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Berichte kompakter gestalten?


FrederikWo

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Hallo zusammen, 

ich hoffe es ist in Ordnung, wenn ich hier so ein generelles Thema anspreche:
Hat jemand Erfahrungsberichte, wie man es am besten anstellt, Berichte kompakter zu bekommen? 

Konkret geht es darum, dass den Kollegen im Innendienst die PDFs zu lang werden, da alle Infos untereinander angezeigt, und so die Berichte relativ viele Seiten bekommen, und es als unangenehm und zeitraubend empfunden wird, viel hin und her zu scrollen.

Es wäre die Wunschvorstellung, dass die in der Smap eingegebenen Informationen im Bericht mehr nebeneinander angezeigt werden.

Gleichzeitig gibt es hier aber auch die Problematik, dass es teils sehr unterschiedlich sein kann, welche Felder ausgefüllt werden und welche nicht, je nach Kunde/Situation. D.h. mit beispielsweise Tabellen zu arbeiten bei der Bearbeitung der Vorlage in Word ist mMn auch keine optimale Lösung, da dann u.U. viele leere Tabellen und damit Seiten entstehen könnten.

Ebenfalls sind wir mit unserer Smap noch in einer Phase, wo sich durchaus noch einige Eingabefelder ändern, oder hinzugefügt/entfernt werden, also die Arbeit an der Berichtsvorlage so oder so noch etwas erfrüht scheint.

Vielleicht kann mir ja schon mal jemand vorrausschauend weiterhelfen, ich würde mich freuen 🙂

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Hey @FrederikWo, wenn ihr aktuell noch vermeiden wollt, die jeweilige smap-Berichtsvorlage anzupassen, könntet ihr in eurer Designvorlage geringere Zeilenabstände einstellen, Absatzränder reduzieren und so weiter.

➡️ FAQ: Was ist die Designvorlage?
➡️ FAQ: Was ist der Unterschied zwischen generierter Berichtsvorlage und Designvorlage?
➡️ FAQ: Wie kann ich die Schriftart meiner Designvorlage ändern?

Wenn euch das nicht genügt, werdet ihr wahrscheinlich nicht um das Anpassen der Berichtsvorlage umhinkommen. Dort könnt ihr euch dann aber total austoben und den Bericht seeeeeehr kompakt gestalten.

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vor 15 Stunden schrieb FrederikWo:

Hallo zusammen, 

ich hoffe es ist in Ordnung, wenn ich hier so ein generelles Thema anspreche:
Hat jemand Erfahrungsberichte, wie man es am besten anstellt, Berichte kompakter zu bekommen? 

Konkret geht es darum, dass den Kollegen im Innendienst die PDFs zu lang werden, da alle Infos untereinander angezeigt, und so die Berichte relativ viele Seiten bekommen, und es als unangenehm und zeitraubend empfunden wird, viel hin und her zu scrollen.

Es wäre die Wunschvorstellung, dass die in der Smap eingegebenen Informationen im Bericht mehr nebeneinander angezeigt werden.

Gleichzeitig gibt es hier aber auch die Problematik, dass es teils sehr unterschiedlich sein kann, welche Felder ausgefüllt werden und welche nicht, je nach Kunde/Situation. D.h. mit beispielsweise Tabellen zu arbeiten bei der Bearbeitung der Vorlage in Word ist mMn auch keine optimale Lösung, da dann u.U. viele leere Tabellen und damit Seiten entstehen könnten.

Ebenfalls sind wir mit unserer Smap noch in einer Phase, wo sich durchaus noch einige Eingabefelder ändern, oder hinzugefügt/entfernt werden, also die Arbeit an der Berichtsvorlage so oder so noch etwas erfrüht scheint.

Vielleicht kann mir ja schon mal jemand vorrausschauend weiterhelfen, ich würde mich freuen 🙂

Lieber @FrederikWo,
in unserer smapLand Community sind ALLE Fragen willkommen! Wir wollen ja dass ihr euch austauscht und so neue Ideen, Inspiration und Einblicke bekommt! Ich finde es (und ich wiederhole mich hier an vielen Stellen) einfach super spannend wie viele Lösungswege zum gewünschten Ergebnis führen. Die Schwarmintelligenz ist einfach klasse. Also tauscht euch gern weiter aus - oder teilt smaps, auf die ihr besonders stolz seid oder bei denen ihr euch die Einsicht der Anderen interessiert- diskutiert und sinniert, hier haben wir einen geschützten Raum für Citzen Development geschaffen🙂 

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Hallo @FrederikWo,

die Tipps von Moritz kann ich dir auch empfehlen, dass bringt schon einiges. Die Zeilenabstände sind im Standard schon recht groß.

