Meta Daten des Users indirekt erweitern?

[Michael Pfaff]

Hallo zusammen,

da über die Metadaten des smapOne Users nur die Mail ausgelesen werden kann, suche ich nach einer Lösung die Attribute des Users zu erweitern und somit in der smap und im Bericht zugänglich zu machen? Idee ist über User Email die zusätzlichen Informationen (Abteilung, Telefon, Standort, ...) aus einem DSAB zu holen. Siehe Beispiel:

Über die Email werden aus dem DSAB die zusätzlichen Informationen geholt

Leider muss die Auswahl immer bestätigt werden obwohl es immer nur einen Datensatz gibt (Email ist eindeutig!). Gibt es eine Möglichkeit dies ohne die zusätzliche Bestätigung des Filterergebnis zu realisieren? 

Problem in ähnlicher Form gab es hier auch schon mit Barcodes (RFID Tags) bei denen immer nur exakt ein Datensatz im DSAB gefunden wird.

Gibt es hier eine Lösung, bzw. wie kann man die Informationen (smapOne_User.xlsx) anders in der smap hinterlegen?

 

[Manuel Rühl]

Das geht meines Wissens nach nicht. Man muss immer den DSAB bestätigen, auch wenn nur ein Datensatz selektiert wird.
Macht auch irgendwo Sinn. Ich belege z.B. bei einem Artikel-Auswahl-DSAB anhand von Einfachauswahlen die Suche vor.
Da will ich schon, dass da der Artikel nochmal bestätigt wird. Um die Meta-Daten zu erweitern, ist das natürlich eher unglücklich
weil es ja nur eine Auswahl gibt. Vielleicht ist da ein Feature-Request zur Erweiterung der Meta-Daten angebracht?

[Bülent Erbas]

Hallo,

hatte auch eine ähnliche Anforderung. Um eine Bestätigung kam ich leider auch nicht herum.

Da durch den Filter die Vorauswahl angezeigt wird, hat man sich bei uns mittlerweile daran gewöhnt. :)

[Moritz]

vor 3 Stunden schrieb Manuel Rühl:

Man muss immer den DSAB bestätigen, auch wenn nur ein Datensatz selektiert wird.

@Michael Pfaff Aktuell leider ja.

 

Wenn es eine sehr übersichtliche Liste von Mitarbeitern ist (wovon ich bei euch jetzt mal nicht ausgehe...), dann könnte man gewisse Daten statisch hinterlegen, z.B. in Textergebnisbausteinen...

Telefon

IF(EQUALS({user:email}, "max.mustermann@test.de"), "0123-4567890", IF(EQUALS({user:email}, "maxine.musterfrau@test.de"), "0123-0987654", null)

 

Abteilung

IF(EQUALS({user:email}, "max.mustermann@test.de"), "Marketing", IF(EQUALS({user:email}, "maxine.musterfrau@test.de"), "Vertrieb", null)

 

usw...

 

Anmerkung: Das geht natürlich auch mit großen Nutzerzahlen, dann werden die Formeln aber seeeehr unübersichtlich...

[Ina Krüger]

Hallo zusammen,

Kann ich eventuell in der Smap auf die Metadaten des Users zugreifen in Bezug auf eine Gruppe in der er hinterlegt ist.
Also nicht nur den Namen ziehen sondern auch die hinterlegte Gruppe prüfen?

Viele Grüße

[Kai Hildebrandt]

Hallo @Ina Krüger

das ist eine spannende Frage. Welche Information einer Nutzergruppe sind für Ihr Szenario relevant?

Geht es nur um den Gruppentitel?

Viele Grüße

[Ina Krüger]

vor 17 Minuten schrieb Kai Hildebrandt:

Hallo @Ina Krüger

das ist eine spannende Frage. Welche Information einer Nutzergruppe sind für Ihr Szenario relevant?

Geht es nur um den Gruppentitel?

Viele Grüße

Hallo Kai,

also ja, nehmen wir mal an ich habe einen Abteilungsleiter und einen 'normalen' Mitarbeiter, diese sind Abteilungen und Gruppen zugeordnet:
Jetzt darf aber nur der Abteilungsleiter auf einen bestimmten Abschnitt in der Smap zugreifen.

