„Individueller“ DSAB

[Benjamin Wadewitz]

Hallo Zusammen, 

für jeden Großkunden habe ich eine eigene Smap und dort ist immer ein einziger DSAB hinterlegt. Dadurch haben wir aktuell 8 mal die „gleiche“ Smap nur eben für jeden Kunden extra. Da sich demnächst an den benötigten Formularen eine Kleinigkeit ändert, würde ich gerne die Chance nutzen und unsere Anzahl der Smaps etwas verschlanken. 

Ich habe mir schon Gedanken gemacht und würde gerne einmal mit Euch diskutieren, ob es funktioniert was ich mir überlegt habe oder ob es Blödsinn ist, bevor ich es „baue“. 

Was habe ich mir überlegt? 
- Ich erstelle eine Smap und starte mit einem Auswahlmenü, wo der Anwender / Trainer / Dozent dann als erstes den jeweiligen Kunden auswählen kann. 
- Abhängig davon, welche Auswahl dort getroffen wurde, wird dann der entsprechende DSAB „aktiviert“ bzw. in der Wiederholungsgruppe angezeigt. Die Auswahl erfolgt jedoch außerhalb der Wiederholungsgruppe. 

- Ich würde auch gerne einen Punkt „anderer Auftraggeber“ einfügen und dort soll der Trainer dann die Möglichkeit haben die Exceltabelle für den DSAB selbst hochzuladen. Hier habe ich mir überlegt: 
  - Entweder es gibt in der Smap direkt eine Lösung, dass er es hochladen kann - ohne Creatorrechte 
  - Es gibt die Möglichkeit, dass er die Exceldatei in einem festgelegten Ordner in unserer NextCloud hinterlegt. Da ist dann allerdings die große Herausforderung, wie ich es „trennen“ könnte, wenn mehrere Trainer zur selben Zeit „andere Auftraggeber“ haben. Kann man es evtl anhand des Benutzers dann abhängig machen, dass auf jeweils einen anderen Ordner zugegriffen wird? 

Oder habt Ihr eine andere Idee? 

Creatorrechte für alle einzustellen ist keine Option, da sie ansonsten zuviel kaputt machen können 🙂

 

Danke Euch 🙂

Viele Grüße und genießt die Sonne 

[Bülent Erbas]

Hallo @Benjamin Wadewitz

wir hatte eine ähnliche Anforderung, bin mir aber nicht sicher ob das in deine Richtung geht.

Wir haben unterschiedliche Montage-Teams mit unterschiedlichen Aufgaben, haben aber eine smap dafür gebaut.

Zu Beginn setzen wir den Einfachauswahl-Baustein mit Werten ein.
Je nachdem welcher Wert ausgewählt wird, wird entsprechend ein separater Abschnitt aktiviert. Die Abschnitte kannst du mit einer WENN-DANN Regel beeinflussen. In jedem Abschnitt können dann individuelle DSAB bzw. Wiederholungsgruppen aktiviert werden.

Ein Beispiel aus unserer smap:

Bzgl. den anderen Themen ob man Excel-Tabellen selbst hochladen kann, kann ich leider nichts zu sagen. Bisher ist mir da nichts bekannt. 

[Benjamin Wadewitz]

Aktiviert Ihr die DSAB innerhalb der Wiederholungsgruppe oder außerhalb? 

Bei uns wäre es außerhalb da ich sonst ja alle Wiederholungsgruppen manuell anpassen müsste, wenn sich da eine Änderung ergibt. 

[Moritz]

@Benjamin Wadewitz ich gehe da mit @Bülent Erbas und würde die über einfache Aktivierungsregeln anzeigen bzw. ausblenden.