Insgesamt kann dich sicher jeder Creator verstehen, da alle früher oder später damit konfrontiert werden. Eine Option im Standard kann ich dir empfehlen, wenn du die noch nicht gefunden hast. Hatte ich auch übersehen und wurde mir dann im Onboarding gezeigt.

Wenn du Wiederholungsgruppen nutzt, kannst du diese als Tabellen ausgeben. Das macht das ganze extrem kompakt.

image.png.2a283efaa79908eb23bdaf5b90162787.png

 

Sonst bleibt nur die Anpassung der Berichte. Dies ist aber auch nur am Anfang etwas schwierig. Da findet man sich auch recht schnell rein. Außer das eine Endif... welches man irgendwie immer zu viel, oder zu wenig hat, kommen da auch mit wenigen Eingriffen gute Ergebnisse. Manche Empfänger brauchen teilweise nur einzelne Informationen aus dem gesamten Bericht. Dort könnte es auch reichen denen dies mit einer Mail zu schreiben. Diese kann man mit der Concatfunktion recht gut anpassen.

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Am 26.1.2023 um 09:01 schrieb Steffen Haußmann:

Außer das eine Endif... welches man irgendwie immer zu viel, oder zu wenig hat, kommen da auch mit wenigen Eingriffen gute Ergebnisse.

@Steffen Haußmann kleiner Sneak Peek Preview: Hier wird in einem der kommenden Releases Abhilfe geschaffen, indem die IF-Bedingungen nochmal im ENDIF-Statement beinhaltet sind, so dass man die ENDIFs besser ihren IFs zuordnen kann. Also so ein Konstrukt wie dieses:

{%IF Alter >= 18 %}
Die erwachsene Person ist {{ Alter }} Jahre alt.
{%ENDIF Alter >= 18 %}
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@FrederikWo Nur zur Ergänzung noch ein Hinweis, der vermutlich nicht oft praktikabel ist aber auch in Summe etwas Platz sparen kann:
Die Einstellung "Ohne Beschriftung ausgeben" sorgt dafür, dass eben die Beschriftung des Bausteins im Bericht nicht auftaucht und somit vom gewählten Baustein eine Zeile weniger Platz beansprucht wird. 
Vielleicht für einige Informationen sinnvoll, wo der erfasste Wert selbsterklärend ist, zB bei Fotos, Adressen, ...

image.png.e38b3ed9b9ac65041419d351e9a9504a.png

 
Wenn die smap dann einen guten Stand erreicht hat, wird euch die selbst erstellte Berichtsvorlage aber sicher mehr Spaß machen zur Gestaltung ganz nach euren Bedürfnissen 🙂

Edited by Sandra Wecke
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vor 2 Stunden schrieb Moritz:

@Steffen Haußmann kleiner Sneak Peek Preview: Hier wird in einem der kommenden Releases Abhilfe geschaffen, indem die IF-Bedingungen nochmal im ENDIF-Statement beinhaltet sind, so dass man die ENDIFs besser ihren IFs zuordnen kann. Also so ein Konstrukt wie dieses:

{%IF Alter >= 18 %}
Die erwachsene Person ist {{ Alter }} Jahre alt.
{%ENDIF Alter >= 18 %}

Ich möchte mich übrigens korrigieren: Diese Option ist im 1.117er Release bereits enthalten!

image.thumb.png.9f3a9fd349c10b82b44613722dfce339.png

(Die Farben, die Fett-Formatierung und die vergrößerte Schrift kommen von mir. Aber die Baustein-ID bzw. Bedingung im ENDIF-Statement entstammen der automatisch generierten Berichtsvorlage.)

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@FrederikWo zu deinem Punkt unterschiedliche Tabellen in Word.

Einige unserer Tabellen unterscheiden sich im Aufbau und steuern diese Unterschiede mit {%IF…%} an. Somit setzen wir dann die gewünschte Tabelle um.

Ein Lösungsvorschlag könnte sein:

·         Einfachauswahl Kunde

·         Benötigte Prüfpunkte zum Kunden werden durch Regeln bereitgestellt

·         Tabellen zu jedem Kunden werden erstellt und durch z.B. {%IF_Kunde_smapOne%} angesteuert.