D.h. ich würde über die Mail Adresse den Namen die Abteilung und die Gruppe als Ergebnis ausgeben und dann auf dieses Ergebnis bassierend eine Aktivierungsregel hinterlegen.
So der Plan, aber die Frage geht das?
Oder muss ich das über eine Datensatzauswahl zu Beginn machen, die würde ich in diesem Fall gerne umgehen.

Somit wäre der Name der Gruppe ausreichend.

Viele Grüße
Ina

Bearbeitet 11. Oktober 2023 von Ina Krüger
Ergänzung einer Info

[Steffen Haußmann]

Hallo @Ina Krüger,

Das ist ein spannender Gedanke, den du da ins Spiel gebracht hast. Mit dem DSAB geht das natürlich, aber der berühmte nötige Bestätigungsklick ist da nötig. Der entsprechende DSAB muss zusätzlich auch aktuell gehalten werden. 

Inzwischen ist es auch möglich die Metadaten user:name zu verwenden. In dem Namensfeld kannst du 100 Zeichen verwenden und bei meinem test ging auch eine Klammer. Wenn du diese Felder entsprechend befüllst, kannst du auch danach filtern. Bsp: inakrueger@mail.com und bei Name: Ina Krüger (Head of neue Ideen) Dein spezieller Bereich wird nur aktiviert, wenn user:name (Head of beinhaltet. Die Klammern haben den Vorteil, dass man diese bei contain einbeziehen kann und da auch mit Abkürzungen wir AL für Abteilungsleiter arbeiten kann, ohne Gefahr zu laufen, dass es im eigentlichen Namen auftaucht. 

Neue Mitarbeiter müssen einen Zugang angelegt bekommen, aber wenn die Bedingungen erfüllt sind, funktioniert dies dann automatisch. 

Ich werde mir eine Struktur überlegen und das bei uns in der Form vorbereiten. Das kann man sicher mal brauchen. Eventuell auch für einen Prüfprozess. Danke für den Gedankenanstoss!

Ich schiebe hier dann auch mal eine Frage ein an die Aufgabenexperten.(Diese Funktion habe ich nur testweise im Einsatz gehabt.) Kann ich eine Aufgabe weitergeben, wenn ich das abschließen vorher mittels Trick(Multiplikation große Zahl mit großer Zahl) unmöglich gemacht habe?

[Ina Krüger]

Hallo Steffen,

Danke auch für dein Feedback.
Eins verstehe ich aber nicht ganz.
Wie meinst du das mit: die Klammer hat den Vorteil das sie beim Auslesen des Namens nicht mit angezeigt wird?

Viele Grüße
Ina

[Manuel Rühl]

Steffen meint, dass man mit der CONTAINS()-Funktion steuern kann, ob eine Bedingung erfüllt ist.

Die Klammern helfen dabei, die Texte sauber abzugreifen. Wenn Du nur nach "Head" abfragen würdest, würde z.B. die Mitarbeiterin "Headwig" (Sorry für den schlechten Wortwitz. 😁) auch die Abschnitte angezeigt bekommen, die eigentlich nur für alle "Head of XY" bestimmt sind. Mit der Abfrage über "(Head" passiert das nicht.

Die Contains-Funktion ist aber auch case-sensitive, sodass das Problem eigentlich nicht auftreten sollte.

Meine Meinung: Ich halte das für ein unsauberes Gefrickel und Du holst Dir damit technische Schulden rein.
Der Weg über sauber gepflegte DSAB finde ich deutlich besser. Die kann ich bei vielen Usern sogar automatisiert mit Informationen aus dem Active Directory befüllen.

@Steffen Haußmann Das geht auf jeden Fall. Muss ja auch gehen, dafür ist Die Aufgabe ja da: Einen Vorgang weiterführen ohne ihn schon fertig bearbeitet zu haben. 

[Ina Krüger]

Danke Manuel für dein Feedback.

Ich finde das auch nicht unbedingt optimal solche Infos in den Namen des Users zu speichern.
Wobei ich auch feststellen musste das die Info des User Namens von Creator zu Creator unterschiedlich sein kann.
Für einen solchen Fall dann vielleicht gut, da ich den UserNamen nicht Zentral ändern müsste, aber generell auch nicht so super toll.

Deshalb wäre es schon irgendwie cool die Gruppenbezeichnung auslesen zu können.

Gruß
Ina