 

Zu deinem Anliegen mit einer selbst hochgeladenen Tabelle: Tatsächlich könnte man einen Automatismus entwickeln, der (1) nach Auswahl "anderer Auftraggeber", (2) Hochladen einer Excel-Tabelle in einen Dokumentenbaustein, (3) ggf. noch Angabe des Namens des Auftraggeber sowie final (4) Absenden des Datensatzes leistet:

1. Auslesen der Excel-Tabelle (u.U. muss man hierzu bei Power Automate mit Tricks arbeiten um an die Datei zu kommen wie z.B. Attachment von der smapOne-API herunterladen, temporär bei OneDrive/SharePoint hochladen um sie dann auslesen zu können, ggf. geht das aber auch unmittelbar).
2. Transformation der Excel-Daten in die Datenstruktur des DSAB (gültiges JSON-Array mit korrekten Spaltenbezeichnungen).
3. Erstellen eines neuen DSAB und Upload der transformierten Daten aus der Excel-Tabelle.
4. Anpassen des Auswahlbausteins und Einfügen des neuen DSAB in die bestehende smap-Definition, so dass die neue Firma in der smap auswählbar und die dazugehörigen DSAB-Daten enthalten sind.
5. Ausrollen des smap-Updates.
6. Erstellen einer Aufgabe, wo die zuvor eingegeben Kopfdaten (Trainer usw.) aus dem Vor-smap-Datensatz sowie die Auswahl der neu erzeugten Firma schon enthalten ist.

Punkt 6 ist im Grunde optional, sobald der Trainer das Update hat kann er auch einfach nochmal mit der Aufnahme der Daten mit neuem DSAB beginnen. Kleiner Hinweis: Mit der Definition herumzufummeln kann ein wenig tricky sein, deshalb ist das hier definitiv ein Automatisierungsthema für Fortgeschrittene.

[Bülent Erbas]

Wir aktivieren die DSAB für unsere Zwecke auch außerhalb. Das hat für uns gereicht @Benjamin Wadewitz

[Benjamin Wadewitz]

Mhm ich habe da ein kleines Problem 🙂

Zu Beginn wählt der Trainer aus, ob es Kunde A, Kunde B, Kunde C usw ist. 
Durch diese Auswahl wird der entsprechende DSAB innerhalb der Wiederholungsgruppe aktiviert. 

Durch den DSAB werden allerdings verschiedene Felder innerhalb der Wiederholungsgruppe (Arbeitgeber, PLZ, Ort und Berufsgenossenschaft) automatisch ausgefüllt. 

Ich habe also alles für den Kunden A angelegt - wenn ich nun die Verknüpfung für den Kunden B einrichte, dann werden die Einstellungen vom DSAB Kunde A überschrieben. 

Kann ich das irgendwie verhindern oder wäre es einfacher einen anderen Weg zu gehen? 

[Moritz]

Du kannst folgendes in deinem Textergebnisbaustein machen (hier am Beispiel Firmmename bzw. Baustein Company_name_2)

CONCAT({DSAB_A[Firmenname]}, {DSAB_B[Firmenname]}, ..., {DSAB_N[Firmenname]})

Er versucht hier, die ganzen Firmennamen aus den verschiedenen DSABs aneinanderzureihen (zu "concatenaten"). Da aber nur ein DSAB aktiviert ist, steht dann auch nur der eine Firmenname im Textergebnisfeld.

Hinweis: das kannst du dann nicht mehr über den von dir mit Screenshot gezeigten Assistenten machen, sondern musst die Formel selber zusammenbauen und in das Formelfeld deines Textergebnisfeldes einfügen.

[Benjamin Wadewitz]

Danke @Moritz fürs mitdenken. 
 

Nur wie kann der Teilnehmer dann seinen Arbeitgeber auswählen? 
 

Also der Trainer wählt aus „Kunde A“ dadurch aktiviert er den DSAB „Kunde A“

Der Kunde A besteht insgesamt aus zB 7 eigenständigen Firmen, von wo die Teilnehmer kommen können. 
 

Wir müssen dann in der Doku jedem Teilnehmer zu 100% der richtigen Firma zuordnen können. 
 

Soll ich mal zwei Beispiel DSAB erstellen, damit es evtl etwas deutlicher wird? 🙂 

[Moritz]

Wo befindet sich das Feld {Company_name_2}? Innerhalb oder außerhalb der Wiederholungsgruppe?

[Benjamin Wadewitz]

Alle Felder befinden sich innerhalb der Wiederholungsgruppe, da es für jeden Teilnehmer individuell ist. 

[Moritz]

Ja, und wenn pro Wiederholungsgruppe immer nur exakt 1 DSAB aktiviert ist und du die von mir o.g. genannte Formel in die Wiederholungsgruppe einführst, dann steht doch in dem Feld "Company_name_2" auch nur genau ein Kunde. Oder denke ich hier gerade falsch? Falls letzteres: Magst du hier einfach mal deine ganze smap aus dem Designer als Screenshot einfügen?

