Verschiedene Berichte aus der selben Smap erstellen lassen?

[FrederikWo]

Hallo zusammen, 

mal wieder eine eher grundlegendere Frage von mir:

Gibt es die Möglichkeit zwei (oder auch mehrere...) verschiedene Berichte aus einer Smap erstellen zu lassen?

Es geht um folgende Situation:

Wir nehmen Kundendaten sowie Fotos über unsere Smap auf und nutzen den Bericht selbst zur weiteren Verarbeitung & Arbeit mit den Daten, senden aber ebenfalls eine Kopie an unsere Kunden, als Bestätigung und zum Nachlesen bei Bedarf.

Für unsere Mitarbeiter wäre es z.B. nicht nötig, die Fotos im PDF-Bericht zu haben, weil diese selbst in Tabellenform angezeigt viel Platz verbrauchen und das Ablesen der restlichen Daten erschweren, einfach weil die Berichte hierdurch sehr lang und weniger übersichtlich werden. Die Fotos laden wir separat herunter.

Für die Kunden wiederum wäre es durchaus gut, die Fotos im Bericht zu haben, einfach sodass sie alle Infos und von uns aufgenommenen Daten zur Verfügung haben.

 

Hoffe ich konnte meine Frage einigermaßen erklären und ihr könnt mir da weiterhelfen 😉

[Moritz]

Hey @FrederikWo, nein das geht aktiell leider (noch) nicht. Jedenfalls nicht als Standardfunktion. Siehe https://faq.smapone.com/kb/guide/de/kann-ich-zwei-verschiedene-berichte-zu-einer-smap-hinterlegen-UQXsKGDn6X/Steps/843486.

Man kann aber mit der API tricksen: du könntest eine zweite smap mit einer anderen Berichtsvorlage (aber ansonsten komplett identischen Struktur) erstellen. Immer, wenn ein Nutzer die smap abschickt, wird der Datensatz per Webhook an einen Automatismus gegeben, dieser erzeugt mit den Daten eine Aufgabe für die zweite smap. Hier muss der User nur noch die Aufgabe öffnen und den Datensatz abschicken, dann liegt das zweite PDF vor.

[FrederikWo]

Ah, danke dir, den Weg ins FAQ hätte ich natürlich auch finden können. Danke für den Hinweis mit dem Workaround!

Gibt es denn konkrete Pläne, das irgendwann als Standardfunktion einzubauen? 😉

[Luis Mira]

@FrederikWo Ich hatte das gleiche Problem und löste es auf folgende Weise: (über Power Automate)

 

[Moritz]

Am 3.2.2023 um 14:12 schrieb FrederikWo:

Gibt es denn konkrete Pläne, das irgendwann als Standardfunktion einzubauen? 😉

@FrederikWo mir ist kein konkreter Plan bekannt...

 

@Luis Mira das sieht spannend aus. Sehe ich das richtig: Du hast quasi "beide Berichte" in eine Berichtsvorlage gepackt und erzeugst mit dem Datensatz ein PDF, dass du danach aufteilst, so dass du dann quasi zwei Berichte hast? Galante Idee! 🤗 Allerdings setzt das voraus, dass die Anzahl der Seiten immer fix ist, damit ich immer weiß, wo ich das PDF trennen muss. Richtig?

[Luis Mira]

vor 54 Minuten schrieb Moritz:

@FrederikWo mir ist kein konkreter Plan bekannt...

 

@Luis Mira das sieht spannend aus. Sehe ich das richtig: Du hast quasi "beide Berichte" in eine Berichtsvorlage gepackt und erzeugst mit dem Datensatz ein PDF, dass du danach aufteilst, so dass du dann quasi zwei Berichte hast? Galante Idee! 🤗 Allerdings setzt das voraus, dass die Anzahl der Seiten immer fix ist, damit ich immer weiß, wo ich das PDF trennen muss. Richtig?

@Moritz Ja, in meinem ersten Beispiel ist es erforderlich, dass die Seiten fixiert sind.

Im zweiten Beispiel müssen die Seiten nicht fixiert werden, weil ich den Bericht von einem bestimmten Text aufteile.

[Moritz]

Ahhhh genial! Das sind also zwei verschiedene Varianten, dass hatte ich nicht gecheckt. Sehr coole Lösung, danke dir für's Teilen! 💪🏼😊

[Rolf Thielmann]

Hallo allerseits,

das sieht wirklich Interessant aus.

Für mich als SmapOne-Neuling erscheint das allerdings auf den ersten und auch zweiten Blick noch sehr kompliziert.
Wir nutzen SmapOne ja, weil es einfach sein soll, eine Smap zu erstellen. 😉

Ich hatte daher die Idee für unseren Servicebericht, einfach eine zweite Formularseite in der Smap hinzuzufügen, auf der dann die für den Kunden (bei unserer Version sollen die Kunden nicht alles erhalten) relevanten Daten zusammengefasst werden.
Dann müsste der Servicetechniker nur auf der ersten Seite alles erfassen und dann für die Bestätigung durch den Kunden auf die zweite Formularseite gehen. Der Kunde sieht nur, was er sehen soll, unterschreibt und die Smap kann übermittelt werden.
Der Report zur ersten Formularseite könnte dann an die Serviceabteilung und der Report zur zweiten Formularseite könnte an die Rechnungsprüfung des Kunden gemailt werden.

Ich habe diesbezüglich auch einen Eintrag in der Rubrik Feature-Wünsche eingetragen (s.u.).

Ich wäre für positive Kommentare und Unterstützung sehr dankbar. 😉