Verschiedene Berichte aus der selben Smap erstellen lassen?

[FrederikWo]

Hallo zusammen, 

mal wieder eine eher grundlegendere Frage von mir:

Gibt es die Möglichkeit zwei (oder auch mehrere...) verschiedene Berichte aus einer Smap erstellen zu lassen?

Es geht um folgende Situation:

Wir nehmen Kundendaten sowie Fotos über unsere Smap auf und nutzen den Bericht selbst zur weiteren Verarbeitung & Arbeit mit den Daten, senden aber ebenfalls eine Kopie an unsere Kunden, als Bestätigung und zum Nachlesen bei Bedarf.

Für unsere Mitarbeiter wäre es z.B. nicht nötig, die Fotos im PDF-Bericht zu haben, weil diese selbst in Tabellenform angezeigt viel Platz verbrauchen und das Ablesen der restlichen Daten erschweren, einfach weil die Berichte hierdurch sehr lang und weniger übersichtlich werden. Die Fotos laden wir separat herunter.

Für die Kunden wiederum wäre es durchaus gut, die Fotos im Bericht zu haben, einfach sodass sie alle Infos und von uns aufgenommenen Daten zur Verfügung haben.

 

Hoffe ich konnte meine Frage einigermaßen erklären und ihr könnt mir da weiterhelfen 😉

[Moritz]

Hey @FrederikWo, nein das geht aktiell leider (noch) nicht. Jedenfalls nicht als Standardfunktion. Siehe https://faq.smapone.com/kb/guide/de/kann-ich-zwei-verschiedene-berichte-zu-einer-smap-hinterlegen-UQXsKGDn6X/Steps/843486.

Man kann aber mit der API tricksen: du könntest eine zweite smap mit einer anderen Berichtsvorlage (aber ansonsten komplett identischen Struktur) erstellen. Immer, wenn ein Nutzer die smap abschickt, wird der Datensatz per Webhook an einen Automatismus gegeben, dieser erzeugt mit den Daten eine Aufgabe für die zweite smap. Hier muss der User nur noch die Aufgabe öffnen und den Datensatz abschicken, dann liegt das zweite PDF vor.

[FrederikWo]

Ah, danke dir, den Weg ins FAQ hätte ich natürlich auch finden können. Danke für den Hinweis mit dem Workaround!

Gibt es denn konkrete Pläne, das irgendwann als Standardfunktion einzubauen? 😉

[Luis Mira]

@FrederikWo Ich hatte das gleiche Problem und löste es auf folgende Weise: (über Power Automate)

 

[Moritz]

Am 3.2.2023 um 14:12 schrieb FrederikWo:

Gibt es denn konkrete Pläne, das irgendwann als Standardfunktion einzubauen? 😉

@FrederikWo mir ist kein konkreter Plan bekannt...

 

@Luis Mira das sieht spannend aus. Sehe ich das richtig: Du hast quasi "beide Berichte" in eine Berichtsvorlage gepackt und erzeugst mit dem Datensatz ein PDF, dass du danach aufteilst, so dass du dann quasi zwei Berichte hast? Galante Idee! 🤗 Allerdings setzt das voraus, dass die Anzahl der Seiten immer fix ist, damit ich immer weiß, wo ich das PDF trennen muss. Richtig?

[Luis Mira]

vor 54 Minuten schrieb Moritz:

@FrederikWo mir ist kein konkreter Plan bekannt...

 

@Luis Mira das sieht spannend aus. Sehe ich das richtig: Du hast quasi "beide Berichte" in eine Berichtsvorlage gepackt und erzeugst mit dem Datensatz ein PDF, dass du danach aufteilst, so dass du dann quasi zwei Berichte hast? Galante Idee! 🤗 Allerdings setzt das voraus, dass die Anzahl der Seiten immer fix ist, damit ich immer weiß, wo ich das PDF trennen muss. Richtig?

@Moritz Ja, in meinem ersten Beispiel ist es erforderlich, dass die Seiten fixiert sind.

Im zweiten Beispiel müssen die Seiten nicht fixiert werden, weil ich den Bericht von einem bestimmten Text aufteile.

[Moritz]

Ahhhh genial! Das sind also zwei verschiedene Varianten, dass hatte ich nicht gecheckt. Sehr coole Lösung, danke dir für's Teilen! 💪🏼😊

[Rolf Thielmann]

Hallo allerseits,

das sieht wirklich Interessant aus.

Für mich als SmapOne-Neuling erscheint das allerdings auf den ersten und auch zweiten Blick noch sehr kompliziert.
Wir nutzen SmapOne ja, weil es einfach sein soll, eine Smap zu erstellen. 😉

Ich hatte daher die Idee für unseren Servicebericht, einfach eine zweite Formularseite in der Smap hinzuzufügen, auf der dann die für den Kunden (bei unserer Version sollen die Kunden nicht alles erhalten) relevanten Daten zusammengefasst werden.
Dann müsste der Servicetechniker nur auf der ersten Seite alles erfassen und dann für die Bestätigung durch den Kunden auf die zweite Formularseite gehen. Der Kunde sieht nur, was er sehen soll, unterschreibt und die Smap kann übermittelt werden.
Der Report zur ersten Formularseite könnte dann an die Serviceabteilung und der Report zur zweiten Formularseite könnte an die Rechnungsprüfung des Kunden gemailt werden.