[Benjamin Wadewitz]

Das hier ist der Wiederholungsbaustein um den es geht 🙂

Der Trainer wählt außerhalb der Wiederholungsgruppe direkt den Kunden aus. 
Dadurch soll sich dann der entsprechende DSAB "aktivieren" bzw. zur Verfügung stehen. 

 

Nun muss jeder Teilnehmer aus dem aktivierten DSAB seinen Arbeitgeber auswählen und die persönlichen Angaben ergänzen. 

 

Bearbeitet 10. Juli 2023 von Benjamin Wadewitz

[Moritz]

Okay, und was versuchst du nun zu machen? Etwa das hier? Der Arbeitgeber soll sich aus der Auswahl aus DSAB 1-4 (DataRecordSelect, DataRecordSelect_2, DataRecordSelect_3 und DataRecordSelect_4) ergeben, wobei immer nur einer dieser 4 DSABs angezeigt wird?

[Benjamin Wadewitz]

Der DSAB der z.B. aktiviert wird, sieht so aus wie der im Anhang. 
Der Teilnehmer wählt dann seinen Arbeitgeber aus und die entsprechenden Felder sollen befüllt werden. 

DSAB Beispiel.xls

Bearbeitet 10. Juli 2023 von Benjamin Wadewitz

[Bülent Erbas]

Moin @Benjamin Wadewitz was ich noch nicht verstanden habe: wenn der Trainer den Kunden ausgewählt hat, wird das Tablet dann an die Teilnehmer weitergereicht, damit sie Ihren Arbeitgeber auswählen kann? Also hin und zurück?

[Benjamin Wadewitz]

Hallo @Bülent Erbas, ja der Trainer wählt nur den Kunden aus und macht danach noch weitere Angaben zum Seminar. Die gesamten Daten der Teilnehmer also 

- Arbeitgeber 
- PLZ und Ort des Arbeitgebers 
- Berufsgenossenschaft 

- Vorname
- Nachname 
- Geburtsdatum 

- Unterschrift des Teilnehmers 

tragen die Teilnehmer selber ein. 

Es muss auch in einer Wiederholungsgruppe sein bzw. es kann auch eine andere Lösung sein, wichtig ist nur: 
Pro Seminar darf nur ein einziger Bericht erstellt werden wo alle Daten der Teilnehmenden und die anderen Seminardaten enthalten sind. Dabei müssen wir uns an den Vorgaben der Berufsgenossenschaft orientieren. 

[Moritz]

Ich glaube ich habe immer noch Verständnisschwierigkeiten: Sind der Kunde und der Arbeitgeber verschiedene Entitäten in eurer smap?

Edit: Ich gehe nicht davon aus, da du schreibst "Nun muss jeder Teilnehmer aus dem aktivierten DSAB seinen Arbeitgeber auswählen und die persönlichen Angaben ergänzen."

Deshalb: Ich glaube wir haben lange aneinander vorbeigeredet und trotzdem das Selbe gemeint. Bitte trag in das Feld Company_name_2 einmal testhalber folgende Formel (vgl. oben) ein und prüfe, ob es - wie du es dir vorstellst - funktioniert:

CONCAT({DataRecordSelect_3[Firmenname]}, {DataRecordSelect_4[Firmenname]}, {DataRecordSelect_2[Firmenname]}, {DataRecordSelect[Firmenname]})

 

[Benjamin Wadewitz]

Hallo @Moritz, das schaut sehr gut aus 🙂 Vielen Dank 

Dann passe ich die anderen Felder genauso an, der erste Test eben war sehr vielversprechend und mir ist nichts aufgefallen, was nicht funktioniert hat. 

Ich passe heute Nachmittag die anderen Felder an und berichte dann. 

[Bülent Erbas]

@Moritz könnte man so eine Anforderung denn nicht auch über die Aufgaben-Funktionalität lösen?

So könnte doch jeder Teilnehmer über sein eigenes Gerät seine betreffenden Infos vervollständigen und der Trainer hätte so auch alle Daten zusammen und es wird weiterhin nur ein Bericht erstellt?

[Benjamin Wadewitz]

Dann müsste aber jeder Teilnehmer einen Zugang zur Smap haben oder? 