Hier einmal ein Beispiel/ Muster

image.thumb.png.72f437b0e998a3e655b146903f946f4d.png

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  • 1 month later...
Am 27.1.2023 um 12:40 schrieb Moritz:

Ich möchte mich übrigens korrigieren: Diese Option ist im 1.117er Release bereits enthalten!

image.thumb.png.9f3a9fd349c10b82b44613722dfce339.png

(Die Farben, die Fett-Formatierung und die vergrößerte Schrift kommen von mir. Aber die Baustein-ID bzw. Bedingung im ENDIF-Statement entstammen der automatisch generierten Berichtsvorlage.)

@Moritz geht das auch für selbstgenerierte Berichte?

 

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Meine Erfahrung nach den ersten drei Smaps zum Thema "kompakte Berichte":

  • In der Doku steht: "Bauen Sie Ihre smap zuerst fertig, bevor Sie mit der Erstellung einer eigenen Berichtsvorlage beginnen." Das ist tatsächlich ein sehr sinnvoller Hinweis. Ich finde es auch nicht schlimm, den Standardbericht in der Ausrollphase so zu verwenden.
  • Wenn der Prozess vorher schon mit Papier existierte: Alles hinterfragen und die Smap auf das Notwendigste reduzieren. Die Smap ist nicht dann gut, wenn man nichts mehr hinzufügen, sondern nichts mehr raussägen kann.
  • Du schreibst, dass die Situationen/Kunden teilweise sehr unterschiedlich sind. Ich versuche Prozessvarianten möglichst früh in der Smap mit Einfachauswahlbausteinen abzufangen und nur die Eingabefelder anzuzeigen, die der User benötigt. Dann kann man schön mit den IF-Bedingungen im Bericht den Report schmal halten.
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Noch eine Frage zu dem Thema. Ich habe mal ganz stumpf in der Berichtsvorlage-Word-Datei die Bausteine und den Text kleiner gemacht und Absätze entfernt, sodass alles dichter beisammen ist, so wie wir es uns ca. vorstellen:

Vorher: image.png.df6b71da37a0b65c0b7ca303a3573877.png
Nachher:image.png.ea5c79b56eb6cd5d270a8c0ef000a7f0.png

Hier die Frage: Kann ich das u.U. auch in der Designvorlage ändern, damit es auf die gesamte Berichtsvorlage angewendet wird? Wollte es nicht einfach so ausprobieren, da die Designvorlage ja zentral für alles gilt und ich da erst halbwegs sicher gehen wollte, was meine Änderungen da bewirken. Die Berichtsvorlage ist, wie ihr euch vorstellen könnt, nicht gerade kurz, und das alles in Word anzupassen wäre dann entsprechend nervige Arbeit 😉

Edited by FrederikWo
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In der Doku steht "Die Designvorlage für die generierte Berichtsvorlage ist ein Word-Dokument, welches im smapOne Portal im Bereich Profil zentral für alle smaps des eigenen Accounts festgelegt werden kann." 

Daher meine Vermutung: Die Designvorlage zieht sich immer wenn man den automatisch generierten Bericht nutzt. Sobald man einen eigenen Bericht macht, zieht man nur initial die Designvorlage. Ein Ändern der Vorlage wirkt sich nicht auf den bereits angepassten Bericht aus. 
 

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Ich bestätige @Manuel Rühls Vermutungen:

  • Die Designvorlage zieht sich immer wenn man den automatisch generierten Bericht nutzt → 
  • Sobald man einen eigenen Bericht macht, zieht man nur initial die Designvorlage → 
  • Ein Ändern der Vorlage wirkt sich nicht auf den bereits angepassten Bericht aus → 
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Alles klar.
Meine Frage bezog sich jetzt auf den automatisch generierten Bericht, und ob man hierfür über die Designvorlage schon Zeilenabstände, Überschriften und vor allem die Position der Antworten so bearbeiten kann, dass die Ausgefüllten Felder so wie in meinem zweiten Beispielbild generiert werden?

Anders gesagt: Gibt es eine gute Möglichkeit, den automatischen Bericht über die Designvorlage automatisch so anzupassen, wie ich es im zweiten Bild manuell gemacht habe. (Erstes Bild ist derselbe Abschnitt, nur automatisch generiert)

Ich bin leider kein Word-Profi, probiere natürlich auch gerne was aus, aber evtl. wisst ihr die Antwort ja schon schneller 😉

Edited by FrederikWo
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