR-Code eine Information für den Lagerort mitzugeben. Also wenn der Artikel bspw. die Nummer 1234 hat, dann sollte der QR Code die Nummer (1234-1 und dann eben 4321-1, usw.) haben. Macht zur Zeit keinen Unterschied, aber wenn ihr irgendwann mal überlegt diese Dinge auch woanders zu lagern (Auto, zweiter Lagerort, usw), könnt ihr ohne Probleme auch die Gesamtmenge dieser Artikel pro Lager und Lagerübergreifend ermitteln. 

[Benjamin Wadewitz]

@Moritz Münzenmaier wäre es mit Microsoft Produkten einfacher umsetzbar? 

Ich habe eben mal unsere Lizenz von Microsoft (A1) angesehen und herausgefunden, dass folgendes dabei ist: 

Microsoft Power Automate Free

Exchange Foundation

Common Data Service

Flow Free

 

Power Automate for Office 365

Power Apps for Office 365

 

Reicht dies aus? Wir haben ausschließlich Zugriff auf die Onlineprodukte von Microsoft. 

 

Danke Dir 

[Benjamin Wadewitz]

Ich bin sogar am überlegen, ob ich die Excelliste überhaupt benötige. 
Beim stöbern bin ich über das Fahrtenbuch von Moritz mit DSAB gekommen, damit könnte ich es doch auch umsetzen und müsste nicht den Weg noch zwischenzeitlich über Excel gehen oder? 

Die Autos wären dann einfach die Lagerware und da wir ja meistens negative Werte eingeben, müsste der User auch immer noch unterschreiben und ich hätte einen 100%igen Nachweis wer es entnommen hat. 

Klar ich müsste dann nochmehr anpassen, aber es ist eine Überlegung oder was sagt Ihr? 
 

 

[Moritz]

Hey @Benjamin Wadewitz,

vor 23 Stunden schrieb Benjamin Wadewitz:

Reicht dies aus? Wir haben ausschließlich Zugriff auf die Onlineprodukte von Microsoft. 

Du brauchst auf jeden Fall die Möglichkeit, dass du HTTP-Requests ausführen kannst. Dies ist nach meinem Kenntnisstand eine Premium-Funktion, für die du einen bezahlten Account benötigst – aber diese Infos ohne Gewähr mit der Bitte um eigene Prüfung (oder um Ratschläge aus der Community):

https://powerautomate.microsoft.com/de-de/pricing/

 

vor 22 Stunden schrieb Benjamin Wadewitz:

Klar ich müsste dann nochmehr anpassen, aber es ist eine Überlegung oder was sagt Ihr? 

Ich sehe auch keinen Grund, warum du die Excel-Tabelle dazwischen unbedingt bräuchtest und denke auch, dass das direkt über den DSAB geht. Und mehr müsstest du damit gar nicht unbedingt anpassen. Im Gegenteil: Da du keine Excel-Tabelle irgendwo in OneDrive "dazwischen" hast, sparst du dir auch immer ein paar Schritte in deinem Automatismus, weil du ja nicht die Tabelle berücksichtigen musst.

 

P.S. in einem anderen Artikel habe ich dich soeben auf dieses DDT#1 aufmerksam gemacht, aber du hast es ja bereits selber gefunden... 🤗

[Benjamin Wadewitz]

Ich habe es eben einmal ausprobiert nachzubauen, in der A1 Lizenz ist der HTTP Request leider nicht enthalten. 
Wir werden uns nun im Team mal beraten, welche Möglichkeiten es noch gibt 😕 oder ob wir hier in den sauren Apfel beißen müssen und eine Premiumlizenz erwerben müssen. 

[Moritz]

Du hattest ja andernorts erwähnt, dass ihr bereits eine Zapier-Lizenz habt, damit geht das alles auch.

[Benjamin Wadewitz]

Ok dann versuche ich es mal nachzubauen in Zapier oder in KonnectzIT. 

PowerAutomate gestaltet sich schwierig bei der Buchung da niemand weiß, ob man PowerAutomate Premium in unserem A1 Plan Nachbuchen kann. 

Bearbeitet 14. Mai 2023 von Benjamin Wadewitz

[Moritz]

vor 12 Stunden schrieb Benjamin Wadewitz:

Ok dann versuche ich es mal nachzubauen in Zapier oder in KonnectzIT. 

KonnectzIT kenne ich noch gar nicht, danke für die Nennung.

[Benjamin Wadewitz]

@Moritz  ich finde bei SmapOne nur keine Möglichkeit den Webhook einzutragen. 
Kannst Du mir da auf die Sprünge helfen? 🙂

[Moritz]

@Benjamin Wadewitz ja klaro doch. Guck mal hier https://faq.smapone.com/kb/guide/de/welche-funktion-hat-ein-webhook-und-wie-verwalte-ich-sie-ecQQ7FRCpD/Steps/1316059

Und ich habe das auch in meinen Deep Dive Tutorials gezeigt, z.B. hier (ab ca. Minute 17:05).

 

[Benjamin Wadewitz]

Vielen Dank - das hatte ich schon gesehen. 
 

Wenn ich zB bei KonnectzIT Webhook auswähle, dann wird mir ein Webhook von KonnectzIT angezeigt und den müsste ich irgendwie bei SmapOne eintragen. 

[Moritz]

Jupp, das geht in entweder direkt durch Ansprechen des API-Endpunkts über ein Tool deiner Wahl oder aber direkt über die Swagger API Dokumentation (so wie in meinem Video gezeigt).