Ich habe diesbezüglich auch einen Eintrag in der Rubrik Feature-Wünsche eingetragen (s.u.).

Ich wäre für positive Kommentare und Unterstützung sehr dankbar. 😉

[Sebastian Müller]

Hallo zusammen,

wann werden wir als Standort Funktion, 2 oder mehrere verschieden Berichte mit einer smap füllen können?

Noch weiter gedacht: Ich möchte in der smap entscheiden, welche Berichte ausgegeben werden.

Ist sowas schon möglich?

Gruß Basti

[Bülent Erbas]

Hallo @Sebastian Müller,

leider noch nicht. 

Ist im Ideen-Board aber bereits aufgeführt.

Du kannst auch gerne dein "Voting" abgeben.

 

 

[Sandra Wecke]

Kleines Update hierzu: das Feature, mehrere Berichtsvorlagen zu einer smap festlegen und nutzen zu können, ist gerade in der Konzeptionsphase 🥳

Wie immer wollen wir es agil angehen. Also lasst mich mal hier eine mögliche "erste Version" skizzieren mit gewissen Einschränkungen und ihr sagt mir, was ihr davon haltet. Eure Einschätzungen helfen uns, ein erstes sinnvolles Paket zu schnüren, ohne dass ihr noch Ewigkeiten darauf warten müsst 😉 D.h. erläutert gern, welche Einschränkung würde für euch zum "No Go" werden und was reicht euch, wenn wir es bei Bedarf zukünftig erweitern? 

1. Es kann nur genau einen weiteren Bericht geben. Im Folgenden der Einfachheit halber "Zusatzbericht" genannt. Unseren bisherigen Bericht nenne ich hier mal "Hauptbericht". 
2. Für den Zusatzbericht kann genau wie für den Hauptbericht ein Dateiname festgelegt werden (einfacher Text oder verformelt).
3. Der Zusatzbericht muss eine selbst erstellte Berichtsvorlage sein.
   a) Der "Hauptbericht" muss ebenfalls eine selbst erstellte Berichtsvorlage sein.
   b) Oder: Der "Hauptbericht" darf wie bisher eine generierte oder selbst erstellte Berichtsvorlage sein.
4. Der Zusatzbericht kann nur im Baustein "E-Mail versenden" verwendet werden. D.h. es wäre z.B. möglich an einen Kunden einen "reduzierten" Bericht per E-Mail zu verschicken, wenn ich den Baustein in der smap verwende und da den Zusatzbericht auswähle.
   Alles andere greift auf den Hauptbericht zurück (z.B. die Einstellung "E-Mail-Benachrichtigung" in den smap Einstellungen:)
5. Der smap Nutzer, der zB vor Ort beim Kunden die smap ausfüllt, könnte den Zusatzbericht weder während des Ausfüllens als Vorschau ansehen noch nach dem Absenden des Datensatzes den PDF-Bericht prüfen, der an den Kunden mittels "E-Mail versenden"-Baustein verschickt wurde. Der smap Nutzer erhält ausschließlich den Hauptbericht.
6. Auch der Creator kann vorerst nicht den Zusatzbericht abrufen, da dieser ausschließlich per E-Mail versendet wird.
   a) optional: es ist zumindest möglich, den Zusatzbericht für bereits abgeschickte Datensätze via API herunterzuladen.
7. Zum Testen, ob der Zusatzbericht "funktioniert", steht dem Ersteller der smap die "Berichtsvorschau" im Designer (mit Dummy-Daten) zur Verfügung und natürlich das "an sich selbst senden" mit dem Baustein "E-Mail versenden".

Ist das halbwegs verständlich? Sonst kann ich gern im Laufe der Woche noch ein paar Skizzen mit euch teilen 😊
Wie ist eure Meinung dazu?

fyi @FrederikWo @Rolf Thielmann @Sebastian Müller @Luis Mira @Klaus Müller @Bülent Erbas @Manuel Rühl
ggf. auch  @Sasa Topal @Robert Hüben

[Manuel Rühl]

@Sandra Wecke Ich habe nochmal kurz in der Community gesucht und neben der Anforderung von @FrederikWo noch die von @Klaus Müller gefunden. Da ging es um die den Schulungsnachweis und die Bauftragung des Mitarbeiters in zwei separierten Berichte zu haben.