[Manuel Rühl]

@Bülent Erbas

Wir haben da schon einiges durchdiskutiert. 😇

 

 

[Benjamin Wadewitz]

Ich habe mir für den "individuellen" DSAB noch etwas überlegt 🙂

Wäre folgendes möglich: 

- Wir haben in OneDrive, in der Nextcloud in der Dropbox die Excel Datei liegen 
- Der Trainer hat einen definierten Ordner oder einen definierten Excelnamen 

Beim Starten der Smap wird über PowerAutomate / Zapier / Make oder ein anderes Tool diese Exceldatei in einen vordefinierten DSAB importiert. 
Der Ordner oder der Name der Datei müsste dann über die eMail Adresse des angemeldeten User ausgelesen werden. 

Somit hätten wir einen maximal flexiblen DSAB in der Smap. 

Ist dieses realisierbar und wenn ja wie? 🙂 

 

Und gleich noch eine Frage: 
- Empfehlt Ihr PowerAutomate, Zapier, Make oder etwas anderes? 

Unser Zapier Abo müsste nun wieder verlängert werden und da bietet sich ggf. auch ein Wechsel an. Für uns wichtig ist, dass das Automatisierungstool auch mit unserer WordPress / Formular Instanz funktioniert. 

 

Danke Euch 🙂 

[Manuel Rühl]

Guten Morgen,

Das sind so meine Überlegungen dazu, nicht 100% zu Ende gedacht, aber aus meiner Sicht sind das die "Knackpunkte":

Die Smap ist global. Damit sich die Trainer nicht gegenseitig den DSAB überschreiben, braucht jeder Trainer einen eigenen DSAB, der pro Trainer aktiviert wird. Das kann bei vielen Trainern viele DSAB geben. Oder Du gibst die Mailadresse des Trainers mit und filterst den DSAB damit vor.
Dann müsstest Du nur einmal morgens die Trainings dieses Tages einspielen.

"Wenn ich die Smap starte" löst an sich ja erstmal nichts aus. Man braucht also einen anderen Trigger.
Bei Zapier gibt es einen E-Mail-Empfangs-Baustein. Ich nutze z.B. invoice.xx1234@zapiermail.com um Rechnungen in die Lexoffice Buchhaltung zu schieben. Der Trainer könnte die Teilnehmer-Excel dort hinschicken und der DSAB kann dann damit aktualisiert werden.
Noch charmanter wäre natürlich, wenn Zapier euren Terminkalender kennt und mit der Kombi Trainer & Datum die richtige Excel täglich in den DSAB packt.

Eine Empfehlug für ein Tool kann ich nur bedingt geben. Die Webtools nehmen sich alle nicht viel sowiet ich das gesehen habe.
Wenn Ihr mit Zapier zufrieden seid, würde ich dabei bleiben. Never touch a running system.

[Bülent Erbas]

Hallo,

ich kenne den Prozess drumherum leider nicht, daher ist es auch nur eine grobe Überlegung.

Wie wäre es wenn man hier etwas umdenkt: d.h. die Teilnehmer (pro Seminar) melden sich vorher an,  über einen QR-Code  via smap z.B.
Die Seminar-Teilnehmer-Daten laufen in ein  DSAB rein, die wiederum der Trainer vor Seminarbeginn abrufen  und gegenprüfen kann.

Pro Seminar  ein DSAB ein Bericht.

Bearbeitet 15. Juli 2023 von Bülent Erbas

[Benjamin Wadewitz]

vor 6 Stunden schrieb Bülent Erbas:

Hallo,

ich kenne den Prozess drumherum leider nicht, daher ist es auch nur eine grobe Überlegung.

Wie wäre es wenn man hier etwas umdenkt: d.h. die Teilnehmer (pro Seminar) melden sich vorher an,  über einen QR-Code  via smap z.B.
Die Seminar-Teilnehmer-Daten laufen in ein  DSAB rein, die wiederum der Trainer vor Seminarbeginn abrufen  und gegenprüfen kann.

Pro Seminar  ein DSAB ein Bericht.

Problem hierbei ist, dass 

a) nicht alle Teilnehmer ein QR Code fähiges Endgerät haben 

b) das jeder Teilnehmer sich SmapOne installieren müsste und jeder dann einen Account in SmapOne benötigt oder?