Aufgaben in der smap löschen bzw. abweisen

[Hauke Bösch]

Hallo, zusammen! Gibt es eine Möglichkeit, dass man zugewiesene Aufgaben in der smap ablehnen oder löschen kann? Manchmal ändert sich etwas und die Aufgabe ist so gar nicht mehr umsetzbar. Dann habe ich eine Datensatzleiche, die ich nur noch über die Datenbank löschen kann.

Über eine Idee wäre ich sehr dankbar.

[Bülent Erbas]

Hallo @Hauke Bösch

laut Doku kann das der Herausgeber/Creator durchführen, also Aufgabe entziehen oder neu zuweisen.

https://platform.smapone.com/Documentation/de/Topic/Tasks#aufgaben-verwalten

 

[Manuel Rühl]

Ich würde zumindest wissen wollen, wenn jemand ablehnt oder löscht.
Auf Anhieb habe ich nichts gefunden. Wenn noch genug Lizenzen frei sind, könnte man einen user "aufgabeloeschen@firma.de" machen und dahin den Datensatz einfach weitergeben. Das macht die Bearbeitung denke ich einfacher.
 

 

 

 

 

[Philip Alvermann]

Da wir die Aufgaben nicht verlieren wollen bzw. diese ja auch mit unserem CRM verknüpft sind, haben das wie folgt gelöst.

Als erstes Element haben wir eine Checkbox, wenn diese aktiviert wird, werden alle anderen Bereiche die folgen ausgeblendet.
Der Anwender kann nun den Grund wählen warum die Aufgabe nicht erledigt wurde.

So haben wir weiterhin alle Aufgaben können das auch dokumentieren.
Sicher hast du dann auch unnötige Records, aber es gebt dann kein Palaver das jemand keine Aufgabe hatte oder ähnliches.

 

 

[Benjamin Wadewitz]

@Philip Alvermann was für ein CRM setzt Ihr ein? CRM ist gerade unsere zweite Baustelle 🙂

[Philip Alvermann]

Ich habe dir das mal als PM geschickt, ich wollte hier keine Fremdwerbung machen 😉.

[Hauke Bösch]

Vielen Dank für Euer Feedback und die Vorschläge. Ich glaube, dass ich da zwei Lösungsansätze hätte (Kombination aus Ansatz von @Bülent Erbas und @Manuel Rühl oder die Checkbox von @Philip Alvermann. Werde mal schauen, mit welchem Ansatz die Anwender besser zurecht kommen. Danke nochmals an Euch!

[Bülent Erbas]

Die Checkbox von @Philip Alvermann finde ich persönlich auch sehr interessant.

Fände es aber besser, wenn der Empfänger tatsächlich die Möglichkeit hätte, über die Aufgaben-Funktion selbst eine Aufgabe abzulehnen.
Es ist ja durchaus vorstellbar das der Sender versehentlich einen falschen Empfänger gewählt hat oder das evtl. der Herausgeber /  Creator nicht erreichbar ist um die Aufgabe zu entziehen.

 

[Moritz]

Hey @Hauke Bösch,

vor 18 Stunden schrieb Hauke Bösch:

Gibt es eine Möglichkeit, dass man zugewiesene Aufgaben in der smap ablehnen oder löschen kann?

eine derartige Funktion gibt es direkt in der smap nicht - zumindest nicht als Standardfunktion.

 

Ich finde die Tipps von @Manuel Rühl und @Philip Alvermann indes sehr interessant. Man könnte den Ansatz von Philip sogar erweitern, indem man einen Automatismus entwickelt, der Datensätze, bei denen der Haken (sowas wie "Ausfüllen der smap nicht erforderlich" oder "Aufgabe löschen") angehakt ist, dann über die API löscht.

 

[Hauke Bösch]

Ich habe es jetzt mit der Checkbox von @Philip Alvermann umgesetzt. Nochmals Danke an alle für den Input. @Moritz mit der API kenne ich mich noch überhaupt nicht aus. Gibt's hier irgendwo einen guten Einstieg / Tutorial (leicht verständlich für ältere Semester wie mich 😉 ) ? Das, was ich dazu gefunden habe, fand ich auf Anhieb nicht sehr zugänglich. 

[Bülent Erbas]

@Hauke Bösch Das ist sehr hilfreich und gut erklärt

 

[Michael Prem]

vor 2 Stunden schrieb Bülent Erbas:

Die Checkbox von @Philip Alvermann finde ich persönlich auch sehr interessant.

Fände es aber besser, wenn der Empfänger tatsächlich die Möglichkeit hätte, über die Aufgaben-Funktion selbst eine Aufgabe abzulehnen.
Es ist ja durchaus vorstellbar das der Sender versehentlich einen falschen Empfänger gewählt hat oder das evtl. der Herausgeber /  Creator nicht erreichbar ist um die Aufgabe zu entziehen.

 

Man könnte ja auch die Aufgabe an den richtigen Empfänger weiterleiten, sollte dieser bekannt sein, oder eben mit entsprechendem Kommentar an den Sender zurück senden 🙂.

[Benjamin Wadewitz]

Gibt es eine Möglichkeit eine Aufgabe per "Checkbox" erstellen zu lassen, automatisch durch SmapOne, und es dem angemeldeten User automatisch zuweisen zu lassen? 

[Bülent Erbas]

vor einer Stunde schrieb Benjamin Wadewitz:

Gibt es eine Möglichkeit eine Aufgabe per "Checkbox" erstellen zu lassen, automatisch durch SmapOne, und es dem angemeldeten User automatisch zuweisen zu lassen?

Gemäß DDT von @Moritz scheint es zu gehen, denke dass es sich mit einer Checkbox ähnlich verhält.
Ich selbst habe es aber noch nicht getestet.

 

[Micha Zenke]

Hallo @Benjamin Wadewitz,

ich hab deinen "Anwendungsfall" noch nicht so richtig verstanden.

 

Also du kannst z.B. in deiner smap eine Checkbox einfüen die "Aufgabe erstellen" heißt. Trägst dann in deiner smap munter Daten ein setzt die Checkbox ☑️ aktiv und sendest die Daten ab.

 

Allerdings erstellt dann nicht die smap die Aufgabe sondern jetzt muss ein "Automatismus" in deinem Fall glaube ich "Zapier" folgen, der über den Webhook angesprochen wir und gesagt bekommt:

"Ok ich hab neue Daten mit ☑️ Aufgabe erstellen daraus muss eine Aufgabe werden"

Dann läuft der der Flow (wie das bei Zapier heißt weiß ich nicht) durch und wenn alles klappt bekommst du eine Aufgabe mit Vorausgefüllten feldern 😉

 

vor 19 Stunden schrieb Benjamin Wadewitz:

und es dem angemeldeten User automatisch zuweisen zu lassen? 

Meiner meinung nach musst du Zapier schon vorgeben an welche Mail das gehen soll. Ob das System erkennen kann das gerade:

benjamin.wadewitz@smap123.com

b.w@smap123.com

b.wadewitz@smap123.com

"online" ist kann ich nicht sicher sagen.

 

Du könntest aber die Aufgaben an alle "Trainer" z.B. Senden und benennst die Aufgabe entsprechend nach Kursname / Trainer etc. das nur "richtige" Trainer die Aufgabe lädt und bearbeitet.

 

Hoffe es ist soweit verständlich was ich versucht hab zusammen zu schreiben 😄