Das sind ja doch zwei verschiedene Anforderungen. Zum einen einen reduzierten Bericht zu erzeugen für Kunde oder Mitarbeiter und zum anderen zwei unterschiedliche Zwecke damit zu erfüllen, die aus einem Vorgang hervorgehen (Schulungsnachweis & Beauftragung).
Wenn ich das mal so im Hinterkopf behalte und dass ich Berichte als Strafarbeit empfinde (und Berichte mit SmapOne als Strafarbeit mit Nachsitzen in den Ferien bei 32 Grad Außentemperatur ohne Klimaanlage in der Klasse.) 😋:

1. Nicht zu kompliziert machen. Ein Zusatzbericht reicht.
2. Dateiname flexibel passt.
3. Wenn ich mit mit dem Zusatzbericht die Möglichkeit der auto-Berichtsgenerierung im Hauptbericht nehme, fände ich ich das uncool.
Im Zusatzbericht gehe ich mit, sonst müsste man im Designer ja noch ein Menü bauen, welcher Baustein in welchem Bericht (Haupt oder Zusatz) angezeigt werden soll oder nicht.
4. Ich gehe in beiden Fällen davon aus, dass die Empfänger nicht identisch sind sodass das mit dem E-Mail-Baustein passt. Ist aber eine Annahme meinerseits. Ich finde die Nutzung der E-Mail-Benachrichtigung sowieso eher intransparent und arbeite lieber mit E-Mail-Bausteinen.
5. Wenn der Zusatzbericht nur ein Extrakt ist, wäre das okay, andernfalls könnte der Smap-Nutzer ein wenig "lost" sein wenn er nicht genau weiß, was am ende dabei rauskommt. Kein No-Go, könnte aber uncool sein.
6. Berichte müssen an der Oberfläche abrufbar sein. Sonst läuft man Gefahr, dass Zusatzberichte im "Nirvana" verschwinden.
Nur über die API wäre eine Notlösung, SmapOne ist in erster Linie ein LOW-Code Baukasten.
7. Ist ja Punkt 5 nur für den Designer.

[Rolf Thielmann]

Hallo,

ich will mal meinen Senf dazu geben:

1. Ein Zusatzbericht ist besser, als keiner. Für die meisten Fälle sollte das ausreichen.
2. Dateinamen aus dem Smapnamen mit Unterscheidung nach Hauptbericht und Zusatzbericht sollten ausreichen. Aber wenn man den Dateinamen in der Smap festlegen könnte, wäre natürlich noch besser.
3. Generierte Berichtsvorlagen sollten OK sein. Selbst erstellte Berichtsvorlagen wären dann auch ein zusätzliches feature, das man dann gerne annimmt.
4. Den Zusatzbericht an eine eMailadresse zu senden, sollte ausreichen. Man kann zur Not ja mehrere eMailadressen getrennt mit Semikolon eintragen.
5. Wenn der Zusatzbericht nur eine reduzierte Version des Hauptberichts ist, sollte es ausreichen. Vielleicht könnte man im Hauptbericht kennzeichnen, welche Bausteine in den Zusatzbericht eingeflossen sind.
6. Für den Fall, dass eine eMail verloren geht (z.B. bei falsch erfasster eMailadresse), sollte es eine praktikable Möglichkeit geben, den Zusatzbericht noch einmal aufrufen oder generieren zu können.
7. Eine Testmöglichkeit beim Erstellen des Zusatzberichts wäre wichtig. Wie die aussieht, ist dann zweitrangig.
 

[René Strahl]

Hallo alle zusammen.

Wenn ich meine Meinung auch dazu beitragen darf:

Ich würde schon beim Wording anfangen, ich würde nicht von Haupt- oder Nebenbericht reden, da beide in ihrer Art gleichwertig sein sollten. Daher bin ich eher für Bericht A und Bericht B. Wie dann die Berichte eingesetzt werden, entscheidet dann der Kreator. 🙂

Die Dateinamen für beide Berichte könnten auch identisch sein, keiner bekommt beide Berichte.
Für mich wäre die Lösung 3b Optimal, Bericht A kann sowohl automatisch als auch selbst erstellt sein, und Bericht B ein reiner selbst erstellter Bericht. Wer 2 automatische Berichte braucht, kann einen per past&copy kopieren.
Auch das man nur ein Bericht testen kann, seh ich jetzt nicht so dramatisch. Ein Bericht kann als Bericht A getestet werden, und wenn er soweit fertig ist als Bericht B hochgeladen werden. Auch das verteilen per E-Mailbaustein ist ok, obwohl ein nachträglicher Download per API schon ein nice-to-have wäre.
 

[René Strahl]

Hallo und schöne Grüße aus Berlin.

Eine Sache ist mir bei dem Thema gerade noch eingefallen: PDF oder Word? Bleibt es bei beiden Berichten frei wählbar, da dies über den E-Mailbaustein läuft?

Denn ich nutze gern die Word Dokumente als Bildspeicher, weil hier die Bilder in einer höheren Auflösung gespeichert werden. Und es kann noch darauf zugegriffen werden.